Der Hintergrund der Beschwerde

1. Die Beschwerdeführerin ist eine deutsche Universitätsklinik. Im Jahr 2009 reichte sie bei der Exekutivagentur für Gesundheit und Verbraucher (EAHC) im Rahmen des zweiten Aktionsprogramms der Gemeinschaft im Bereich der Gesundheit (Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen 2009)[1] einen Vorschlag ein. Der Vorschlag der Beschwerdeführerin bezog sich auf eine wissenschaftliche Konferenz zum Thema Screening, Diagnostik und Therapie einer bestimmten Krankheit.

2. Mit Schreiben vom 21. August 2009 (nachstehend „Entscheidung“ genannt) informierte die EAHC die Beschwerdeführerin über den Ausschluss ihres Vorschlags von der Bewertung wegen Nichterfüllung der in dem Arbeitsplan 2009[2] aufgestellten Kriterien, wonach die Konferenzen in den letzten beiden Monaten des Jahres 2009 oder im Jahr 2010 stattfinden sollten. Die EAHC wies darauf hin, dass die von der Beschwerdeführerin vorgeschlagene Konferenz für Oktober 2009[3] geplant war.

3. In dem anschließenden Schriftwechsel vertrat die Beschwerdeführerin den Standpunkt, die EAHC sei fälschlicherweise davon ausgegangen, dass die Konferenz für Oktober 2009 geplant war. Die Beschwerdeführerin räumte ein, dass Punkt 2.1 ihres Vorschlags, wo das Konferenzdatum als 9. September 2009 angegeben worden war, einen Tippfehler enthalte. Allerdings sei das richtige Konferenzdatum in anderen Abschnitten des Vorschlags klar genannt worden. Die Beschwerdeführerin vertrat außerdem die Ansicht, die EAHC habe ihren Vorschlag auch in manch anderer Hinsicht nicht ordnungsgemäß bearbeitet.

4. Am 23. September 2009 wandte sich die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten (Beschwerde 2440/2009/BEH). Sie behauptete, die EAHC habe ihren Vorschlag nicht ordnungsgemäß bearbeitet. Die Beschwerdeführerin erhob außerdem den Vorwurf, die EAHC habe nicht auf ihr Schreiben vom 8. September 2009 geantwortet. Sie forderte, die EAHC solle (i) den Vorschlag erneut zum Bewertungsverfahren zulassen oder (ii) den Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen annullieren und neu ausschreiben. Sie forderte außerdem eine Antwort der EAHC auf das Schreiben vom 8. September 2009.

5. Am 13. Oktober 2009 übermittelte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten ihr Schreiben an die EAHC vom 8. September sowie die Antwort der EAHC vom 28. September 2009 auf dieses Schreiben. In diesem Antwortschreiben blieb die EAHC bei ihrem Standpunkt, wies aber gleichzeitig darauf hin, dass sie den Fall ihrer Rechtsabteilung zur sorgfältigen Analyse übergeben habe und die Beschwerdeführerin auf dem Laufenden halten werde.

6. Am 20. Oktober 2009 schloss der Bürgerbeauftragten die Beschwerde 2440/2009/BEH ab. Er vertrat den Standpunkt, dass die EAHC in Bezug auf den Vorwurf der Nichtbeantwortung des Schreibens der Beschwerdeführerin vom 8. September 2009 Schritte zur Beilegung der Angelegenheit unternommen habe.  Zum Inhalt des Standpunkts der EAHC stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Rechtsabteilung der Behörde mit der Untersuchung der Angelegenheit befasst worden war, wie aus dem Schreiben der EAHC vom 28. September 2009 hervorging. Aus diesem Grund vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, für die Einleitung einer Untersuchung zu diesem Aspekt der Beschwerde lägen keine ausreichenden Gründe vor (Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union). Gleichzeitig unterrichtete er die Beschwerdeführerin, es bleibe ihr unbenommen, eine neue Beschwerde einzureichen, wenn sie von der EAHC keine zufrieden stellende Antwort innerhalb einer angemessenen Frist erhalte.

7. Am 16. Februar 2010 legte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten die gegenständliche Beschwerde vor, nachdem sie eine Antwort der EAHC erhalten hatte.

Der Gegenstand der Untersuchung

8. In ihrer Beschwerde erhob die Beschwerdeführerin folgenden Vorwurf und folgende Forderung:

Vorwurf

Die EAHC habe den im Rahmen des zweiten Aktionsprogramms der Gemeinschaft im Bereich der Gesundheit (Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen 2009) eingereichten Vorschlag nicht ordnungsgemäß bearbeitet.

Forderung

Die EAHC solle (i) den genannten Vorschlag erneut zum Bewertungsverfahren zulassen oder (ii) den Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen annullieren und neu ausschreiben.

