Souvislosti stížnosti

1. Dne 15. února 2017 podal stěžovatel jménem belgické nevládní organizace Evropské obranné agentuře (EDA) žádost o přístup veřejnosti k těmto dokumentům podle nařízení č. 1049/2001 [1]: „seznam schůzek úředníků a/nebo zástupců Evropské obranné agentury a zástupců jednotlivých společností, včetně lobbistických poradenských společností a advokátních kanceláří a/nebo průmyslových sdružení, na nichž se projednávala nadcházející přípravná akce týkající se obranného výzkumu a Evropský program obranného výzkumu; zápisy a další zprávy z těchto zasedání; veškerá korespondence (včetně e-mailů) mezi úředníky EDA a/nebo zástupci a zástupci jednotlivých společností (včetně lobbistických poradenských společností a advokátních kanceláří) a/nebo průmyslových sdružení, v nichž byla řešena palestinská samospráva v oblasti obranného výzkumu a EDRP“; a „seznam pozvaných na výroční konferenci Evropské obranné agentury v roce 2016 a organizací/institucí/společností, které tito pozvaní zastupují“.

2. Stěžovatel neobdržel žádnou odpověď, a proto dne 9. března 2017 zaslal EDA dopis, v němž jí svou žádost připomněl. Poté, co stěžovatel stále neobdržel žádnou odpověď, podal dne 13. března 2017 žádost o přezkum, tzv. „potvrzující žádost“.  Stěžovatel v odpovědi nic neslyšel.

3. Stěžovatel se dne 28. dubna 2017 obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Šetření

4. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se toho, že Evropská obranná agentura neodpověděla na žádost stěžovatele o přístup veřejnosti k dokumentům o lobbování v rámci přípravné akce v oblasti obranného výzkumu (PADR) a Evropského programu obranného výzkumu (EDRP). Zatímco šetření probíhalo, agentura EDA stěžovateli odpověděla a poskytla částečný přístup k požadovaným dokumentům. Veřejná ochránkyně práv poté přezkoumala, jak agentura EDA vyřizuje žádost stěžovatele o přístup veřejnosti k dokumentům.

5. V průběhu svého šetření vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv nahlédl do spisů Evropské obranné agentury a uspořádal setkání se zástupci Evropské obranné agentury týkající se vyřizování žádosti stěžovatele. Vyšetřovací tým zkontroloval úpravy provedené v dokumentech, k nimž byl poskytnut částečný přístup, a prozkoumal možnosti řešení této záležitosti. Vyšetřovací tým rovněž přezkoumal systémy a postupy potřebné k zajištění řádného provádění nařízení č. 1049/2001 ze strany Evropské obranné agentury.

Žádost stěžovatele o přístup veřejnosti k dokumentům

Posouzení veřejného ochránce práv

6. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že stěžovatel podal žádost v návaznosti na upomínku Evropské obranné agentuře a poté podal žádost o přezkum, tzv. „potvrzující žádost“. V žádném okamžiku neobdržel odpověď od EDA. Evropská obranná agentura proto nedodržela nařízení č. 1049/2001, které stanoví lhůtu 15 pracovních dnů, během níž musí být přístup k dokumentu buď poskytnut (zcela nebo částečně), nebo odepřen. Odmítnutí poskytnout přístup veřejnosti musí být poskytnuto písemně a musí být odůvodněno.[2] Evropská obranná agentura neprodloužila lhůtu, kterou měla k dispozici, což je příležitost, která existuje v případě velkého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů. V takovém případě má orgán možnost prodloužit lhůtu o dalších 15 pracovních dnů za předpokladu, že je žadateli poskytnuto přiměřené odůvodnění a včasné oznámení [3].

7. Po zásahu veřejné ochránkyně práv odpověděla EDA na žádost stěžovatele dne 12. července 2017. Evropská obranná agentura ve své odpovědi poskytla částečný přístup veřejnosti k požadovaným dokumentům a poskytla stěžovateli dokumenty uvedené v první, druhé a čtvrté části jeho žádosti. Pokud jde o třetí část žádosti stěžovatele, agentura EDA shledala, že se týká velkého počtu dokumentů, jejichž určení by pro agenturu EDA představovalo nadměrnou administrativní zátěž, neboť by vyžadovalo individuální prověření korespondence agentury EDA týkající se daného odvětví příslušnými zaměstnanci. V důsledku toho agentura EDA požádala stěžovatele, aby tuto část žádosti objasnil, a to nejprve dne 12. července 2017 a poté, co stěžovatel původně odmítl podat vysvětlení, dne 26. července 2017.  

