Achtergrond van de klacht

1. Klager nam deel aan twee selectieprocedures voor de aanwerving van EU-personeel, die werden georganiseerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO).[1] De selectieprocedures werden georganiseerd om assistenten en administrateurs op ICT-gebied aan te werven.

2. Klager nam deel aan alle fasen van beide selectieprocedures. Vervolgens heeft EPSO hem meegedeeld dat zijn naam niet was opgenomen op de reservelijsten van waaruit de instellingen van de Unie personeel kunnen aanwerven, omdat hij in de laatste fase van elke selectieprocedure niet de vereiste minimumscores had behaald.

3. Klager verzocht EPSO zijn besluit in beide selectieprocedures te herzien (door “verzoeken tot herziening” in te dienen) en EPSO antwoordde op respectievelijk 12 en 24 juli 2024. In beide gevallen verwierp EPSO de verzoeken om herziening, met vermelding van:

“...de jury heeft de punten die u tijdens het assessment hebt behaald, zorgvuldig geëvalueerd, uw algemene en specifieke competenties geëvalueerd en geconcludeerd dat uw scores overeenkomen met uw prestaties in het assessment.

De jury bevestigt dat er geen fout is gemaakt in het scoreproces, dat de resultaten in uw competentiepaspoort correct zijn en dat de procedureregels van de selectie naar behoren zijn nageleefd."

4. Na ontvangst van de antwoorden van EPSO heeft klager meermaals contact opgenomen met EPSO om nadere informatie te vragen over het herzieningsproces, bijvoorbeeld of de herziening betekende dat een tweede evaluatie had plaatsgevonden, hoe deze was uitgevoerd, of het tweede evaluatieteam verschilde van het eerste en of de tweede evaluatie was uitgevoerd zonder verwijzing naar het eerste.

5. Ontevreden over de antwoorden van EPSO wendde klager zich tot de Ombudsman. Klager was met name van mening dat EPSO niet heeft geantwoord op een aantal punten waarover hij had gevraagd.

Het onderzoek

6. De Ombudsman opende een onderzoek naar de wijze waarop EPSO de verzoeken om herziening had behandeld.

7. Aangezien de Ombudsman van mening was dat EPSO de bezwaren van klager onvoldoende had aangepakt, verzocht de Ombudsman EPSO om verdere antwoorden aan klager te verstrekken, wat zij op 27 januari 2025 deed.

8. Vervolgens heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman in juli 2025 een ontmoeting gehad met EPSO om de zaak te bespreken.

Argumenten van de klager

9. Klager verklaarde dat EPSO hem hetzelfde antwoord op beide verzoeken om een nieuw onderzoek had toegezonden. Hij uitte zijn bezorgdheid over de transparantie en billijkheid van het toetsingsproces. Volgens hem moet een tweede beoordeling onafhankelijk worden uitgevoerd, en niet door dezelfde jury die de eerste beoordeling heeft gemaakt. Hij betoogde dat ofwel zijn prestaties niet opnieuw werden geëvalueerd, of het was onvoldoende opnieuw geëvalueerd.

10. Klager voerde aan dat er een tegenstrijdigheid bestond tussen de antwoorden die hij op zijn verzoeken om herziening had ontvangen en de verdere antwoorden die EPSO hem in de loop van het onderzoek van de Ombudsman had toegezonden. Volgens hem probeert EPSO te voorkomen dat kandidaten een resultaat betwisten.

Argumenten van EPSO

11. In de aanvullende antwoorden aan klager stelde EPSO in wezen dat kandidaten volgens de algemene regels die op beide selectieprocedures van toepassing zijn, de geldigheid van de beoordeling van hun prestaties door de jury niet konden betwisten. De twee verschillende jury’s die zijn verzoeken om herziening in de respectieve selectieprocedure hebben onderzocht, waren van mening dat de verzoeken betrekking hadden op de score en de beoordeling van zijn prestaties. De verzoeken om een nieuw onderzoek werden derhalve beide afgewezen.

12. In zijn antwoorden op de vragen van de Ombudsman erkende EPSO dat zijn antwoorden aan klager enigszins verwarrend waren en “ongelukkige bewoordingen” bevatten. In werkelijkheid had geen tweede evaluatie van de prestaties van klager in de twee selectieprocedures plaatsgevonden. Dit was het geval omdat klager in zijn beide verzoeken om een nieuw onderzoek geen enkele concrete fout in de beoordelingen aan de orde had gesteld, maar slechts verwees naar zijn eigen persoonlijke overtuiging. Bij gebrek aan bewijsmateriaal dat wijst op een kennelijke fout, beperken de jury’s hun toetsing en heroverwegen zij de geldigheid van hun beoordeling niet. Bij de behandeling van de verzoeken van klager hebben de jury’s alleen gekeken naar materiële onregelmatigheden in de wijze waarop de kandidaat was gescoord, dat wil zeggen of er fouten waren gemaakt bij het invoeren van de scores in het IT-systeem. EPSO voegde daaraan toe dat indien klager duidelijke bewijzen had overgelegd waaruit een kennelijke fout van de jury’s bleek, de jury’s hun beoordelingen op die basis zouden hebben herzien.

13. EPSO legde uit dat alle verzoeken om herziening worden gecombineerd in één Excel-bestand met een beslissingstabel. In deze tabel voeren de juryleden die elk verzoek analyseren hun besluit en de motivering ervan in, en geven zij aan of het verzoek een standaardantwoord dan wel een antwoord op maat moet krijgen. EPSO heeft een speciaal team dat verzoeken om herziening behandelt, dat administratieve ondersteuning biedt aan jury’s en fungeert als een “interface” tussen jury’s en de operationele teams van EPSO die belast zijn met een specifiek aspect van een klacht.