Die Untersuchung

9. Die Beschwerde wurde dem Direktor der EAHC zur Stellungnahme übermittelt. Die Stellungnahme der EAHC wurde der Beschwerdeführerin mit der Einladung übermittelt, ihre Anmerkungen dazu vorzubringen, was sie mit Schreiben vom 25. Juni 2010 getan hat. Nach Prüfung der Vorbringen der Beschwerdeführerin und der EAHC durch den Bürgerbeauftragten kam dieser zu dem Schluss, dass eine Einsicht in die Akte der EAHC erforderlich ist. Die Einsicht in die Akte fand am 28. Januar 2011 statt. Eine Kopie des entsprechenden Berichts wurde der EAHC übermittelt und eine weitere Kopie mit der Bitte um Anmerkungen der Beschwerdeführerin zugestellt. Am 29. März 2011 legte die Beschwerdeführerin ihre Anmerkungen zu diesem Bericht vor.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkungen

10. In ihrer Stellungnahme wies die EAHC darauf hin, dass die Beschwerde an den Bürgerbeauftragten von einer anderen Person als der, die in dem Antrag als gesetzlicher Vertreter bzw. Kontaktpersonen genannt war, eingereicht wurde. In den Anmerkungen der Beschwerdeführerin wies die die Beschwerde vorlegende Person darauf hin, dass sie die Beschwerde verfasst habe, da sie den Vorschlag federführend erarbeitet hatte. Für den Fall, dass für das Verfahren die Unterschrift eines anderen Vertreters der Universitätsklinik von Bedeutung sein sollte, bat sie den Bürgerbeauftragten um einen entsprechenden Hinweis. Es trifft zwar zu, dass in dem betreffenden Abschnitt des Vorschlags, der der EAHC unterbreitet wurde, der Name der die Beschwerde vorlegenden Person als gesetzlicher Vertreter oder Kontaktpersonen der Beschwerdeführerin nicht genannt wird, aber diese Information scheint nur im Rahmen des Konferenzvorschlags gegeben worden zu sein. Die Personen, die im Namen der Beschwerdeführerin im Zusammenhang mit der Behandlung des genannten Vorschlags eine Beschwerde an den Bürgerbeauftragten richten können, werden dadurch somit nicht bestimmt. Nach Lage der Dinge und auf der Grundlage der vorliegenden Dokumente, einschließlich des Vorschlags, sieht der Bürgerbeauftragte keinen Grund daran zu zweifeln, dass die die Beschwerde vorlegende Person im Namen der Beschwerdeführerin handelte.

11. Angesichts des faktischen Zusammenhangs erscheint es angezeigt, den Vorwurf und die Forderung der Beschwerdeführerin gemeinsam zu behandeln.

A. Zur Behandlung des Vorschlags der Beschwerdeführerin

Gegenüber dem Bürgerbeauftragten vorgetragene Argumente

12. Zur Stützung ihres Vorwurfs und der Forderung führte die Beschwerdeführerin insbesondere folgende Argumente an:

(i) Die EAHC habe ihren Vorschlag mit der Begründung ausgeschlossen, die vorgeschlagene Konferenz sei nicht für den in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vorgesehenen Zeitraum, d.h. für die letzten beiden Monate des Jahres 2009 oder für das Jahr 2010, geplant gewesen.  Die Beschwerdeführerin trug vor, die Angabe „09-09-2009“ als Zeitpunkt für die Konferenz in dem dafür vorgesehenen Feld sei auf einen Tippfehler zurückzuführen. Der korrekte Zeitpunkt der Konferenz (September 2010) sei jedoch aus dem übrigen Inhalt des Vorschlags erkennbar gewesen. Demnach habe die EAHC ihren Vorschlag gar nicht analysiert und auf der Grundlage eines offensichtlichen Schreibfehlers entschieden. Die Beschwerdeführerin legte dar, dass vor dem Hintergrund von Abschnitt 2 Ziffer 2 der Allgemeinen Grundsätze, Auswahl-, Vergabe- und sonstigen Kriterien (Anhang II des Arbeitsplans 2009)[4] und Artikel 178 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung[5] die EAHC sie um Erläuterungen hätte ersuchen müssen.

(ii) Die EAHC habe nicht auf mögliche Rechtsmittel oder Beschwerdeverfahren im Zusammenhang mit der Entscheidung hingewiesen.

(iii) In dem elektronischen Formular für die Einreichung von Vorschlägen sei eine automatische Plausibilitätskontrolle vorgesehen gewesen. Allerdings habe für das Eingabefeld des Konferenzzeitpunkts eine solche Kontrolle offensichtlich nicht existiert. Der Beschwerdeführerin zufolge würde dies die Anwender täuschen.

(iv) Die EAHC habe die Entscheidung nicht an die in dem Vorschlag angegebene Kontaktpersonen gesandt und mit dem Postweg den langsamsten Kommunikationsweg gewählt. Der Beschwerdeführerin zufolge habe die EAHC damit vollendete Tatsachen schaffen wollen.

