Kantelun tausta

1. Kantelija osallistui kahteen EU:n henkilöstön palvelukseen ottamista koskevaan valintamenettelyyn, jotka Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) järjesti [1] Valintamenettelyt järjestettiin hallintoavustajien ja hallintovirkamiesten palvelukseen ottamiseksi tieto- ja viestintätekniikan alalla.

2. Kantelija osallistui molempien valintamenettelyjen kaikkiin vaiheisiin. Tämän jälkeen EPSO ilmoitti hänelle, ettei hänen nimeään ollut merkitty varallaololuetteloihin, joista unionin toimielimet voivat ottaa palvelukseen henkilöstöä, koska hän ei saanut vaadittua vähimmäispistemäärää kunkin valintamenettelyn viimeisessä vaiheessa.

3. Kantelija pyysi EPSOa tarkistamaan päätöstään molemmissa valintamenettelyissä (pyytämällä uudelleentarkastelua), ja EPSO vastasi 12. ja 24. heinäkuuta 2024. Molemmissa tapauksissa EPSO hylkäsi uudelleentarkastelupyynnöt ja totesi seuraavaa:

”...valintalautakunta on tarkastellut perusteellisesti arviointikeskusvaiheen aikana saamiasi pisteitä, tarkastellut huolellisesti uudelleen yleisten ja erityisten kompetenssiesi arviointia ja todennut, että pisteesi vastaavat suoritustasi arviointikeskuksessa.

Valintalautakunta vahvistaa, että pisteytysprosessissa ei ollut tapahtunut virhettä, että hakijan osaamispassissa annetut tulokset ovat oikeita ja että valintamenettelyä koskevia sääntöjä on noudatettu asianmukaisesti.”

4. Saatuaan EPSOn vastaukset kantelija otti EPSOon useita kertoja yhteyttä ja pyysi lisätietoja uudelleentarkasteluprosessista, kuten siitä, merkitsikö uudelleentarkastelu toisen arvioinnin tekemistä, miten se oli tehty, oliko toinen arviointiryhmä erilainen kuin ensimmäinen ja tehtiinkö toinen arviointi viittaamatta ensimmäiseen.

5. Tyytymättömänä EPSOn vastauksiin kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen. Kantelija katsoi erityisesti, että EPSO ei vastannut useisiin hänen esittämiinsä kysymyksiin.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen siitä, miten EPSO oli käsitellyt uudelleentarkastelupyynnöt.

7. Koska oikeusasiamies katsoi, että EPSO ei ollut puuttunut riittävästi kantelijan huolenaiheisiin, oikeusasiamies pyysi EPSOa antamaan kantelijalle lisävastauksia, minkä se teki 27. tammikuuta 2025.

8. Tämän jälkeen oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tapasi EPSOn heinäkuussa 2025 keskustellakseen tapauksesta.

Kantelijan väitteet

9. Kantelija totesi, että EPSO lähetti hänelle saman vastauksen molempiin uudelleentarkastelupyyntöihin. Hän toi esiin huolensa uudelleentarkasteluprosessin avoimuudesta ja oikeudenmukaisuudesta. Hänen mukaansa toinen arviointi olisi suoritettava riippumattomasti eikä saman valintalautakunnan toimesta, joka oli tehnyt ensimmäisen arvioinnin. Hän väitti, että joko hänen suoritustaan ei arvioitu uudelleen tai sitä ei arvioitu riittävästi uudelleen.

10. Kantelija väitti, että hänen uudelleentarkastelupyyntöihinsä saamiensa vastausten ja EPSOn oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana hänelle lähettämien muiden vastausten välillä oli ristiriita. Hänen mukaansa EPSO pyrkii estämään hakijoita riitauttamasta tulosta.

