Taustaa

1. Kansalaisten Eurooppa -ohjelmassa ehdotetaan erilaisia toimia, joita tuetaan kahdentyyppisillä avustuksilla (hankeavustukset ja toiminta-avustukset)[1]. Toimen 1 ("Aktiiviset kansalaiset Euroopan puolesta") tavoitteena on saattaa yhteen ihmisiä paikallisyhteisöistä eri puolilta Eurooppaa jakamaan ja vaihtamaan kokemuksia, mielipiteitä ja arvoja, oppimaan historiasta ja rakentamaan tulevaisuutta varten. Se kannustaa eri maista tulevia Euroopan kansalaisia kokouksiin, vaihtoihin ja keskusteluihin eri keinoin, mukaan lukien tässä tapauksessa merkitykselliset ystävyyskaupunkitoimintaa koskevat kansalaiskokoukset [2].

2. Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) vastaa kaikkien Kansalaisten Eurooppa -ohjelman toimien täytäntöönpanosta [3].Kantelija on irlantilainen organisaatio, joka on harjoittanut ystävyyskaupunkitoimintaa ranskalaisen kumppanin kanssa 25 vuoden ajan. Twinning-kumppanuudet kuuluivat ohjelmaoppaan 2007–2013 piiriin, ja niitä hallinnoidaan tällä hetkellä ohjelmaoppaan 2014–2020 mukaisesti.

3. Molempien ohjelmaoppaiden mukaan määräaika ystävyyskaupunkitoimintaa koskevien hakemusten jättämiselle on 1. syyskuuta. Hakuaika alkaa 1. tammikuuta ja päättyy 30. syyskuuta määräaikaa seuraavana vuonna.

4. Kantelija otti 28. kesäkuuta 2014 yhteyttä EACEAan ja ilmoitti aikovansa järjestää ystävyyskaupunkihankkeen huhtikuussa 2015. Kantelija pyysi vahvistusta sille, että määräaikaa 1. syyskuuta sovellettiin.

5. EACEA ilmoitti kantelijalle 30. kesäkuuta 2014 antamassaan vastauksessa, että vuonna 2014 jätettyjen hakemusten määräaikoja oli muutettava Kansalaisten Eurooppa -ohjelman myöhäisen hyväksymisen vuoksi.

6. Samana päivänä antamassaan vastauksessa kantelija pyysi saada tietää, milloin tarkistettu määräaika julkaistiin ja voisiko se tehdä välittömästi hakemuksen ehdotetusta twinning-hankkeesta huhtikuussa 2015.

7. EACEA ilmoitti samana päivänä kantelijalle, että ohjelmaopas julkaistiin sen verkkosivustolla 6 päivänä toukokuuta 2014 [4]. EACEA ilmoitti kantelijalle, että sen hakemus olisi pitänyt jättää 4. kesäkuuta 2014 mennessä.

8. Samana päivänä antamassaan vastauksessa kantelija väitti, ettei ollut oikeudenmukaista sallia, että ohjelmaoppaan julkaisemisen ja määräajan päättymisen välillä on alle kuukausi.

9. EACEA toisti 1 päivänä heinäkuuta 2014 päivätyssä vastauksessaan rajoitteet, joiden vuoksi se teki mukautuksia vuodeksi 2014.

10. Kantelija teki kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle 20. elokuuta 2014. Kantelussaan kantelija väitti, että hyväksymällä 6 päivänä toukokuuta 2014 poikkeuksellisen lyhyen määräajan, joka oli 4 päivä kesäkuuta 2014, EACEA ei antanut riittävästi aikaa twinning-järjestelyjen loppuun saattamiseen. Kantelija korosti, että joka toinen vuosi vuosina 2007–2020 asianomainen määräaika oli tai tulee olemaan 1. syyskuuta.

Tiedustelu

11. Oikeusasiamies aloitti kantelua koskevan tutkimuksen ja yksilöi seuraavan väitteen ja vaatimuksen:

1) EACEA lyhensi epäoikeudenmukaisesti ystävyyskaupunkihankkeiden rahoitushakemusten jättämisen määräaikaa.

