Kontekst skargi

1. Skarżący wziął udział w dwóch procedurach naboru pracowników UE, które zostały zorganizowane przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO).[1] Procedury naboru zostały zorganizowane w celu rekrutacji asystentów i administratorów w dziedzinie ICT.

2. Skarżący uczestniczył we wszystkich etapach obu procedur naboru. Następnie EPSO poinformowało go, że jego nazwisko nie zostało umieszczone na listach rezerwy kadrowej, z których instytucje Unii mogą rekrutować pracowników, ponieważ nie uzyskał wymaganej minimalnej liczby punktów na ostatnim etapie każdego postępowania w sprawie naboru.

3. Skarżący zwrócił się do EPSO o dokonanie przeglądu jego decyzji w obu procedurach naboru (poprzez złożenie „wniosków o dokonanie przeglądu”), a EPSO odpowiedziało odpowiednio 12 i 24 lipca 2024 r. W obu przypadkach EPSO odrzuciło wnioski o ponowne rozpatrzenie, stwierdzając:

„[...] komisja konkursowa uważnie przeanalizowała oceny punktowe uzyskane przez kandydata podczas oceny zintegrowanej, dokładnie ponownie przeanalizowała ocenę jego kompetencji ogólnych i szczegółowych oraz stwierdziła, że wyniki kandydata odpowiadają jego wynikom w ocenie zintegrowanej.

Komisja konkursowa potwierdza, że nie popełniono błędu w procesie punktacji, że wyniki podane w Paszporcie kompetencji są prawidłowe oraz że należycie przestrzegano zasad proceduralnych wyboru.”

4. Po otrzymaniu odpowiedzi EPSO skarżący kilkakrotnie kontaktował się z EPSO, prosząc o dodatkowe informacje na temat procesu przeglądu, takie jak to, czy przegląd oznaczał przeprowadzenie drugiej oceny, sposób jej przeprowadzenia, czy drugi zespół oceniający różnił się od pierwszego i czy druga ocena została przeprowadzona bez odniesienia do pierwszego.

5. Skarżący, niezadowolony z odpowiedzi EPSO, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich. Skarżący uznał w szczególności, że EPSO nie odpowiedziało na szereg pytań.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie sposobu, w jaki EPSO rozpatrywało wnioski o dokonanie przeglądu.

7. Ponieważ Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że EPSO nie odniosło się w odpowiedni sposób do obaw skarżącego, zwrócił się do EPSO o udzielenie dalszych odpowiedzi skarżącemu, co uczyniło 27 stycznia 2025 r.

8. Następnie w lipcu 2025 r. zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z EPSO, aby omówić tę sprawę.

Argumenty skarżącego

9. Skarżący stwierdził, że EPSO przesłało mu tę samą odpowiedź na oba wnioski o ponowne rozpatrzenie. Wyraził obawy co do przejrzystości i uczciwości procesu przeglądu. Jego zdaniem druga ocena powinna być przeprowadzana niezależnie, a nie przez tę samą komisję konkursową, która dokonała pierwszej oceny. Twierdził, że albo jego wyniki nie zostały ponownie ocenione, albo zostały niewłaściwie ponownie ocenione.

10. Skarżący twierdził, że istnieje sprzeczność między odpowiedziami, które otrzymał na swoje wnioski o dokonanie przeglądu, a dalszymi odpowiedziami, które EPSO przesłało mu w toku dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich. Jego zdaniem EPSO stara się uniemożliwić kandydatom zakwestionowanie wyniku.

Argumenty EPSO

11. W dodatkowych odpowiedziach udzielonych skarżącemu EPSO stwierdziło zasadniczo, że zgodnie z ogólnymi zasadami mającymi zastosowanie do obu procedur naboru kandydaci nie mogą kwestionować ważności dokonanej przez komisję konkursową oceny ich wyników. Dwie różne komisje konkursowe, które rozpatrzyły jego wnioski o ponowne rozpatrzenie w ramach odpowiedniej procedury naboru, uznały, że wnioski te dotyczyły punktacji i oceny jego wyników. W związku z tym oba wnioski o dokonanie przeglądu zostały odrzucone.