EPSOn perustelut

11. EPSO totesi kantelijalle antamissaan lisävastauksissa lähinnä, että molempiin valintamenettelyihin sovellettavien yleisten sääntöjen mukaan hakijat eivät voineet riitauttaa valintalautakunnan heidän suorituksistaan tekemän arvioinnin pätevyyttä. Kaksi eri valintalautakuntaa, jotka tarkastelivat hänen uudelleentarkastelupyyntöjään asianomaisessa valintamenettelyssä, katsoivat, että pyynnöt koskivat pisteytystä ja hänen suorituksensa arviointia. Näin ollen molemmat tarkastelupyynnöt hylättiin.

12. Vastauksessaan oikeusasiamiehen kysymyksiin EPSO myönsi, että sen kantelijalle antamat vastaukset olivat hieman hämmentäviä ja sisälsivät ”valitettavan sanamuodon”. Todellisuudessa kantelijan suoriutumista näissä kahdessa valintamenettelyssä ei ollut arvioitu toista kertaa. Tämä johtui siitä, että kantelija ei ollut kummassakaan uudelleentarkastelupyynnössään tuonut esiin mitään konkreettista arviointivirhettä vaan ainoastaan viitannut omaan henkilökohtaiseen vakaumukseensa. Koska ilmeisestä virheestä ei ole näyttöä, valintalautakunnat rajoittavat arviointiaan eivätkä harkitse uudelleen arviointinsa pätevyyttä. Käsitellessään kantelijan pyyntöjä valintalautakunnat tarkastelivat ainoastaan sitä, oliko hakijan pisteytyksessä ollut olennaisia sääntöjenvastaisuuksia eli oliko pisteytyksen kirjaamisessa tietojärjestelmään tapahtunut virheitä. EPSO lisäsi, että jos kantelija olisi esittänyt selviä todisteita siitä, että valintalautakunnat ovat tehneet ilmeisen virheen, valintalautakunnat olisivat tarkastelleet arviointejaan tältä pohjalta.

13. EPSO selitti, että kaikki uudelleentarkastelupyynnöt yhdistetään yhteen Excel-tiedostoon, joka sisältää päätöstaulukon. Tässä taulukossa kutakin pyyntöä analysoivat valintalautakunnan jäsenet esittävät päätöksensä ja sen perustelut sekä sen, olisiko pyyntöön saatava vakiovastaus vai räätälöity vastaus. EPSOlla on erityinen uudelleentarkastelupyyntöjä käsittelevä ryhmä, joka tarjoaa hallinnollista tukea valintalautakunnille ja toimii ”rajapintana” valintalautakuntien ja valituksen tietystä näkökohdasta vastaavien EPSOn operatiivisten ryhmien välillä.

14. EPSO totesi, että uudelleentarkastelupyyntöjen yhteydessä valintalautakunnat eivät tutki oikeudellisia perusteluja. Henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaisen hallinnollisen valituksen johdosta suoritetaan täysimääräinen oikeudellinen valvonta. Uudelleentarkastelupyynnön tarkoituksena on antaa valintalautakunnille mahdollisuus korjata mahdolliset virheet [2].

Oikeusasiamiehen arviointi

15. Oikeusasiamies totesi, että kantelijan uudelleentarkastelupyyntöihinsä saamien ensimmäisten vastausten ja EPSOlta oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä myöhemmin saamien vastausten välillä oli epäjohdonmukaisuuksia. Ensimmäisissä vastauksissa todettiin selvästi, että tarkastelu oli suoritettu, kun taas toisissa vastauksissa todettiin, että näin ei ollut.

16. EPSOn tutkimuksen aikana antamien selitysten perusteella vaikuttaa siltä, että kantelijalle alun perin lähetetyt vastaukset sisälsivät virheellisiä tietoja eivätkä pelkästään hieman hämmentäviä tietoja. Tämä sai kantelijan uskomaan, että hänen suoriutumistaan oli arvioitu uudelleen, kun taas sisällöllisiä tarkasteluja ei ollut tehty.

17. Kun kantelija otti myöhemmin yhteyttä EPSOon ja esitti useita kysymyksiä siitä, miten arvioinnit toteutettiin käytännössä, EPSO ei korjannut kantelijalle alun perin toimittamiaan harhaanjohtavia tietoja. Vasta oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana kävi selväksi, miten EPSO oli käsitellyt kantelijan uudelleentarkastelupyynnöt, ja erityisesti, että valintalautakunnat olivat hylänneet ne ja millä perusteella.