13. In ihrer Stellungnahme führte die EAHC die folgenden Argumente als Antwort auf das Vorbringen der Beschwerdeführerin an:

(i) Wie im Leidfaden für Antragsteller angegeben, seien alle eingereichten Vorschläge nacheinander geprüft worden, ob sie den Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien entsprechen. Sei eines dieser Kriterien nicht erfüllt gewesen, so habe dies automatisch zum Ausschluss des Vorschlags geführt. Angaben zum Zeitpunkt der Konferenz seien vom Antragsteller nur unter Ziffer 2.1 („Key specification“) im Feld „Dates foreseen“ des elektronischen Formulars verlangt worden, und an keiner anderen Stelle des Antrags. Da der von der Beschwerdeführerin angegebene Zeitpunkt in diesem Feld nicht im vorgegebenen Zeitrahmen gelegen habe, sei ihr Vorschlag automatisch ausgeschlossen wurden, ohne Prüfung der anderen Abschnitte des Antrags. Die EAHC wies darauf hin, dass 2009 drei weitere Anträge aus denselben Gründen ausgeschlossen wurden[6]. Die EAHC wies darauf hin, dass nach dem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen 2009 257 Anträge eingegangen waren. Es sei somit nicht möglich gewesen, innerhalb der für die erste Prüfungsphase zur Verfügung stehenden fünf Arbeitstage die Vorschläge in ihrer Gesamtheit zu prüfen. Die EAHC erkannte an, dass die Beschwerdeführerin an anderer Stelle in dem Antrag einen anderen Zeitpunkt angegeben hatte. Aus Effizienzgründen seien diese aber in der ersten Prüfungsphase nicht berücksichtigt worden. In Bezug auf Artikel 178 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung wies die EAHC darauf hin, dass in gerechtfertigten Fällen von offensichtlichen Fehlern der Antragsteller um Klarstellung gebeten wird. Da aber nach Ausschluss des Vorschlags der Beschwerdeführerin in der ersten Prüfungsphase dieser im Bewertungsprozess nicht weiter geprüft worden sei, habe die Angabe des Konferenztermins in dem dafür vorgesehenen Feld nicht als offensichtlicher Schreibfehler eingestuft werden können, und dies sei auch nicht geschehen. Dessen ungeachtet sehe Artikel 178 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung keine Verpflichtung zur Anforderung von Klarstellungen vor, sondern überlasse dies dem Ermessen der jeweiligen Einrichtung. Darüber hinaus wies die EAHC darauf hin, dass mit der Unterzeichnung der „Declaration of Honour“, die dem Antragsformular beigefügt ist, die Beschwerdeführerin die Verantwortung für die Richtigkeit der von ihr gemachten Angaben übernimmt, insbesondere was die „Key specifications“ auf dem Antragsformular anbelangt.

(ii) Die EAHC stellte fest, dass dem Antragsteller mehrere Rechtsmittel für eine Beschwerde offen stehen, falls er die getroffene Entscheidung anfechten will. Sie wies auf die Möglichkeit hin, weitere Auskünfte anzufordern oder bei der Agentur eine Beschwerde einzureichen. Darüber hinaus könnten Antragsteller nach Artikel 22 der Verordnung 58/2003 eine Verwaltungsbeschwerde bei der Kommission einreichen[7]. Ferner könne gegen eine ablehnende Entscheidung der Kommission über eine Verwaltungsbeschwerde eine Nichtigkeitsklage erhoben werden. Angesichts dieser Rechtslage wies die EAHC darauf hin, dass die Beschwerdeführerin keine Verwaltungsbeschwerde erhoben und somit von ihren Rechte nach der Verordnung 58/2003 keinen Gebrauch gemacht habe. Die EAHC wiederholte ihren Standpunkt, die Beschwerde der Beschwerdeführerin sei ordnungsgemäß behandelt worden. Daraus folge, dass die Auffassung der Beschwerdeführerin, die EAHC habe keine Rechtsmittel und kein Einspruchsverfahren eingeräumt, unbegründet sei.

(iii) Die EAHC legte dar, dass mit der automatischen Prüfung nicht der Inhalt des Antrags geprüft wird, sondern lediglich der Umstand, ob die Pflichtfelder überhaupt ausgefüllt sind. Die einzige Ausnahme hiervon mache der Finanzierungsplan, der ausgeglichen sein müsse. Sei dies nicht der Fall, würden die betreffenden Zahlen in roter statt in schwarzer Farbe angezeigt.

(iv) Die EAHC wies darauf hin, dass alle amtlichen Schreiben, mit denen der Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung seines Vorschlags informiert wird, per Einschreiben versandt werden und der gesetzliche Vertreter des Antragstellers parallel dazu eine E-Mail erhält. Die in den Anträgen angegebenen Kontaktpersonen würden lediglich bei Fragen von minderer Bedeutung angesprochen. Die EAHC wies darauf hin, dass sie die Entscheidung sowohl per E-Mail als auch per Post an den gesetzlichen Vertreter des Antragstellers übermittelt hatte.

14. Abschließend legte die EAHC dar, dass in diesem Fall kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliege. Sie erklärte, sie habe auf alle Antragsteller dieselben Zulassungskriterien angewandt, der Beschwerdeführerin die Gründe für den Ausschluss ihres Vorschlags genannt und in angemessener Frist auf die Schreiben der Beschwerdeführerin geantwortet. Die EAHC wies des Weiteren darauf hin, dass sie die erforderlichen Schritte ergriffen habe, damit künftig ähnliche Probleme vermieden werden.

15. In ihren Anmerkungen führte die Beschwerdeführerin aus, die EAHC habe miserable Arbeitsstandards offenbart. Einen sehr umfangreichen Antrag auf der Grundlage eines einzelnen Feldes auszuschließen, das einer mangelhaften Plausibilitätsprüfung unterlag, entspreche einem Mangel an der gebotenen Sorgfalt oder einer groben Fahrlässigkeit. Die EAHC habe die Möglichkeit eines offensichtlichen Schreibfehlers nicht berücksichtigt, obwohl dies in den geltenden Vorschriften vorgesehen sei.

