Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe sudjelovao je u dvama postupcima odabira za zapošljavanje osoblja EU-a koje je organizirao Europski ured za odabir osoblja (EPSO).[1] Postupci odabira organizirani su za zapošljavanje asistenata i administratora u području IKT-a.

2. Podnositelj pritužbe sudjelovao je u svim fazama obaju postupaka odabira. EPSO ga je zatim obavijestio da njegovo ime nije uvršteno na popise uspješnih kandidata s kojih institucije Unije mogu zapošljavati osoblje jer u posljednjoj fazi svakog postupka odabira nije dobio potrebne prolazne bodove.

3. Podnositelj pritužbe zatražio je od EPSO-a da preispita svoju odluku u oba postupka odabira (podnošenjem „zahtjeva za preispitivanje”), a EPSO je odgovorio 12. odnosno 24. srpnja 2024. EPSO je u oba slučaja odbio zahtjeve za preispitivanje navodeći:

„...povjerenstvo za odabir pomno je pregledalo bodove koje ste postigli u centru za procjenu, pažljivo preispitalo procjenu vaših općih i posebnih kompetencija i zaključilo da vaši bodovi odgovaraju vašim rezultatima u centru za procjenu.

Povjerenstvo za odabir potvrđuje da u postupku ocjenjivanja nije bilo pogreške, da su rezultati navedeni u vašoj putovnici kompetencija točni i da su se postupovna pravila odabira propisno poštovala.”

4. Nakon primitka EPSO-ovih odgovora podnositelj pritužbe nekoliko se puta obratio EPSO-u tražeći dodatne pojedinosti o postupku preispitivanja, kao što su to je li preispitivanje značilo da je provedena druga evaluacija, kako je provedena, je li drugi ocjenjivački tim bio različit od prvog i je li druga evaluacija provedena bez upućivanja na prvu.

5. Nezadovoljni odgovorima EPSO-a, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu. Konkretno, podnositelj pritužbe smatrao je da EPSO nije odgovorio na nekoliko pitanja koja je postavio.

Istraga

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o tome kako je EPSO rješavao zahtjeve za preispitivanje.

7. Budući da je Ombudsman smatrao da EPSO nije na odgovarajući način odgovorio na zabrinutost podnositelja pritužbe, od EPSO-a je zatražio da podnositelju pritužbe dostavi dodatne odgovore, što je učinio 27. siječnja 2025.

8. Nakon toga, istražni tim Europskog ombudsmana sastao se u srpnju 2025. s EPSO-om kako bi raspravljali o tom predmetu.

Argumenti podnositelja pritužbe

9. Podnositelj pritužbe naveo je da mu je EPSO poslao isti odgovor na oba zahtjeva za preispitivanje. Izrazio je zabrinutost zbog transparentnosti i pravednosti postupka revizije. Prema njegovu mišljenju, drugu evaluaciju treba provesti neovisno, a ne isto povjerenstvo za odabir koje je provelo prvu procjenu. Tvrdio je da njegova izvedba nije ponovno procijenjena ili je nedovoljno ponovno ocijenjena.

10. Podnositelj pritužbe tvrdio je da postoji proturječnost između odgovora koje je primio na njegove zahtjeve za preispitivanje i dodatnih odgovora koje mu je EPSO poslao tijekom istrage Ombudsmana. Prema njegovu mišljenju, EPSO pokušava spriječiti kandidate da ospore rezultat.

Argumenti EPSO-a

11. U dodatnim odgovorima dostavljenima podnositelju pritužbe EPSO je u biti naveo da, u skladu s općim pravilima koja se primjenjuju na oba postupka odabira, kandidati ne mogu osporavati valjanost ocjene rada povjerenstva za odabir. Dva različita povjerenstva za odabir koja su razmatrala njegove zahtjeve za preispitivanje u odgovarajućem postupku odabira smatrala su da se zahtjevi odnose na ocjenjivanje i ocjenu njegove uspješnosti. Stoga su oba zahtjeva za reviziju odbijena.

12. U svojim odgovorima na pitanja Ombudsmana EPSO je priznao da su njegovi odgovori podnositelju pritužbe bili malo zbunjujući i uključivali su „nesretno izražavanje”. U stvarnosti nije provedena druga evaluacija uspješnosti podnositelja pritužbe u dvama postupcima odabira. Naime, u obama svojim zahtjevima za preispitivanje podnositelj pritužbe nije istaknuo nikakvu konkretnu pogrešku u ocjenama, nego se samo pozvao na svoje osobno uvjerenje. U nedostatku dokaza koji bi upućivali na očitu pogrešku, povjerenstva za odabir ograničavaju svoje preispitivanje i ne preispituju valjanost svoje ocjene. Pri rješavanju zahtjeva podnositelja pritužbe povjerenstva za odabir ispitala su samo postoje li značajne nepravilnosti u načinu na koji je kandidat ocijenjen, odnosno postoje li pogreške u unosu bodova u informatički sustav. EPSO je dodao da bi, da je podnositelj pritužbe iznio jasne dokaze o očitoj pogrešci koju su počinila povjerenstva za odabir, povjerenstva za odabir preispitala svoje ocjene na toj osnovi.

13. EPSO je objasnio da se svi zahtjevi za preispitivanje kombiniraju u jednu datoteku u Excelu koja uključuje tablicu s odlukama. U ovoj tablici članovi povjerenstva za odabir koji analiziraju svaki zahtjev navode svoju odluku i razloge na kojima se ona temelji te trebaju li primiti standardni odgovor ili prilagođeni odgovor. EPSO ima poseban tim koji se bavi zahtjevima za preispitivanje, koji pruža administrativnu potporu povjerenstvima za odabir i djeluje kao „sučelje” između povjerenstava za odabir i operativnih timova EPSO-a zaduženih za određeni aspekt pritužbe.