Perustelut:

Kantelija väitti pyrkivänsä siihen, että hakemuksen määräaika olisi 1. syyskuuta 2014, mikä olisi normaalia aiempien vuosien määräajan perusteella. Koska EACEA kuitenkin vahvisti 6 päivänä toukokuuta 2014 poikkeuksellisen lyhyen määräajan, joka oli 4 päivä kesäkuuta 2014, kyseisen vuoden osalta, se ei antanut riittävästi aikaa twinning-järjestelyjen loppuun saattamiseen. Kantelija totesi, että joka toinen vuosi vuosina 2007–2020 kyseinen määräaika oli tai tulee olemaan 1. syyskuuta.

2) EACEAn olisi hyväksyttävä kantelijan hakemus ja tutkittava se asiasisällön perusteella.

Väite, jonka mukaan EACEA lyhensi epäoikeudenmukaisesti ystävyyskaupunkihankkeiden rahoitushakemusten jättämisen määräaikaa, ja siihen liittyvä väite

Oikeusasiamiehen ensimmäinen vaihe tutkimuksessa: yksinkertaistettu menettely

12. Oikeusasiamiehen yksiköt ottivat 12. syyskuuta 2014 yhteyttä EACEAan kantelun johdosta tarkoituksenmukaisuuden vuoksi ja tutkiakseen mahdollisuutta päästä tulokseen, josta voisi olla hyötyä kantelijalle ja muille kansalaisille, joita asia koskee. EACEA lähetti vastauksensa 6. lokakuuta 2014. Kantelija esitti huomautuksensa tästä vastauksesta 23.10.2014.

Oikeusasiamiehen toinen vaihe tutkimuksessa: ehdotus ratkaisuksi

13. Oikeusasiamies analysoi tapauksen ja otti huomioon osapuolten esittämät perustelut ja lausunnot [5].

14. Ratkaisuehdotukseen johtaneessa analyysissään oikeusasiamies otti huomioon, että seuraavan vuoden huhtikuussa toteutettavien toimien määräajaksi on johdonmukaisesti asetettu 1. syyskuuta. Hyvän hallintotavan periaatteiden mukaisesti oikeusasiamies tutki, oliko poikkeaminen EACEA:n käytännöstä syyskuun 1. päivän määräajan osalta perusteltua, kun otetaan huomioon a) onko perusteltua syytä esitetty ja b) onko määräajan muutos tehty riittävän avoimesti.

15. Oikeusasiamies totesi alustavasti, että EACEA ei a) esittänyt perusteltuja syitä ja b) tarjonnut riittävää avoimuutta päätökselleen aikaistaa vuoden 2015 yhdeksän ensimmäisen kuukauden aikana toteutettavia ystävyyskaupunkihankkeita koskevien hakemusten määräaikaa 4. kesäkuuta 2014 saakka. Koska EACEAn toiminta olisi voinut merkitä hallinnollista epäkohtaa, oikeusasiamies katsoi, että määräajan umpeutumisesta huolimatta EACEAn pyytäminen tutkimaan kantelijan hakemusta huhtikuussa 2015 toteutettavaa ystävyyskaupunkihanketta koskevan rahoituksen saamiseksi olisi sopiva keino poistaa mahdollinen hallinnollinen epäkohta ja tyydyttää kantelijaa.

16. Tämän analyysin perusteella oikeusasiamies teki 26. marraskuuta 2014 seuraavan ehdotuksen ratkaisuksi:

"Ottaen huomioon edellä esitetyt havainnot oikeusasiamies ehdottaa, että EACEA pitää kantelijan huhtikuussa 2015 toteutettavaa ystävyyskaupunkihanketta koskevaa rahoitushakemusta tukikelpoisena ja tutkii sen ansioiden perusteella".

17. EACEA lähetti vastauksensa oikeusasiamiehen ehdotukseen 29. tammikuuta 2015. Kantelija lähetti huomautuksensa 31. tammikuuta 2015.

