I fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante lavora come direttore del programma per una ONG svedese che opera nel settore dei diritti umani.

2. Il 14 marzo 2016 ha presentato al SEAE una domanda iniziale di accesso del pubblico ai documenti a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 [1]. Desidera ottenere l'accesso all'"accordo di dialogo politico e di cooperazione" tra l'UE e Cuba (di seguito "ADPC"), siglato all'Avana l'11 marzo 2016.

3. Il 27 aprile 2016 il SEAE ha risposto alla domanda iniziale del denunciante. Ha affermato che, poiché l ' accordo di dialogo politico e di cooperazione è di " natura provvisoria e parte di un negoziato in corso" , la sua divulgazione potrebbe i) compromettere gravemente il processo decisionale istituzionale; e ii) rischia di compromettere le relazioni internazionali, in quanto "la divulgazione prima della finalizzazione potrebbe danneggiare le relazioni dell'UE con Cuba". A norma dell'articolo 4, paragrafo 3 [2] e dell'articolo 4, paragrafo 1, terzo trattino [3] del regolamento (CE) n. 1049/2001, il documento richiesto non ha quindi potuto essere divulgato in tutto o in parte.

4. Il denunciante ha successivamente chiesto un riesame di tale decisione ("domanda di conferma") il 2 maggio 2016.

5. Il 26 maggio 2016 il SEAE ha risposto alla domanda di conferma del denunciante. Ha mantenuto la sua posizione precedente. Ha affermato che l'ADPC era allora provvisorio e, dopo la sigla del testo da parte dei negoziatori, doveva ancora essere sottoposto a un esame interno da entrambe le parti da parte dei giuristi-linguisti e di altri esperti. Il testo non era pertanto l'esito finale dei negoziati, che si svolgevano in forma ristretta e sulla base di un mandato negoziale ristretto. Qualsiasi divulgazione potrebbe quindi compromettere il processo decisionale in corso.

6. Il SEAE ha aggiunto che l'ADPC diventerà definitivo una volta che l'alto rappresentante e la Commissione raccomanderanno al Consiglio di firmarlo. In tale fase, ha precisato il SEAE, essa sarebbe stata altresì resa pubblica.

7. Secondo il denunciante, la posizione del SEAE non era convincente, in quanto, poiché il documento era stato siglato, non poteva essere considerato "provvisorio". Si è quindi rivolto al Mediatore europeo.

Indagine

8. Il 1o luglio 2016 il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e richieste:

1) Il SEAE ha erroneamente deciso di non divulgare il documento.

2) Il SEAE dovrebbe divulgare il documento.

9. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha tenuto debitamente conto delle informazioni fornite nella denuncia. In particolare, ha effettuato un'analisi approfondita della corrispondenza intercorsa tra il SEAE e il denunciante prima che quest'ultimo si rivolgesse al Mediatore.

Asserzione secondo cui il SEAE avrebbe erroneamente deciso di non divulgare il documento

Ulteriori sviluppi

10. Il 12 agosto 2016, ossia prima che fosse organizzata la prevista ispezione del fascicolo da parte del Mediatore, il SEAE ha inviato un messaggio di posta elettronica ai servizi del Mediatore, indicando che avrebbe divulgato il documento richiesto al denunciante una volta adottato dalla Commissione. Ciò avrebbe dovuto avvenire entro la fine di settembre 2016.

11. Con messaggio di posta elettronica del 17 agosto 2016, il Mediatore ha invitato il denunciante a presentare le sue osservazioni sulla lettera del SEAE. Il denunciante lo ha fatto il 18 agosto 2016. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ringraziato il Mediatore per i suoi sforzi nel tentativo di risolvere la questione. Ha inoltre invocato gli articoli 10 e 11 TUE e ha sostenuto che, non pubblicando il documento siglato pubblicamente dalle rispettive squadre negoziali, il SEAE stava chiaramente limitando la capacità dei cittadini di scambiare pubblicamente opinioni sulla questione. Sostiene che l'accordo è un documento pubblico e non un progetto, indipendentemente dalla sua adozione da parte della Commissione.

12. Il 27 settembre 2016 il SEAE ha trasmesso al Mediatore un messaggio di posta elettronica che aveva inviato al denunciante il 22 settembre 2016, informandolo che, poiché il documento era ormai considerato definitivo, poteva avervi accesso. Il SEAE ha trasmesso al denunciante una copia del documento richiesto in allegato alla presente e-mail. Il SEAE ha inoltre dichiarato che la Commissione aveva adottato la sua proposta al Consiglio relativa alla firma dell’ADPC un giorno prima, ossia il 21 settembre 2016.

13. Il SEAE ha inoltre allegato alla sua lettera al Mediatore una copia di un messaggio di posta elettronica che il denunciante gli aveva inviato il 22 settembre 2016, confermando di aver ricevuto il documento e ringraziando il SEAE per questo.

Valutazione del Mediatore

14. Il denunciante ha ora ricevuto il documento richiesto. Il denunciante non ha sollevato ulteriori preoccupazioni per quanto riguarda la tempistica della divulgazione delle informazioni. Il Mediatore chiude pertanto l'indagine come stabilito dal SEAE.

15. Tuttavia, il Mediatore desidera chiarire che tale conclusione non dovrebbe essere intesa come implicante che la divulgazione da parte del SEAE sia stata effettivamente tempestiva.

Conclusione

Sulla base dell'indagine su questa denuncia, il Mediatore la archivia con la seguente conclusione:

Il SEAE ha risolto la questione.

Il denunciante e il SEAE saranno informati di tale decisione.

Strasburgo, 10/11/2016

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

[2] "L'accesso a un documento, redatto da un'istituzione per uso interno o ricevuto da un'istituzione, relativo a una questione in cui la decisione non è stata presa dall'istituzione, è rifiutato se la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione , a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.
L'accesso a un documento contenente pareri per uso interno nell'ambito di deliberazioni e consultazioni preliminari in seno all'istituzione interessata è rifiutato anche dopo l'adozione della decisione se la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione."[sottolineatura aggiunta]

[3] "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla protezione delle relazioni internazionali". [sottolineatura aggiunta]