14. EPSO je naveo da u okviru zahtjeva za preispitivanje povjerenstva za odabir ne preispituju pravne argumente. Nakon upravne žalbe u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju provodi se potpuno pravno preispitivanje. Svrha je zahtjeva za preispitivanje omogućiti povjerenstvima za odabir da isprave pogreške ako do njih dođe.[2]

Procjena Europskog ombudsmana

15. Ombudsmanica je utvrdila da postoje nedosljednosti između prvog skupa odgovora koje je podnositelj pritužbe primio na svoje zahtjeve za preispitivanje i odgovora koje je naknadno primio od EPSO-a u kontekstu istrage Ombudsmana. Iako je u prvom skupu odgovora jasno navedeno da je revizija provedena, u drugom skupu odgovora navedeno je da to nije bio slučaj.

16. Na temelju objašnjenja koja je EPSO pružio tijekom istrage, čini se da su odgovori koji su prvotno poslani podnositelju pritužbe sadržavali netočne informacije, a ne samo malo zbunjujuće. Zbog toga je podnositelj pritužbe vjerovao da je njegova uspješnost ponovno ocijenjena, dok nije provedena nikakva suštinska revizija.

17. Kad se podnositelj pritužbe nakon toga obratio EPSO-u s nizom pitanja o tome kako su preispitivanja provedena u praksi, EPSO nije ispravio obmanjujuće informacije koje je prvotno dostavio podnositelju pritužbe. Tek je tijekom istrage Ombudsmana postalo jasno kako je EPSO postupao sa zahtjevima podnositelja pritužbe za preispitivanje, osobito da su ih povjerenstva za odabir odbila i na kojoj osnovi.

18. Tijekom istrage EPSO je pružio razumna objašnjenja o tome kako povjerenstva za odabir obrađuju zahtjeve za preispitivanje, posebno da bi odbori za odabir trebali dokaze o očitoj pogrešci kako bi izvršili sadržajno preispitivanje uspješnosti kandidata. Odbori za odabir slijedili su taj pristup pri obradi zahtjeva podnositelja pritužbe, pri čemu su utvrdili da rezultat na jednom testu ne predviđa uspješnost na drugom testu i da stoga razlika u rezultatu između testova, kako podnositelj pritužbe tvrdi kao osnovu za preispitivanje, nije dokaz o očitoj pogrešci. 

19. Međutim, kad je riječ o načinu na koji su sastavljeni odgovori na zahtjeve podnositelja pritužbe za preispitivanje, Europski ombudsman dosljedno je utvrdio [3] da EPSO ima dužnost kandidatima pružiti jasne, točne i potpune informacije u kontekstu postupaka odabira koje organizira. To vrijedi i za zahtjeve za preispitivanje, odnosno mehanizam pravne zaštite koji je na raspolaganju kandidatima za osporavanje odluke povjerenstva za odabir.

20. Početni odgovori poslani podnositelju pritužbe, koji su sadržavali netočne informacije, temeljili su se na standardnom predlošku odgovora poslanom svim kandidatima čiji su zahtjevi za reviziju odbijeni. To znači da su svi kandidati čiji zahtjevi nisu doveli do sadržajnog preispitivanja u praksi primili netočne informacije zbog kojih su mogli vjerovati da je njihova uspješnost ponovno procijenjena.

21. Iako postoje vrlo dobri razlozi da uprave pri odgovaranju na različite vrste zahtjeva upotrebljavaju predloške i standardne formulacije, informacije u takvim standardnim odgovorima moraju biti točne i sadržavati točne razloge za odluke uprave. EPSO bi trebao preispitati standardne odgovore koje upotrebljava kako bi osigurao da kandidati dobiju jasne, točne i potpune odgovore na svoje zahtjeve za preispitivanje. To je ključno kako bi se osiguralo da zahtjev za postupak preispitivanja služi kao učinkovit i vjerodostojan mehanizam pravne zaštite.

22. Budući da je EPSO tijekom istrage pojasnio kako je postupao sa zahtjevima podnositelja pritužbe za preispitivanje, Ombudsman smatra da daljnje istrage nisu opravdane. Međutim, Ombudsman će dati prijedlog za poboljšanje kako bi se riješio prethodno navedeni problem komunikacije.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Tijekom istrage Europskog ombudsmana EPSO je u konačnici pojasnio kako je postupao sa zahtjevima podnositelja pritužbe za preispitivanje. Stoga daljnje istrage nisu opravdane.

Podnositelj pritužbe i EPSO bit će obaviješteni o toj odluci.

Prijedlog za poboljšanje

EPSO bi u budućnosti trebao osigurati da kandidati koji su podnijeli zahtjev za preispitivanje dobiju jasan, točan i potpun odgovor kojim ih se obavješćuje o tome je li povjerenstvo za odabir preispitalo njihovu uspješnost i, ako nije, razloge za to.

Teresa Anjinho
Europski ombudsman

Strasbourg, 7. studenoga 2025.

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] EPSO je 2022. odlučio pojasniti zahtjev za pravila preispitivanja kako bi kandidatima pojasnio da postoje različiti postupci u različite svrhe. Stoga je odgovarajući tekst obavijesti o natječaju u to vrijeme preispitan.

[3] Vidjeti, na primjer, odluku Europskog ombudsmana u predmetu OI/1/2023/VS, dostupnu na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990