12. W odpowiedziach na pytania Rzecznika EPSO przyznało, że jego odpowiedzi udzielone skarżącemu były nieco mylące i zawierały „niefortunne sformułowanie”. W rzeczywistości nie przeprowadzono drugiej oceny wyników skarżącego w dwóch procedurach naboru. Wynikało to z faktu, że w obu wnioskach o ponowne rozpatrzenie skarżący nie podniósł żadnego konkretnego błędu w ocenach, a jedynie powołał się na swoje osobiste przekonanie. Wobec braku dowodów wskazujących na oczywisty błąd komisje konkursowe ograniczają swoją kontrolę i nie rozpatrują ponownie zasadności swojej oceny. Rozpatrując wnioski skarżącego, komisje konkursowe zbadały jedynie, czy wystąpiły istotne nieprawidłowości w sposobie punktacji kandydata, tj. czy wystąpiły błędy przy wprowadzaniu punktacji do systemu informatycznego. EPSO dodało, że gdyby skarżący przedstawił jasne dowody wskazujące na oczywisty błąd popełniony przez komisje konkursowe, komisje konkursowe dokonałyby przeglądu swoich ocen na tej podstawie.

13. EPSO wyjaśniło, że wszystkie wnioski o ponowne rozpatrzenie są połączone w jeden plik Excel zawierający tabelę decyzji. W tabeli tej członkowie komisji konkursowej analizujący każdy wniosek przedstawiają swoją decyzję i jej uzasadnienie oraz informację, czy wniosek powinien otrzymać standardową odpowiedź, czy też odpowiedź dostosowaną do potrzeb. EPSO posiada specjalny zespół zajmujący się wnioskami o ponowne rozpatrzenie, który zapewnia komisjom konkursowym wsparcie administracyjne i działa jako „interfejs” między komisjami konkursowymi a zespołami operacyjnymi EPSO odpowiedzialnymi za konkretny aspekt skargi.

14. EPSO stwierdziło, że w kontekście wniosków o dokonanie przeglądu komisje konkursowe nie rozpatrują argumentów prawnych. Pełna kontrola prawna jest przeprowadzana w następstwie zażalenia administracyjnego na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Celem wniosku o dokonanie przeglądu jest umożliwienie komisjom konkursowym skorygowania błędów w przypadku ich wystąpienia [2].

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. Rzecznik stwierdził istnienie niespójności między pierwszym zestawem odpowiedzi, które skarżący otrzymał na swoje wnioski o dokonanie przeglądu, a odpowiedziami, które następnie otrzymał od EPSO w kontekście dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika. Podczas gdy w pierwszym zestawie odpowiedzi wyraźnie stwierdzono, że miał miejsce przegląd, w drugim zestawie odpowiedzi stwierdzono, że tak nie jest.

16. Z wyjaśnień przedstawionych przez EPSO w toku dochodzenia wynika, że odpowiedzi pierwotnie przesłane skarżącemu zawierały informacje, które były nieprawidłowe, a nie tylko nieco mylące. Doprowadziło to skarżącego do przekonania, że jego wyniki zostały poddane ponownej ocenie, podczas gdy nie przeprowadzono żadnych merytorycznych przeglądów.

17. Kiedy skarżący zwrócił się następnie do EPSO z szeregiem pytań dotyczących sposobu przeprowadzania przeglądów w praktyce, EPSO nie skorygowało wprowadzających w błąd informacji, które początkowo przekazało skarżącemu. Dopiero w trakcie dochodzenia Rzecznika stało się jasne, w jaki sposób EPSO rozpatrywało wnioski skarżącego o ponowne rozpatrzenie, w szczególności że komisje konkursowe je odrzuciły i na jakiej podstawie.