18. Vastauksessaan oikeusasiamiehen ehdotukseen EACEA pahoitteli hakijoille mahdollisesti aiheutuvaa haittaa. EACEA yksilöi vuosien 2007–2013 Kansalaisten Eurooppa -ohjelman ja vuosien 2014–2020 ohjelman väliset erot ja totesi, että vaikka nykyinen ohjelma perustuu edellisestä ohjelmasta saatuihin kokemuksiin, sillä on erilainen oikeusperusta ja se edellyttää tiettyjä muutoksia toteutettaviin toimiin, noudatettaviin määräaikoihin ja noudatettaviin kriteereihin.

19. Tätä taustaa vasten EACEA väitti oikeusasiamiehen analyysissään toteamien määräaikojen puutteellisen julkisuuden osalta, että 26. maaliskuuta 2014 ja 15. huhtikuuta 2014 välisenä aikana sen verkkosivustolla oli ”uutisotsikon” alla tietoja mahdollisista aikataulun mukautuksista, joissa varoitettiin hakijoita määräajan, jonka oli alun perin määrä olla 1. maaliskuuta 2014, lykkäämisestä 4. kesäkuuta 2014 saakka. EACEA väitti lisäksi, että määräaikojen mukautuksia koskevat tiedot oli merkitty ohjelmaoppaan ensimmäiselle sivulle, joka on ensisijainen asiakirja, johon kaikkien hakijoiden on tutustuttava ja jota heidän on tarkasteltava hakumenettelyssä.

20. Lisäksi EACEA huomautti, että kantelija ei koskaan jättänyt hakemusta hankkeen toteuttamisesta huhtikuussa 2015. Sen sijaan se jätti hankkeen toteuttamista koskevan hakemuksen syyskuussa 2015. Tällä välin EACEA oli arvioinut kantelijan hakemuksen ansioiden perusteella ja myöntänyt sille vakiomenettelyjen mukaisesti rahoituksen, jota se oli hakenut. Näiden lausuntojen perusteella EACEA väitti, että se arvioi oikeusasiamiehen ehdotuksen mukaisesti kantelijan hakemuksen ansioiden perusteella ja EU:n avustusten myöntämiseen sovellettavien vakiomenettelyjen mukaisesti.

21. Kantelija kiitti huomautuksissaan oikeusasiamiestä kantelun käsittelystä ja ilmaisi arvostavansa EACEAn työtä. Kantelija ilmaisi kuitenkin pettymyksensä siihen, että EACEA hylkäsi oikeusasiamiehen ehdotuksen sovintoratkaisuksi. Näin ollen twinning-toiminta ei voinut edetä pääsiäiseksi 2015 alun perin suunnitellulla tavalla.

Oikeusasiamiehen tutkimuksen kolmas vaihe: sovittelu

22. Oikeusasiamiehen toimiston johtaja tapasi 23. kesäkuuta 2015 EACEAn pääjohtajan keskustellakseen EACEAn vastauksesta oikeusasiamiehen ehdotukseen ja kantelijan sitä koskevista huomautuksista. Oikeusasiamiehen johtaja totesi, että vaikka EACEA selitti vastauksessaan ohjelman myöhäisestä hyväksymisestä johtuvia rajoitteita, nämä väitteet eivät selittäneet riittävästi, miksi määräaikaa aikaistettiin 4. kesäkuuta 2014 asti. Lisäksi hän kiinnitti EACEAn huomion siihen, että EACEAn vastauksesta ei käynyt ilmi, että se olisi ennen tietojen virallista julkaisemista verkkosivustollaan varoittanut Kansalaisten Eurooppa -ohjelman sidosryhmiä siitä, että vuonna 2014 sovellettaisiin erilaista määräaikaa.

23. EACEA kirjoitti 2. heinäkuuta 2015 kantelijalle ja totesi, että oikeusasiamiehen yksiköiden kanssa käytyjen lisäkeskustelujen jälkeen se ymmärsi, että aiemmin toimitetuista tiedoista oli saattanut syntyä väärinkäsitys, ja antoi lisäselvityksiä muutoksista vuoden 2014 ehdotusten jättämisen määräaikoihin ja tukikelpoisuusaikoihin.

