Antécédents de la plainte

1. Le 19 avril 2017, le plaignant, qui est journaliste d’investigation, a demandé l’accès à tous les documents détenus par le «cabinet»^[1] d’un commissaire européen concernant tout contact avec une société de lobbying désignée, en vertu des règles de l’UE relatives à l’accès du public aux documents (ci-après le «règlement no 1049/2001 ^[2]»).

2. Le 21 avril 2017, le secrétariat général des ´ de la Commission a confirmé au plaignant que sa demande avait été enregistrée (sous le numéro de référence interne GestDem 2017/2383). Le 24 avril 2017, la direction générale des réseaux de communication, du contenu et des technologies (DG CONNECT) de la Commission a également reconnu avoir reçu sa demande (et s’est référée au même numéro de référence).

3. Étant donné que le plaignant n'a reçu de réponse d'aucun des services de la Commission à sa demande dans le délai fixé par le règlement (CE) n° 1049/2001, il a considéré que cela signifiait qu'ils refusaient implicitement l'accès. En conséquence, le plaignant a demandé aux services de la Commission de réexaminer leurs décisions (en introduisant ce que l’on appelle une «demande confirmative» au titre du règlement (CE) no 1049/2001).

4. Le 18 mai 2017, la DG CONNECT a écrit au plaignant pour lui expliquer qu’elle n’était pas en mesure «d’identifier des documents concrets qui correspondraient à [sa] demande». Il a demandé au plaignant de clarifier sa demande. Il a indiqué que les 15 jours ouvrables pour traiter sa demande ne commenceraient qu'une fois qu'il aurait reçu les éclaircissements demandés.

5. Le plaignant a répondu le même jour, réitérant que sa demande d’accès portait sur tous les documents détenus par le cabinet du commissaire concernant les contacts avec l’entreprise de lobbying en question.

6. Le 14 juin 2017, le plaignant s’est adressé au Médiateur car il n’avait reçu aucune autre réponse de la Commission.

L'enquête

7. La Médiatrice a ouvert une enquête sur les aspects suivants de la plainte:

1) La Commission a rejeté à tort la demande d’accès aux documents du plaignant; et

2) La Commission n’a pas répondu à la demande du plaignant dans les délais prescrits par le règlement (CE) no 1049/2001.

8. Au cours de l’enquête, la Médiatrice a demandé à la Commission de répondre à la demande de la plaignante, estimant qu’elle était suffisamment précise.

9. La Commission a répondu au Médiateur le 31 juillet 2017 en indiquant qu’en raison d’une «erreur de communication entre les services de la Commission», la demande de réexamen du plaignant n’avait été enregistrée que le 11 juillet 2017. Elle a ajouté que, compte tenu de la «sensibilité de la question», la Commission n’était pas en mesure de prendre une décision avant septembre.

10. Les 3 et 22 août 2017, la Commission a prolongé le délai de réponse à la demande de réexamen du plaignant.

11. Le 21 novembre 2017, la Commission a répondu à la demande de réexamen en indiquant qu’elle avait identifié sept courriels comportant des annexes relevant du champ d’application de la demande du plaignant. Étant donné que tous les documents provenaient de tiers, la Commission a expliqué qu’elle avait été obligée de consulter ces tiers, y compris la société de lobbying ^[3]. Étant donné que l’entreprise en question s’opposait à ce que la Commission divulgue les documents, la Commission ne pouvait accorder l’accès aux annexes provenant d’autres tiers qu’à ce moment-là, les données à caractère personnel étant expurgées.

12. Toutefois, la Commission a ajouté qu’elle avait également décidé d’accorder un accès partiel aux autres documents émanant de la société de lobbying. Avant que le plaignant puisse avoir accès à ces documents, la Commission devait d'abord donner à l'entreprise de lobbying la possibilité de contester sa décision. Elle a indiqué que, si l’entreprise de lobbying ne contestait pas sa décision dans un délai de dix jours ouvrables, la Commission transmettrait alors les documents expurgés au plaignant.

13. Le 12 décembre 2017, la Commission a fourni au plaignant les autres documents, c’est-à-dire les courriels émanant de l’entreprise de lobbying, avec les données à caractère personnel expurgées.

14. Dans ses observations sur la réponse de la Commission, le plaignant s’est inquiété du fait que la Commission n’ait identifié que des courriels émanant de l’entreprise de lobbying comme relevant de sa demande. Il s’interroge sur les raisons pour lesquelles la Commission n’a pas identifié de réponses à ces courriels du cabinet du commissaire et n’a pas non plus mentionné de réunions.