18. W trakcie dochodzenia EPSO przedstawiło racjonalne wyjaśnienia dotyczące sposobu, w jaki komisje konkursowe rozpatrują wnioski o dokonanie przeglądu, w szczególności tego, że komisje konkursowe wymagałyby dowodów wskazujących na oczywisty błąd w celu przeprowadzenia merytorycznej oceny wyników kandydata. Komisje konkursowe zastosowały to podejście przy rozpatrywaniu wniosków skarżącego, stwierdzając, że wynik w jednym teście nie przewiduje wyników w innym teście i że w związku z tym różnica w wyniku między testami, jak argumentował skarżący jako podstawa przeglądu, nie stanowi dowodu wskazującego na oczywisty błąd. 

19. Jednak w odniesieniu do sposobu sformułowania odpowiedzi na wnioski skarżącego o dokonanie przeglądu Rzecznik konsekwentnie stwierdza [3], że EPSO ma obowiązek udzielania kandydatom jasnych, dokładnych i kompletnych informacji w kontekście organizowanych przez siebie procedur naboru. Dotyczy to również wniosków o ponowne rozpatrzenie, który jest mechanizmem odwoławczym dostępnym dla kandydatów w celu zakwestionowania decyzji podjętej przez komisję konkursową.

20. Wstępne odpowiedzi przesłane skarżącemu, które zawierały nieprawidłowe informacje, opierały się na standardowym szablonie odpowiedzi wysłanym do wszystkich kandydatów, których wnioski o dokonanie przeglądu zostały odrzucone. Oznacza to, że wszyscy kandydaci, których wnioski nie doprowadziły w praktyce do przeglądu merytorycznego, otrzymali nieprawidłowe informacje, co mogło doprowadzić ich do przekonania, że ich wyniki zostały poddane ponownej ocenie.

21. Chociaż istnieją bardzo dobre powody, aby administracje stosowały szablony i standardowe sformułowania przy odpowiadaniu na różne rodzaje wniosków, informacje zawarte w takich standardowych odpowiedziach muszą być dokładne i zawierać prawidłowe powody decyzji administracji. EPSO powinno dokonać przeglądu standardowych odpowiedzi, z których korzysta, aby zapewnić, że kandydaci otrzymają jasne, dokładne i kompletne odpowiedzi na ich wnioski o dokonanie przeglądu. Ma to zasadnicze znaczenie dla zapewnienia, aby wniosek o przegląd służył jako skuteczny i wiarygodny mechanizm dochodzenia roszczeń.

22. Ponieważ w toku dochodzenia EPSO wyjaśniło, w jaki sposób rozpatrzyło wnioski skarżącego o dokonanie przeglądu, Rzecznik uważa, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione. Rzecznik Praw Obywatelskich zaproponuje jednak poprawę w celu rozwiązania kwestii komunikacji wskazanej powyżej.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

W toku dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika EPSO ostatecznie wyjaśniło, w jaki sposób rozpatrzyło wnioski skarżącego o dokonanie przeglądu. W związku z tym dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Propozycja poprawy

EPSO powinno zapewnić, aby w przyszłości kandydaci, którzy złożyli wniosek o dokonanie przeglądu, otrzymywali jasną, dokładną i kompletną odpowiedź informującą ich, czy komisja konkursowa dokonała przeglądu ich wyników, a jeśli nie, to dlaczego.

Teresa Anjinho
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 7 listopada 2025 r.

[1] https://eu-careers.europa.eu/pl/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] W 2022 r. EPSO postanowiło wyjaśnić wniosek o przepisy dotyczące przeglądu, aby wyjaśnić kandydatom, że istnieją różne procedury do różnych celów. W związku z tym odpowiednie brzmienie ogłoszeń o konkursach zostało w tym czasie poddane przeglądowi.

[3] Zob. na przykład decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie OI/1/2023/VS, dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990