14. EPSO verklaarde dat de jury’s in het kader van verzoeken om herziening geen juridische argumenten toetsen. Een volledige juridische toetsing vindt plaats naar aanleiding van een administratieve klacht overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut. Het verzoek om een nieuw onderzoek is bedoeld om de jury's in staat te stellen eventuele fouten te corrigeren[2].

Beoordeling door de Ombudsman

15. De Ombudsman constateerde dat er inconsistenties waren tussen de eerste reeks antwoorden die klager op zijn verzoeken om herziening ontving en de antwoorden die hij vervolgens van EPSO ontving in het kader van het onderzoek van de Ombudsman. Hoewel in de eerste reeks antwoorden duidelijk werd vermeld dat een nieuw onderzoek had plaatsgevonden, werd in de tweede reeks antwoorden gezegd dat dit niet het geval was.

16. Uit de toelichtingen die EPSO in de loop van het onderzoek heeft verstrekt, blijkt dat de aanvankelijk aan klager toegezonden antwoorden onjuiste en niet slechts enigszins verwarrende informatie bevatten. Dit leidde ertoe dat klager aannam dat zijn prestaties opnieuw waren geëvalueerd, terwijl er geen inhoudelijke evaluaties hadden plaatsgevonden.

17. Toen klager vervolgens contact opnam met EPSO met een aantal vragen over de wijze waarop de beoordelingen in de praktijk werden uitgevoerd, corrigeerde EPSO de misleidende informatie die het aanvankelijk aan klager had verstrekt niet. Pas in de loop van het onderzoek van de Ombudsman werd duidelijk hoe EPSO de verzoeken om herziening van klager had behandeld, met name dat de jury’s deze hadden afgewezen en op welke basis.

18. Tijdens het onderzoek heeft EPSO redelijke uitleg gegeven over de wijze waarop jury’s verzoeken om herziening behandelen, met name dat de jury’s bewijs nodig hebben dat wijst op een kennelijke fout om een inhoudelijke beoordeling van de prestaties van een kandidaat uit te voeren. De jury’s hebben deze benadering gevolgd bij de behandeling van de verzoeken van klager, waarbij zij constateerden dat de score in de ene test de prestaties in een andere test niet voorspelt en dat een verschil in score tussen de tests, zoals door klager als basis voor een nieuw onderzoek wordt aangevoerd, derhalve geen bewijs vormt dat er sprake is van een kennelijke fout. 

19. Met betrekking tot de wijze waarop de antwoorden op de verzoeken om herziening van klager zijn geformuleerd, heeft de Ombudsman echter consequent vastgesteld[3] dat EPSO de plicht heeft om kandidaten duidelijke, nauwkeurige en volledige informatie te verstrekken in het kader van de selectieprocedures die het organiseert. Dit geldt ook voor herzieningsverzoeken, het verhaalmechanisme waarover kandidaten beschikken om een besluit van de jury aan te vechten.

20. De eerste antwoorden aan de klager, die onjuiste informatie bevatten, waren gebaseerd op een standaardantwoordmodel dat werd toegezonden aan alle kandidaten van wie de verzoeken om een nieuw onderzoek werden afgewezen. Dit betekent dat alle kandidaten van wie de verzoeken in de praktijk niet tot een inhoudelijke toetsing hebben geleid, onjuiste informatie hebben ontvangen, waardoor zij mogelijk hebben aangenomen dat hun prestaties opnieuw waren beoordeeld.

21. Hoewel er voor overheden zeer goede redenen zijn om bij het beantwoorden van verschillende soorten verzoeken gebruik te maken van modellen en standaardformuleringen, moet de informatie in dergelijke standaardantwoorden nauwkeurig zijn en de juiste redenen voor de besluiten van de overheid bevatten. EPSO moet de standaardantwoorden die het gebruikt, herzien om ervoor te zorgen dat kandidaten duidelijke, nauwkeurige en volledige antwoorden op hun verzoeken om herziening ontvangen. Dit is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat het verzoek om herziening als een doeltreffend en geloofwaardig verhaalmechanisme fungeert.

22. Aangezien EPSO in de loop van het onderzoek heeft verduidelijkt hoe het de verzoeken om herziening van klager heeft behandeld, is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman zal echter een voorstel tot verbetering doen om het hierboven genoemde communicatieprobleem aan te pakken.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

In de loop van het onderzoek van de Ombudsman heeft EPSO uiteindelijk verduidelijkt hoe het de verzoeken om herziening van klager heeft behandeld. Daarom is verder onderzoek niet gerechtvaardigd.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Suggestie voor verbetering

EPSO moet ervoor zorgen dat kandidaten die een verzoek tot herziening hebben ingediend, in de toekomst een duidelijk, nauwkeurig en volledig antwoord krijgen waarin zij worden geïnformeerd over de vraag of de jury hun prestaties heeft beoordeeld en, zo niet, over de redenen daarvoor.

Teresa Anjinho
Europese Ombudsman

Straatsburg, 07/11/2025

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] In 2022 besloot EPSO het verzoek om herzieningsregels te verduidelijken om kandidaten duidelijk te maken dat er verschillende procedures zijn voor verschillende doeleinden. Daarom werd de respectieve formulering van de aankondigingen van vergelijkend onderzoek op dat moment herzien.

[3] Zie bijvoorbeeld het besluit van de Ombudsman in zaak OI/1/2023/VS, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990