15. En mars 2018, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a rencontré la Commission et a examiné les documents que la Commission a jugés pertinents pour la demande. Lors de la réunion, les représentants de la Commission ont expliqué que la Commission avait initialement identifié sept documents comme relevant du champ d’application de la demande du plaignant. Après un réexamen minutieux, à la suite de l’intervention du Médiateur, la Commission a considéré qu’un autre document relevait du champ d’application de la demande. Les représentants de la Commission ont convenu avec l’équipe d’enquête de la Médiatrice que la Commission devrait examiner la demande, en vue d’examiner si ce document devrait être divulgué.

16. Le 16 mai 2018, la Commission a accordé l’accès au document supplémentaire identifié lors de l’inspection, les données à caractère personnel ayant été expurgées.

17. La décision du Médiateur tient compte des arguments et des points de vue avancés par les parties.

Évaluation du Médiateur

Défaut de communication des documents demandés

18. À la suite de l’intervention du Médiateur, la Commission a traité la demande du plaignant et a finalement accordé un accès partiel à sept courriels accompagnés d’annexes, les données à caractère personnel étant expurgées.

19. La Commission a ensuite publié un document supplémentaire qui avait été identifié comme relevant du champ d’application de la demande du plaignant lors de la réunion d’inspection avec l’équipe d’enquête de la Médiatrice.

20. Le Médiateur estime qu'en accordant un accès partiel approprié à ces documents, la Commission a réglé cet aspect de la plainte.

Non-traitement de la demande en temps utile

21. La Médiatrice note que le règlement (CE) no 1049/2001 impose aux institutions de l’Union de demander à un demandeur de clarifier les demandes d’accès du public à des documents qui ne sont pas «suffisamment précis»^[4]. Elle permet également une prolongation du délai de réponse aux demandes d’accès «dans des cas exceptionnels, par exemple dans le cas d’une demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents»^[5]. Dans de tels cas, le demandeur doit être informé à l’avance et des «raisons détaillées»^[6] doivent être fournies. Si l'institution ne répond pas dans le délai prescrit, le demandeur est en droit de présenter une demande de réexamen ^[7].

22. En l'espèce, le Médiateur a considéré que la demande du plaignant était suffisamment précise pour que la Commission puisse y répondre. En outre, la demande ne concernait pas des documents très longs, ni un très grand nombre de documents. Il s’agissait plutôt d’un nombre limité de courriels et de leurs annexes.

23. Le Médiateur note également que la Commission n’a pas respecté ses propres engagements des 3 et 22 août 2017, dans lesquels elle a assuré au plaignant que ses demandes seraient traitées et qu’il recevrait une réponse en temps utile. Toutefois, le plaignant n’a obtenu un accès partiel aux sept courriels et à leurs annexes qu’en novembre/décembre 2017.

24. Lors de la réunion de contrôle, les représentants de la Commission ont expliqué que le cabinet du commissaire devait traiter plusieurs (six ou sept) demandes d’accès en même temps, qui étaient toutes très complexes et généraient de nombreux documents qui devaient être examinés. En outre, la Commission a dû passer outre l’entreprise de lobbying, qui s’opposait à la divulgation des documents, ce qui a entraîné un nouveau retard.

25. Le Médiateur estime que ces explications ne justifient pas pleinement un retard de plusieurs mois dans la communication des documents demandés.

26. La Médiatrice considère donc que le non-respect des délais était contraire aux exigences procédurales du règlement (CE) no 1049/2001. Le Médiateur tient à préciser que la Commission doit s'efforcer de respecter pleinement les délais et les dispositions fixés dans les règles de l'UE en matière d'accès aux documents. Le fait de ne pas le faire équivaut à un déni des droits des citoyens. Toutefois, elle estime qu’une constatation formelle de mauvaise administration accompagnée d’une recommandation ne servirait plus à rien dans ce cas particulier.

Conclusion

Le Médiateur clôt donc cette affaire par la conclusion suivante:

La Commission a réglé la plainte en accordant un accès partiel approprié aux documents demandés, mais n’a pas respecté les exigences procédurales du règlement (CE) no 1049/2001.

Le plaignant et la Commission européenne seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 20/07/2018

[1] À la Commission européenne , un «cabinet» est le bureau personnel d’un commissaire européen . Son rôle est de donner des orientations politiques à son commissaire.

[2] Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, JO L 145 du 31.5.2001 (règlement 1049/2001)

[3] Les tiers doivent être consultés conformément à l'article 5, paragraphe 6, de la décision de la Commission du 5 décembre 2001 modifiant son règlement intérieur (2001/937/CE, CECA, Euratom).

[4] Article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001.

[5] Article 7, paragraphe 3, et article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001.

[6] Article 7, paragraphe 3, et article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001.

[7] Article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1049/2001.