18. EPSO on tutkimuksen aikana antanut kohtuulliset selvitykset siitä, miten valintalautakunnat käsittelevät uudelleentarkastelupyyntöjä, ja erityisesti siitä, että valintalautakunnat edellyttäisivät ilmeiseen virheeseen viittaavia todisteita voidakseen arvioida hakijan suoriutumista asiasisällöllisesti. Valintalautakunnat noudattivat tätä lähestymistapaa käsitellessään valituksen tekijän pyyntöjä ja totesivat, että yhden testin pistemäärä ei ennusta toisen testin suorituskykyä ja että näin ollen testien välinen pistemääräero, jota valituksen tekijä väitti tarkastelun perustaksi, ei ole osoitus ilmeisestä virheestä. 

19. Kantelijan uudelleentarkastelupyyntöihin annettujen vastausten muotoilun osalta oikeusasiamies on kuitenkin johdonmukaisesti todennut [3], että EPSOlla on velvollisuus antaa hakijoille selkeät, tarkat ja täydelliset tiedot järjestämiensä valintamenettelyjen yhteydessä. Tämä koskee myös uudelleentarkastelupyyntöjä, jotka ovat oikeussuojakeinoja, joita hakijat voivat käyttää riitauttaakseen valintalautakunnan tekemän päätöksen.

20. Kantelijalle lähetetyt alkuperäiset vastaukset, jotka sisälsivät virheellisiä tietoja, perustuivat vakiomuotoiseen vastausmalliin, joka lähetettiin kaikille hakijoille, joiden uudelleentarkastelupyynnöt hylättiin. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki hakijat, joiden pyynnöt eivät käytännössä johtaneet asiasisällön tarkasteluun, saivat virheellisiä tietoja, joiden perusteella he saattoivat uskoa, että heidän suoriutumistaan oli arvioitu uudelleen.

21. Vaikka viranomaisilla on erittäin hyvät syyt käyttää malleja ja vakiomuotoiluja vastatessaan erityyppisiin pyyntöihin, vakiomuotoisten vastausten tietojen on oltava täsmällisiä ja niissä on esitettävä oikeat syyt hallinnon päätöksille. EPSOn olisi tarkistettava vakiovastaukset, joita se käyttää varmistaakseen, että hakijat saavat selkeät, tarkat ja täydelliset vastaukset uudelleentarkastelupyyntöihinsä. Tämä on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että uudelleentarkastelua koskeva pyyntö toimii tehokkaana ja uskottavana oikeussuojamekanismina.

22. Koska EPSO on nyt selvittänyt tutkimuksen aikana, miten se käsitteli kantelijan uudelleentarkastelupyyntöjä, oikeusasiamies katsoo, että lisätutkimukset eivät ole perusteltuja. Oikeusasiamies tekee kuitenkin parannusehdotuksen edellä mainitun viestintäongelman ratkaisemiseksi.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana EPSO on viime kädessä selventänyt, miten se käsitteli kantelijan uudelleentarkastelupyyntöjä. Sen vuoksi lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Parannusehdotus

EPSOn olisi varmistettava, että uudelleentarkastelupyynnön jättäneet hakijat saavat jatkossa selkeän, täsmällisen ja täydellisen vastauksen, jossa ilmoitetaan, onko valintalautakunta arvioinut heidän suoriutumisensa, ja jos näin ei ole, syyt siihen.

Teresa Anjinho
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 7.11.2025

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] EPSO päätti vuonna 2022 selventää uudelleentarkastelusääntöjä koskevaa pyyntöä tehdäkseen hakijoille selväksi, että eri tarkoituksia varten on olemassa erilaisia menettelyjä. Sen vuoksi kilpailuilmoitusten sanamuotoa tarkistettiin tuolloin.

[3] Ks. esimerkiksi oikeusasiamiehen päätös asiassa OI/1/2023/VS, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990