16. Der Beschwerdeführerin zufolge käme die Einplanung von nur fünf Arbeitstagen für eine Bearbeitung von 257 Anträgen einem Organisationsverschulden gleich. Die Beschwerdeführerin habe den Verweis der EAHC auf die gleiche Behandlung aller Antragsteller zur Kenntnis genommen. Aus ihrer Sicht werde dabei aber übersehen, dass Vorschläge, die mit Einrichtungen in zehn Ländern abgesprochen werden müssen, einen enormen Arbeitsaufwand erfordern, und dies vor dem Hintergrund eines Ärztemangels. Daraus folge, dass Antragsteller einen Anspruch auf eine angemessene Beurteilung ihrer Vorschläge haben, was die EAHC nicht gewährleistet habe.

17. Die Beschwerdeführerin wies ferner darauf hin, dass die EAHC einräumte, die Konferenz sei für den korrekten Zeitraum geplant gewesen. Die Entscheidung sei daher falsch. Die EAHC habe sich weder entschuldigt noch eine Korrektur ihres Fehlers in Betracht gezogen. Aus der Sicht der Beschwerdeführerin habe die EAHC einen offensichtlichen Schreibfehler als Alibi benutzt, um ihren Vorschlag abzulehnen, obwohl die vorgeschlagene Konferenz Unterstützung verdient hätte. Mit ihrer Stellungnahme habe die EAHC versucht, ihren eigenen Fehler klein zu reden. Dies sei schädlich für die europäische Idee.

18. Mit dem Schreiben des Bürgerbeauftragten an die EAHC, in dem er eine Einsicht in die Akte der EAHC durch seine Dienststelle ankündigte, bat er den Direktor der EAHC um Einsicht in die Akte der Beschwerdeführerin sowie in die Akten der anderen Antragsteller, deren Vorschläge von der EAHC mit der Begründung abgelehnt wurden, der Konferenztermin liege nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens.

19. Im Rahmen der Akteneinsicht wies die EAHC darauf hin, dass die Anmerkungen der Beschwerdeführerin zu ihrer Stellungnahme einige faktische Ungenauigkeiten enthielten. Zunächst sei die Behauptung der Beschwerdeführerin, die Bewertung der Vorschläge habe innerhalb von nur fünf Tagen stattgefunden, eindeutig nicht zutreffend. Wie aus einem während der Akteneinsicht vorgelegten Ablaufdiagramm hervorgehe, habe allein die Prüfung der Zulassungskriterien („analysis of exclusion criteria“) fünf Tage gedauert, während die Bewertung der Vorschläge anhand der Vergabekriterien weitere zehn Tage in Anspruch genommen habe. Zweitens wies die EAHC darauf hin, dass die Bemerkung der Beschwerdeführerin, die Antragsteller hätten sich vor der Einreichung ihres Vorschlags mit Personen aus zehn Ländern absprechen müssen, entweder irreführend oder inkorrekt ist, da es im Falle der Kofinanzierung eines Vorschlags nur einen einzigen Empfänger gebe. Stattdessen habe eine der Anforderungen darin bestanden, dass Personen aus zehn Ländern an der vorgeschlagenen Konferenz teilnehmen müssen.

20. Die EAHC erklärte, dass sie ihre Verfahren regelmäßig überprüfe, und fügte hinzu, dass dies durch Fragebögen und das Feedback von den Antragstellern erleichtert würde. Um ähnliche Probleme wie die der Beschwerdeführerin in Zukunft vermeiden zu können, habe die EAHC bestimmte Änderungen vorgenommen. Der Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen 2010 sehe vor, dass die förderfähigen Projekte im Jahre 2011 stattfinden müssen, und diese Jahresangabe sei in dem elektronischen Antragsformular bereits erfasst worden. Die Antragsteller müssten daher nur noch den Tag und den Monat der Konferenz hinzufügen. Das Antragsformular für den Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen 2010 sehe außerdem eine von Hand auszufüllende erweiterte obligatorische Prüfliste vor, zu der folgender Punkt gehöre: „The conference is scheduled to take place in 2011”.

21. Die EAHC legte ebenfalls weitere Einzelheiten zur Organisation des Auswahlverfahrens dar. So wies sie darauf hin, dass es im Interesse der Antragsteller ist, so schnell wie möglich über eine Entscheidung unterrichtet zu werden. Würde den Antragstellern zusätzliche Zeit eingeräumt, um Fehler oder Versäumnisse zu korrigieren, würde dies zu Verzögerungen bei den Entscheidungen über alle anderen Anträge, die keine solchen Fehler oder Versäumnisse aufwiesen, führen. Die EAHC führte weiter aus, dass in Bezug auf den Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen 2009 insgesamt drei Konferenzvorschläge, darunter der Vorschlag der Beschwerdeführerin, ausgeschlossen wurden, weil der angegebene Zeitpunkt der Konferenz außerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens lag. Den Vertretern des Bürgerbeauftragten wurde eine Tabelle (mit dem Titel „Overview of proposals that are out at screening“) vorgelegt, in der alle im Rahmen des Aufrufs zur Einreichung von Vorschlägen 2009 eingereichten Vorschläge aufgelistet waren, die als unzulässig ausgeschlossen wurden. In dieser Liste waren die vorgenannten drei Konferenzvorschläge als ausgeschlossen aufgeführt, darunter der Vorschlag der Beschwerdeführerin.