8. Poté, co stěžovatel původně odmítl vyjasnit rozsah požadovaných dokumentů, učinil tak dne 26. července 2017. Na základě tohoto objasnění agentura EDA identifikovala dokumenty, které se týkaly této revidované třetí části žádosti stěžovatele, a poskytla k nim přístup dne 7. září 2017.  

9. Dne 7. září 2017 stěžovatel poté, co tyto dokumenty obdržel, uvedl, že některé schůzky nebyly do odpovědi agentury EDA zahrnuty. Agentura EDA objasnila, že z dotčených schůzek nebyly pořízeny zápisy, a vysvětlila, že jedno z těchto zasedání bylo neformální, a poznámky o druhém zasedání nebyly agentuře EDA poskytnuty.  

10. V této souvislosti veřejná ochránkyně práv konstatuje, že ačkoli původní nereagování agentury EDA na žádost stěžovatele o přístup veřejnosti k dokumentům představovalo nesprávný úřední postup, agentura EDA v průběhu šetření pokračovala v poskytování přístupu veřejnosti k požadovaným dokumentům v dobré víře.  Agentura EDA dále vyjádřila ochotu spolupracovat se stěžovatelem na vyřešení žádosti. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Evropská obranná agentura případ vyřešila.

Systémy a postupy Evropské obranné agentury pro vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům

Posouzení veřejného ochránce práv

11. V průběhu šetření veřejná ochránkyně práv zjistila, že v době obdržení žádosti stěžovatele o přístup k dokumentům by bylo možné zlepšit systém agentury EDA pro vyřizování těchto žádostí. Neexistoval žádný spolehlivý systém pro zaznamenávání žádostí podaných e-mailem, což vedlo k tomu, že agentura se o žádosti stěžovatele dozvěděla pouze prostřednictvím zásahu veřejného ochránce práv. Potíže s uplatňováním nařízení č. 1049/2001 v rámci Evropské obranné agentury byly způsobeny různými problémy, včetně nedostatku zdrojů. Částečně také souvisela s povahou činnosti EDA, konkrétně s oblastí obrany a bezpečnosti.  Tento kontext, v němž agentura EDA nakládá s citlivými a důvěrnými informacemi, měl významný dopad na nakládání agentury s dokumenty a informacemi.

12. V době inspekce veřejné ochránkyně práv se v rámci agentury stále projednávaly návrhy postupů k provedení nařízení č. 1049/2001. Od začátku šetření veřejné ochránkyně práv však agentura EDA výrazně zlepšila a pokročila ve svém systému vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům. V návaznosti na dobrou spolupráci mezi nejvyšším vedením agentury EDA a vyšetřovacím týmem veřejné ochránkyně práv přijala agentura novou komplexní politiku přístupu k dokumentům, která je stanovena v rozhodnutí 17/15 ze dne 9. listopadu 2017. Kromě toho EDA zahrnula do své výroční zprávy za rok 2017 [4] kapitolu o přístupu k dokumentům, v níž představila tuto novou politiku a popsala práci, která byla v této oblasti vykonána během příslušného roku. Kromě toho EDA podnikla významné kroky ke zvýšení povědomí v rámci agentury o svých povinnostech týkajících se přístupu k dokumentům, mimo jiné prostřednictvím pravidelné odborné přípravy zaměstnanců. Veřejná ochránkyně práv tento pozitivní vývoj vítá a vybízí Evropskou obrannou agenturu, aby se při vyřizování žádostí veřejnosti o přístup k dokumentům i nadále řídila osvědčenými správními postupy.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Veřejná ochránkyně práv případ uzavře v souladu s rozhodnutím Evropské obranné agentury.

Stěžovatel a Evropská obranná agentura budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 4. července 2018

[1] Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise, dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1. 

[2] Článek 7 odst. 1 nařízení č. 1049/2001.

[3] Čl. 7 odst. 3 nařízení č. 1049/2001.

[4] Výroční zpráva Evropské obranné agentury za rok 2017, k dispozici na adrese https://www.eda.europa.eu/docs/default-source/eda-annual-reports/eda-2017-annual-report-final.pdf