Baggrunden for klagen

1. Klageren deltog i to udvælgelsesprocedurer for ansættelse af EU-ansatte, som blev tilrettelagt af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO).[1] Udvælgelsesprocedurerne blev tilrettelagt med henblik på ansættelse af assistenter og administratorer inden for IKT.

2. Klageren deltog i alle faser af begge udvælgelsesprocedurer. Efterfølgende meddelte EPSO ham, at hans navn ikke var blevet opført på de reservelister, hvorfra EU-institutionerne kan ansætte personale, fordi han ikke havde opnået det krævede antal point i den sidste fase af hver udvælgelsesprocedure.

3. Klageren anmodede EPSO om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse i begge udvælgelsesprocedurer (ved at indgive "anmodninger om fornyet gennemgang"), og EPSO svarede henholdsvis den 12. og den 24. juli 2024. I begge tilfælde afviste EPSO anmodningerne om fornyet gennemgang med angivelse af:

"... udvælgelseskomitéen har nøje gennemgået de point, du har opnået under assessmentcentret, nøje gennemgået evalueringen af dine generelle og specifikke kompetencer og konkluderet, at dine point svarer til din præstation i assessmentcentret.

Udvælgelseskomitéen bekræfter, at der ikke har været nogen fejl i pointgivningsprocessen, at resultaterne i dit kompetencepas er korrekte, og at procedurereglerne for udvælgelsen er blevet behørigt fulgt."

4. Efter modtagelsen af EPSO's svar kontaktede klageren EPSO flere gange og anmodede om yderligere oplysninger om gennemgangen, f.eks. om gennemgangen betød, at der havde fundet en anden evaluering sted, hvordan den var blevet foretaget, om det andet evalueringshold var forskelligt fra det første, og om den anden evaluering blev foretaget uden henvisning til det første.

5. Klageren var utilfreds med EPSO's svar og henvendte sig til Ombudsmanden. Klageren mente navnlig, at EPSO ikke besvarede en række spørgsmål, som han havde stillet.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan EPSO havde behandlet anmodningerne om revision.

7. Da Ombudsmanden fandt, at EPSO ikke i tilstrækkelig grad havde behandlet klagerens bekymringer, anmodede Ombudsmanden EPSO om at give klageren yderligere svar, hvilket den gjorde den 27. januar 2025.

8. Efterfølgende mødtes Ombudsmandens undersøgelsesteam i juli 2025 med EPSO for at drøfte sagen.

Klagerens argumenter

9. Klageren anførte, at EPSO sendte ham det samme svar på begge anmodninger om fornyet gennemgang. Han udtrykte bekymring over gennemsigtigheden og retfærdigheden i revisionsprocessen. Efter hans opfattelse skulle en anden bedømmelse foretages uafhængigt og ikke af den samme udvælgelseskomité, som havde foretaget den første bedømmelse. Han hævdede, at enten hans præstation ikke blev revurderet, eller det var utilstrækkeligt revurderet.

10. Klageren hævdede, at der var en modsigelse mellem de svar, han modtog på hans anmodninger om fornyet gennemgang, og de yderligere svar, som EPSO sendte ham i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse. Efter hans opfattelse forsøger EPSO at forhindre ansøgerne i at anfægte et resultat.

EPSO's argumenter

11. I de supplerende svar til klageren anførte EPSO i det væsentlige, at ansøgerne i henhold til de generelle regler, der gælder for begge udvælgelsesprocedurer, ikke kunne anfægte gyldigheden af udvælgelseskomitéens vurdering af deres præstationer. De to forskellige udvælgelseskomitéer, der behandlede hans anmodninger om fornyet gennemgang i den respektive udvælgelsesprocedure, var af den opfattelse, at anmodningerne vedrørte pointtildelingen og vurderingen af hans præstationer. Anmodningerne om fornyet undersøgelse blev derfor begge afvist.

12. I sine svar på Ombudsmandens spørgsmål erkendte EPSO, at dets svar til klageren var lidt forvirrende og omfattede "uheldig formulering". I realiteten var der ikke foretaget nogen anden evaluering af klagerens resultater i de to udvælgelsesprocedurer. Dette skyldtes, at klageren i begge sine anmodninger om fornyet undersøgelse ikke havde påpeget nogen konkret fejl i vurderingerne, men blot henvist til sin egen personlige overbevisning. I mangel af beviser, der tyder på en åbenbar fejl, begrænser udvælgelseskomitéerne deres kontrol og genovervejer ikke gyldigheden af deres vurdering. Ved behandlingen af klagerens anmodninger undersøgte udvælgelseskomitéerne kun, om der havde været væsentlige uregelmæssigheder i den måde, hvorpå ansøgeren havde fået point, dvs. om der havde været fejl i registreringen af pointene i IT-systemet. EPSO tilføjede, at hvis klageren havde fremlagt klare beviser for, at udvælgelseskomitéerne havde begået en åbenbar fejl, ville udvælgelseskomitéerne have gennemgået deres vurderinger på dette grundlag.

13. EPSO forklarede, at alle anmodninger om gennemgang samles i én Excel-fil, der indeholder en beslutningstabel. I denne tabel angiver de medlemmer af udvælgelseskomitéen, der analyserer hver anmodning, deres afgørelse og begrundelsen herfor, og om anmodningen bør modtage et standardsvar eller et skræddersyet svar. EPSO har et særligt team, der behandler anmodninger om gennemgang, og som yder administrativ støtte til udvælgelseskomitéerne og fungerer som en "grænseflade" mellem udvælgelseskomitéerne og EPSO's operationelle teams med ansvar for et specifikt aspekt af en klage.