22. Die Einsicht in die Akte der EAHC[8] ergab, dass im Falle der beiden anderen Konferenzvorschläge, die die EAHC mit der Begründung ausgeschlossen hatte, dass der Konferenzzeitpunkt nicht innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens lag, die Antragsteller das Ergebnis der EAHC nicht angefochten hatten. Die Akteneinsicht ergab ferner, dass die EAHC die Beschwerdeführerin mit Schreiben vom 21. August 2009 über den Ausschluss ihres Vorschlags unterrichtete. Dieses Schreiben wurde auch dem gesetzlichen Vertreter der Beschwerdeführerin am 24. August 2009 per E-Mail übermittelt. Am 9. September 2009 informierte die Beschwerdeführerin die EAHC, dass der auf dem Antragsformular angegebene Konferenzzeitpunkt falsch ist.

23. In ihren Anmerkungen zu dem Bericht über die Akteneinsicht vertrat die Beschwerdeführerin die Ansicht, die Ergebnisse der Untersuchung bestätigten ihre Einschätzung, die EAHC habe ihren Antrag nicht nach den Regeln einer guten Verwaltungspraxis bearbeitet. Nach Darstellung der Beschwerdeführerin bestätigten die in dem Bericht beschriebenen Meinungen außerdem, dass diese fehlerhafte Praxis auch weiterhin existiert. In Bezug auf die faktischen Ungenauigkeiten, auf die die EAHC im Verlauf der Akteneinsicht hingewiesen hatte, führte die Beschwerdeführerin aus, die fünftägige Bearbeitung aller Anträge habe der EAHC ausgereicht, um ihren Vorschlag abzulehnen. Dennoch sehe es so aus, als sei der Vorschlag nicht gelesen worden. Was die Einbeziehung von Partnern aus anderen Ländern anbelangt, verwies die Beschwerdeführerin auf den „Conference Guide“ der EAHC. Darin hieße es: „[t]he conference should have a wide-European Union dimension, with participants of representations from 10 or more countries participating in the second Health. As public health practices and policies differ considerably between EU Member States, conferences funded within the EU second Health Programme should take account of this geographical, cultural and social diversity. A sufficient number of organisations from different EU Member States and candidate countries should be involved in the conference depending on the scope, objectives and target group of the conference.” Vor diesem Hintergrund brachte die Beschwerdeführerin ihre Hoffnung zum Ausdruck, dass die Erklärung der EAHC, wonach eine Beteiligung von Vertretern aus zehn oder mehr Ländern keine vorherigen Absprachen benötigt, nicht guten Verwaltungsstandards entspricht.

24. Die Beschwerdeführerin führte weiterhin aus, die Entscheidung sei erst am 21. August 2009 versandt worden. Die Erklärung der EAHC, Entscheidungen müssten so schnell wie möglich getroffen werden, müsse in diesem Kontext gesehen werden. Die Beschwerdeführerin blieb darüber hinaus bei ihrer Behauptung, die EAHC habe bei der Übermittlung der Entscheidung die Eintragungen auf dem Antragsformular bezüglich der Kontaktperson ignoriert. Die Beschwerdeführerin fügte außerdem eine Kopie der letzten Seite des Antragsformulars bei und wiederholte ihre Ansicht, es sei ihr unverständlich, warum ein Pflichtfeld, das zur Ablehnung ihres Vorschlags führte, nicht automatisch auf Plausibilität kontrolliert werde. Abschließend führte die Beschwerdeführerin aus, die EAHC habe über anderthalb Jahre nichts unternommen, um den verursachten Schaden auszugleichen.

Die Bewertung des Bürgerbeauftragten

25. Zur Stützung ihrer Vorwürfe sprach die Beschwerdeführerin eine Reihe spezifischer Aspekte in Bezug auf die Bearbeitung ihres Vorschlags durch die EAHC an. Für den Bürgerbeauftragten ist es daher angezeigt, jeden einzelnen dieser Aspekte nacheinander zu analysieren.

26. Zu dem Vorwurf der Beschwerdeführerin, das Pflichtfeld für die Eintragung des Konferenzzeitpunkts habe keiner automatischen Plausibilitätskontrolle unterlegen, erklärte die EAHC, eine solche Kontrolle habe stattgefunden, aber mit Ausnahme des Finanzierungsplans sei nur geprüft worden, ob überhaupt ein Inhalt vorhanden war. Dies wird durch die Information erhärtet, die im Abschnitt zur Validierung auf dem Antragsformular erscheint und dem Bürgerbeauftragten von der Beschwerdeführerin vorgelegt wurde. Dieser Abschnitt enthält folgende Information: „Please click on the validation button to check whether the mandatory fields in the application form have been filled in. After validation, you will still be able to modify the data.“ Der Vorwurf der Beschwerdeführerin in Bezug auf die automatische Plausibilitätskontrolle ist daher unbegründet.