24. EACEA selvensi erityisesti, että ystävyyskaupunkitoiminnan ensimmäisen kierroksen toimenpiteiden määräaikaa, joka oli alun perin suunniteltu 1. maaliskuuta 2014, lykättiin 4. kesäkuuta 2014 saakka. Toisen kierroksen määräaika, joka oli määrä pitää 1. syyskuuta 2014, pidettiin ennallaan. EACEA totesi, että määräaikojen muuttamisella oli suora vaikutus tukikelpoisuuskausiin. Ensimmäisen kierroksen (alun perin 1.7.2014–31.3.2015) tukikelpoisuusaikaa jatkettiin 30.9.2015 saakka. Toisen kierroksen (alun perin 1. tammikuuta 2015 – 30. syyskuuta 2015) tukikelpoisuusaikaa muutettiin siten, että se kattoi 1. syyskuuta 2015 ja 31. joulukuuta 2015 välisen ajanjakson. EACEA huomautti ilmoittaneensa määräaikojen muuttamisesta 26 päivänä maaliskuuta 2014 [6]. Se myönsi kuitenkin, että tässä vaiheessa ei ollut tietoja tukikelpoisuuskausien muutoksista; Nämä tiedot julkaistiin 6. toukokuuta 2014. EACEA pahoitteli sitä, että huolimatta sen pyrkimyksistä mukauttaa ehdotuspyyntöjen ja tukikelpoisuusaikojen ajoitusta ohjelman osallistujien hyödyksi kantelijan hankkeeseen liittyi väärinkäsitys. Se lisäsi toivovansa, että näistä lisäselvennyksistä olisi hyötyä.

25. EACEAn kirjettä koskevissa huomautuksissaan kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle, että twinning-hankkeen toteuttamista syyskuussa 2015 koskevan avustuspäätöksen voimassaoloa oli jatkettu ja hanke toteutetaan nyt pääsiäisenä 2016. Kantelija korosti, että nämä järjestelyt ovat tyydyttäviä sekä sille että sen hankekumppanille, ja ilmaisi arvostavansa sitä, että oikeusasiamies on päässyt tyydyttävään lopputulokseen.

Oikeusasiamiehen arviointi

26. Oikeusasiamies toteaa, että 2. heinäkuuta 2015 päivätyssä kirjeessään EACEA korosti eroa hakemuksen jättämisen määräaikaan tehtävien muutosten ja Kansalaisten Eurooppa -ohjelman toimenpiteeseen 1.1 ”Kansalaisten ystävyyskaupunkitoiminta” kuuluvan hankkeen täytäntöönpanon tukikelpoisuusaikaan tehtävien muutosten välillä. Oikeusasiamies katsoo, että nämä lisätiedot selventävät asiaa.

27. Lisäksi kantelija ilmaisi tyytyväisyytensä sekä lisäselvityksiin että siihen, että EACEA oli sopinut, että sen twinning-hanke toteutetaan pääsiäisenä 2016.

28. Näiden seikkojen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn toteamalla, että EACEA on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin asian ratkaisemiseksi kantelijaa tyydyttävällä tavalla.

Päätelmä

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksen perusteella seuraavan päätelmän:

EACEA on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin asian ratkaisemiseksi kantelijaa tyydyttävällä tavalla.

Valituksen tekijälle ja EACEA:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 29/10/15

[1] Kansalaisten Eurooppa -ohjelman perustamisesta kaudelle 2014–2020 14.4.2014 annettu neuvoston asetus (EU) N:o 390/2014 (EUVL 2014, L 115, s. 3).

[2] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens_en

[3] Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta ja päätöksen 2009/336/EY kumoamisesta 18.12.2013 annettu komission täytäntöönpanopäätös 2013/776/EU (EUVL 2013, L 343, s. 46).

[4] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news/news-programme-guide_en

[5] Lisätietoja kantelun taustasta, osapuolten perusteluista ja oikeusasiamiehen analyysistä on oikeusasiamiehen ratkaisuehdotuksen koko tekstissä, joka on saatavilla osoitteessa hyperlinkki.

[6] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news_en