14. EPSO anførte, at udvælgelseskomitéerne i forbindelse med anmodninger om prøvelse ikke efterprøver retlige argumenter. Der foretages en fuldstændig retlig prøvelse efter en administrativ klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Formålet med en anmodning om fornyet gennemgang er at give udvælgelseskomitéerne mulighed for at rette eventuelle fejl [2].

Ombudsmandens vurdering

15. Ombudsmanden fandt, at der var uoverensstemmelser mellem det første sæt svar, som klageren modtog på hans anmodninger om fornyet gennemgang, og de svar, han efterfølgende modtog fra EPSO i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse. Mens det klart fremgik af det første sæt svar, at der havde fundet en fornyet undersøgelse sted, fremgik det af det andet sæt svar, at dette ikke var tilfældet.

16. På grundlag af de forklaringer, som EPSO gav i løbet af undersøgelsen, ser det ud til, at de svar, der oprindeligt blev sendt til klageren, indeholdt oplysninger, der var ukorrekte og ikke blot lidt forvirrende. Dette fik klageren til at tro, at hans resultater var blevet revurderet, mens der ikke havde fundet nogen substansrevisioner sted.

17. Da klageren efterfølgende kontaktede EPSO med en række spørgsmål om, hvordan gennemgangene blev gennemført i praksis, korrigerede EPSO ikke de vildledende oplysninger, som EPSO oprindeligt havde givet klageren. Det var først i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, at det blev klart, hvordan EPSO havde behandlet klagerens anmodninger om fornyet gennemgang, navnlig at udvælgelseskomitéerne havde afvist dem og på hvilket grundlag.

18. I løbet af undersøgelsen har EPSO givet rimelige forklaringer på, hvordan udvælgelseskomitéerne behandler anmodninger om gennemgang, navnlig at udvælgelseskomitéerne vil kræve dokumentation for en åbenbar fejl for at kunne foretage en grundig gennemgang af en ansøgers præstationer. Udvælgelseskomitéerne fulgte denne tilgang, når de behandlede klagerens anmodninger, idet de fandt, at scoren i én test ikke forudsiger præstationen i en anden test, og at en forskel i score mellem testene, som klageren hævder som grundlag for en gennemgang, derfor ikke udgør bevis for en åbenbar fejl. 

19. Med hensyn til formuleringen af svarene på klagerens anmodninger om fornyet behandling har Ombudsmanden imidlertid konsekvent konstateret [3], at EPSO har pligt til at give ansøgerne klare, nøjagtige og fuldstændige oplysninger i forbindelse med de udvælgelsesprocedurer, det tilrettelægger. Dette gælder også for anmodninger om fornyet prøvelse, som er den klagemekanisme, der er til rådighed for ansøgere til at anfægte en afgørelse truffet af udvælgelseskomitéen.

20. De oprindelige svar, der blev sendt til klageren, og som indeholdt ukorrekte oplysninger, var baseret på en standardformular til svar, der blev sendt til alle ansøgere, hvis anmodninger om fornyet gennemgang blev afvist. Det betyder, at alle ansøgere, hvis anmodninger ikke førte til en substansrevision i praksis, modtog ukorrekte oplysninger, hvilket kan have fået dem til at tro, at deres præstationer var blevet revurderet.

21. Selv om der er meget gode grunde for administrationerne til at anvende skabeloner og standardformuleringer, når de besvarer forskellige typer anmodninger, skal oplysningerne i sådanne standardsvar være nøjagtige og give de korrekte begrundelser for administrationens beslutninger. EPSO bør gennemgå de standardsvar, det anvender, for at sikre, at ansøgerne modtager klare, nøjagtige og fuldstændige svar på deres anmodninger om gennemgang. Dette er afgørende for at sikre, at anmodningen om prøvelse fungerer som en effektiv og troværdig klagemekanisme.

22. Da EPSO i løbet af undersøgelsen nu har præciseret, hvordan det behandlede klagerens anmodninger om fornyet behandling, mener Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden vil imidlertid fremsætte et forslag til forbedring med henblik på at løse ovennævnte kommunikationsproblem.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse har EPSO i sidste ende præciseret, hvordan det behandlede klagerens anmodninger om fornyet behandling. Der er derfor ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

EPSO bør sikre, at ansøgere, der har indgivet en anmodning om fornyet gennemgang, fremover modtager et klart, præcist og fuldstændigt svar, der oplyser dem om, hvorvidt udvælgelseskomitéen har gennemgået deres præstationer, og i benægtende fald begrundelsen herfor.

Teresa Anjinho
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 7. november 2025

[1] https://eu-careers.europa.eu/da/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] I 2022 besluttede EPSO at præcisere reglerne for anmodning om revision for at gøre det klart for ansøgerne, at der findes forskellige procedurer til forskellige formål. Derfor blev den respektive ordlyd af meddelelserne om udvælgelsesprøver gennemgået på daværende tidspunkt.

[3] Se f.eks. Ombudsmandens afgørelse i sag OI/1/2023/VS, der findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990