27. In der Frage, ob die EAHC ihre Entscheidung dem Vertreter übermittelte, den die Beschwerdeführerin zu diesem Zweck angegeben hatte, ist unbestritten, dass die EAHC ihre Entscheidung dem gesetzlichen Vertreter der Beschwerdeführerin übermittelt hat. Die EAHC führte aus, dass die Entscheidung über die Ablehnung eines Vorschlags an die Person, die als gesetzlicher Vertreter einen Vorschlag im Namen einer Organisation einreicht, übermittelt werden sollte. Demgegenüber werde die in den Anträgen angegebene Kontaktperson lediglich bei Fragen von minderer Bedeutung kontaktiert. Gemäß dem Aufruf für die Einreichung von Vorschlägen 2010 ist es die Kontaktperson, die „effectively manages the preparation, implementation and follow-up of the conference“. Die Rolle des gesetzlichen Vertreters wird wie folgt beschrieben: „This person is a legal representative of the organisation and is empowered to sign grant agreements.“

28. Der Bürgerbeauftragte vertritt die Auffassung, dass vor diesem Hintergrund die von der EAHC genannten Gründe, warum sie ihre Entscheidung dem gesetzlichen Vertreter der Beschwerdeführerin übermittelt hat, plausibel sind. Gleichzeitig stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die von der EAHC den Antragstellern zur Verfügung gestellte Information nicht geeignet zu sein scheint, diesen eine genaue Vorstellung zu geben, an wen eine Entscheidung über den Ausschluss eines Vorschlages übermittelt werden wird. Dabei ist diese Information für die Antragsteller mit Sicherheit wichtig. Der Bürgerbeauftragte wird daher nachstehend eine weitere Anmerkung dazu machen.

29. Was die Kommunikationswege zur Information der Beschwerdeführerin über den Ausschluss ihres Vorschlags anbelangt, so übermittelte die EAHC der Beschwerdeführerin ihre Entscheidung mit Schreiben vom 21. August 2009 und E-Mail am 24. August 2009. Die Beschwerdeführerin beklagte nicht die Tatsache, dass die EAHC ihre Entscheidung drei Tage nach Versendung auf dem Postweg per E-Mail übermittelte, sondern vertrat die Ansicht, die EAHC habe den langsamsten Kommunikationsweg gewählt. Da die EAHC die Beschwerdeführerin aber sowohl auf dem Postweg als auch per E-Mail unterrichtete, ist das diesbezügliche Argument der Beschwerdeführerin nicht stichhaltig.

30. In Bezug auf den Grund für den Ausschluss des Konferenzvorschlags der Beschwerdeführerin geht aus dem von der EAHC vorgelegten Auszug aus dem „Guide for applicants“ klar hervor, dass die Antragsteller über die schrittweise Prüfung der Vorschläge auf ihre Vereinbarkeit mit den jeweiligen Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien informiert waren. Dass für die Zulassung eines Vorschlags die Konferenz in dem im Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen vorgesehenen Zeitraum stattfinden müsse, ist zwischen den Parteien unbestritten, ebenso wie die Tatsache, dass auf dem Antragsformular ein Feld für die Eintragung des Konferenzzeitpunkts vorgesehen war. Vor diesem Hintergrund mussten die Antragsteller damit rechnen, dass in der Phase der Zulassungsprüfung die EAHC den Vorschlag nicht in seiner Gesamtheit prüft. Insofern als sich die Beschwerdeführerin auf diese erste Phase des Auswahlverfahrens bezieht, ist ihre Kritik, die EAHC habe ihren Vorschlag nicht einmal gelesen, nicht überzeugend.

31. Darüber hinaus ist unbestritten, dass der von der Beschwerdeführerin in dem dafür vorgesehenen Pflichtfeld angegebene Konferenzzeitpunkt nicht innerhalb des in dem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen vorgesehenen Zeitrahmens lag. In diesem Feld hatte die Beschwerdeführerin „09-09-2009“ angegeben, während die Konferenz in Wirklichkeit am 9. September 2010 stattfinden sollte. Aus der Sicht der Beschwerdeführerin sei die in diesem Feld von ihr gegebene Information über den Konferenzzeitpunkt allerdings mit einem offensichtlichen Schreibfehler behaftet gewesen, da das korrekte Datum für die vorgeschlagene Konferenz aus dem Inhalt des Vorschlags hervorgegangen sei.

32. In Abschnitt 2 Ziffer 2 der Allgemeinen Grundsätze, Auswahl-, Vergabe- und sonstigen Kriterien (Anhang II des Arbeitsplans 2009) heißt es: „Von der Teilnahme … ausgeschlossen werden Vorschläge, die … Formvorschriften nicht entsprechen; ausgenommen sind offensichtliche Schreibfehler im Sinne des Artikel 178 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen“. Nach Artikel 178 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen kann der Bewertungsausschuss den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder um Erläuterungen für die zusammen mit dem Antrag eingereichten Unterlagen ersuchen, insbesondere wenn diese offensichtliche Fehler enthalten. In keiner diesen Bestimmungen wird näher erläutert, was unter einem offensichtlichen Schreibfehler zu verstehen ist.

33. Aus der Sicht des Bürgerbeauftragten wäre von einem offensichtlichen Schreibfehler auszugehen, wenn ein Vorschlag eine völlig unplausible Information über den Konferenzzeitpunkt enthalten würde. Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn der angegebene Zeitpunkt für die Konferenz in der Vergangenheit liegen würde. Dies war aber für den von der Beschwerdeführerin in dem entsprechenden Feld angegebenen Konferenzzeitpunkt nicht der Fall. Die Frist für die Einreichung von Anträgen war auf den 20. Mai 2009 festgesetzt, und laut dem Vorschlag der Beschwerdeführerin sollte die fragliche Konferenz im September 2009 stattfinden. Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte zur Auffassung, dass für sich betrachtet die in dem betreffenden Feld gegebene Information nicht dergestalt war, dass die EAHC auf einen offensichtlichen Schreibfehler schließen musste.

34. Allerdings fällt es dem Bürgerbeauftragten schwer zu akzeptieren, dass die Information wie die über den Konferenzzeitpunkt, die in einem numerischen Feld eingegeben wird, für sich genommen zu einem mehr oder weniger automatischen Ausschluss eines Vorschlags führt. Aus dem Vorschlag der Beschwerdeführerin und der Beschreibung der verschiedenen Aspekte der vorgeschlagenen Konferenz geht ohne weiteres hervor, dass die Erarbeitung dieses viele Seiten umfassenden Vorschlags sowohl arbeitsintensiv als auch zeitaufwändig gewesen sein muss. Hinzu kommt, dass an diesen Konferenzen Teilnehmer aus mindestens zehn Ländern beteiligt werden mussten. Somit ist klar, dass die Vorbereitung eines Vorschlags für eine solche Konferenz eine erhebliche Anstrengung von Seiten des Veranstalters erfordert hat. Es ist daher nicht offensichtlich, warum ein Antragsteller so viel Zeit und Mittel in die Ausarbeitung eines Vorschlags für eine Konferenz investieren sollte, die außerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens stattfinden soll.

35. Unter diesen Umständen hätte die EAHC die Richtigkeit der von der Beschwerdeführerin in dem fraglichen Feld angegebenen Informationen anzweifeln sollen. Der Bürgerbeauftragte teilt die Auffassung, es habe von der EAHC nicht erwartet werden können, dass sie in der Phase der Zulassungsprüfung den Vorschlag in seiner Gesamtheit prüft. Dennoch hätte die EAHC leicht überprüfen können, ob das in dem Pflichtfeld angegebene Datum tatsächlich der für die Konferenz beabsichtigte Zeitpunkt ist. Ferner stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Antragsteller mit ihrem Antrag einen Entwurf für ein Konferenzprogramm vorlegen mussten. Ein solches Programm lag dem Antrag der Beschwerdeführerin bei, und daraus ging hervor, dass die Konferenz im September 2010 stattfinden sollte. Hätte die EAHC einen Blick auf dieses Dokument geworfen, hätte sie festgestellt, dass der in dem Programmentwurf angegebene Zeitpunkt für die Konferenz von dem in dem Pflichtfeld angegebenen abwich. Sie hätte des Weiteren festgestellt, dass der in dem Programmentwurf angegebene Zeitpunkt innerhalb des im Aufruf vorgesehenen Zeitrahmens lag.

36. In Abschnitt VI Ziffer 2 des Aufrufs für die Einreichung von Vorschlägen für Konferenzen heißt es: „The awarding authority may request at any time clarification on the contents of the application documents submitted“. Dieselbe Bestimmung sieht vor, dass Antragsteller zusätzliche Auskünfte innerhalb von fünf Arbeitstagen erteilen müssen. Hätte die EAHC die vorstehend beschriebene einfache Gegenprobe gemacht und dabei die Diskrepanz bezüglich des Konferenzzeitpunkts festgestellt, hätte sie die Beschwerdeführerin um weitere Auskünfte bitten können, ohne unzumutbare Verzögerungen im Auswahlverfahren hinnehmen zu müssen. In diesem Zusammenhang ist das Argument der EAHC, mit der Unterzeichnung der „Declaration of Honour“ habe die Beschwerdeführerin die Verantwortung für die Richtigkeit ihrer Informationen übernommen, nicht überzeugend. Überdies geht aus den Darlegungen der EAHC hervor, dass sich nur bei zwei weiteren Vorschlägen dasselbe Problem stellte wie bei der Beschwerdeführerin. Es wäre daher für die EAHC umso mehr angezeigt gewesen, andere Teile dieser Vorschläge kurz zu überprüfen, insbesondere die beigefügten Entwürfe der Konferenzprogramme. Der Bürgerbeauftragte vertritt daher die Auffassung, dass das Versäumnis der EAHC, die ihr zur Verfügung stehende Möglichkeit einer einfachen und schnellen Nachprüfung der Richtigkeit der in dem Feld für den Konferenzzeitpunkt angegebenen Information zu nutzen, nicht in Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltungspraxis steht.

37. In Bezug auf Rechtsmittel und Beschwerdeverfahren gegen die Entscheidung über den Ausschluss des Vorschlags der Beschwerdeführerin führte die EAHC in ihrer Stellungnahme verschiedene Möglichkeiten auf, die der Beschwerdeführerin zur Verfügung standen. Die Beschwerdeführerin hat den diesbezüglichen Ausführungen der EAHC nicht widersprochen. Der Bürgerbeauftragte vertritt daher den Standpunkt, dass die EAHC der Beschwerdeführerin mögliche Rechtsmittel und Beschwerdeverfahren eingeräumt hat.

38. Allerdings wäre es hilfreich gewesen, wenn die EAHC die Beschwerdeführerin über das Bestehen dieser Verfahren informiert hätte. In diesem Zusammenhang erinnert der Bürgerbeauftragte an Artikel 19 Absatz 1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis: „Eine Entscheidung des Organs, die sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe der Möglichkeiten, Berufung gegen die Entscheidung einzulegen. Angegeben werden insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Institutionen, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.“ Der Bürgerbeauftragte wird daher nachstehend diesen Aspekt in seiner weiteren Anmerkung aufgreifen.

39. Im Verlauf der Untersuchung zu dieser Beschwerde stellte der Bürgerbeauftragte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der EAHC fest. Stellt der Bürgerbeauftragte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest, so unterbreitet er nach Möglichkeit einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung oder richtet einen Empfehlungsentwurf an das betreffende Organ. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Missstand in der Verwaltungstätigkeit, der Gegenstand dieser Entscheidung ist, die Bearbeitung des Vorschlags der Beschwerdeführerin im Rahmen des Aufrufs für die Einreichung von Vorschlägen 2009 durch die EAHC betrifft. Das Bewertungsverfahren für diesen Aufruf ist inzwischen abgeschlossen und die co-finanzierten Konferenzen sollten bis spätestens Ende 2010 stattfinden. Daraus folgt, dass es der EAHC nicht möglich wäre, den hier festgestellten Missstand in der Verwaltungstätigkeit dadurch zu beheben, dass sie der Forderung der Beschwerdeführerin nachkommt. Der Bürgerbeauftragte könnte im Rahmen eines Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung oder eines Empfehlungsentwurfs die EAHC auffordern, sich für den bei ihr aufgetretenen Missstand in der Verwaltungstätigkeit bei der Beschwerdeführerin zu entschuldigen. Allerdings hält es der Bürgerbeauftragte mit Blick auf die Forderung der Beschwerdeführerin, die keine Entschuldigung anstrebt, für sinnvoller, eine kritische Anmerkung zu diesem Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu machen. Während sich seine kritische Anmerkung auf Ereignisse in der Vergangenheit bezieht, begrüßt er die von der EAHC unternommenen Schritte im Zusammenhang mit dem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen 2010. Da auf dem Antragsformular das Jahr, in dem die Konferenzen stattfinden sollen, bereits erfasst ist und eine erweiterte vom Antragsteller auszufüllende Prüfliste vorgesehen ist, scheint sich das Problem, das sich der Beschwerdeführerin stellte, künftig nicht wiederholen zu können. Die Antwort der EAHC auf diese Anmerkung wird der Bürgerbeauftragte in seiner jährlichen Bewertung der Reaktionen der Organe und Einrichtungen auf seine Schlussfolgerungen berücksichtigen.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden kritischen Anmerkung ab:

Nach den Grundsätzen einer guten Verwaltungspraxis hätte die EAHC die Richtigkeit der in dem Feld für den Konferenzzeitpunkt angegebenen Information nachprüfen und berücksichtigen müssen, dass der Vorschlag der Beschwerdeführerin einen Schreibfehler enthielt, zu dem die Antragstellerin um Erläuterungen hätte ersucht werden sollen.

Die Beschwerdeführerin und die EAHC werden über diese Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Weitere Anmerkung

Bei künftigen Aufrufen zur Einreichung von Vorschlägen könnte die EAHC in Betracht ziehen, den Antragstellern genaue Informationen über die Fälle, in denen sie Kontakt mit deren gesetzlichem Vertreter bzw. deren Kontaktperson aufnehmen wird, zur Verfügung zu stellen. Ferner könnte die EAHC in Betracht ziehen, in Entscheidungen über den Ausschluss von Vorschlägen die Antragsteller über mögliche Rechtsmittel oder Beschwerdeverfahren zu informieren.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 4. August 2011

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[1] Der Aufruf zur Einreichung von Anträgen 2009 wurde veröffentlicht im ABl. C 47 vom 26.2.2009, S. 14.

[2] Beschluss der Kommission vom 23. Februar 2009 zur Annahme des Arbeitsplans 2009 zur Durchführung des zweiten Aktionsprogramms der Gemeinschaft im Bereich der Gesundheit (2008-2013) und zu den Auswahl-, Vergabe- und sonstigen Kriterien für Finanzhilfen für die Aktionen dieses Programms, ABl. L 53 vom 26.2.2009, S. 41.

[3] Der Verweis der EAHC auf Oktober 2009 sollte sich als Schreibfehler herausstellen. Siehe Randnummer 31.

[4] Siehe Fußnote 2.

[5] Verordnung (EG Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1).

[6] Im Verlauf der Einsicht in die EAHC-Akte durch die Dienststellen des Bürgerbeauftragten wurde diese Zahl später von der EAHC korrigiert (siehe Randnummer 21).

[7] Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates vom 19. Dezember 2002 zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden, ABl. L 11 vom 16.1.2003, S. 1.

[8] Siehe Randnummer 9.