Offentligt register över behandling: Insamling av personuppgifter i samband med utdelningen av Europeiska ombudsmannens pris för god förvaltning av Europeiska ombudsmannens kommunikationsenhet

1. Senaste uppdatering av denna post: 26/10/2022

2. Referensnummer: 8/2022

3. Den registeransvariges namn och kontaktuppgifter: Europeiska ombudsmannen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktuppgifter: Kommunikationsenheten, e-post: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Dataskyddsombudets namn och kontaktuppgifter: Francesca Pavesi – biträdande uppgiftsskyddsombud: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Personuppgiftsbiträdets namn och kontaktuppgifter:

Kommunikationsenheten kan ge externa sakkunniga i uppdrag att ta foton och göra ljud- och videoinspelningar av ombudsmannens prisceremonier.

6. Den eller de gemensamt personuppgiftsansvarigas namn och kontaktuppgifter: Ej tillämpligt

7. Syfte(n) med behandlingen:

Europeiska ombudsmannens pris för god förvaltning infördes 2017 och uppmärksammar åtgärder inom EU:s offentliga förvaltning som har en synlig och positiv inverkan på medborgarnas liv, och syftar till att uppmuntra utbyte av goda idéer och god praxis.

Europeiska ombudsmannens främsta mål är att se till att EU:s förvaltning uppfyller högsta möjliga standarder och tjänar allmänintresset. Priset är ett sätt att sprida exempel på det utmärkta arbete som utförts av särskilda EU-tjänstemän till en bredare publik, både för att sprida god praxis inom institutionerna och för att bidra till att överbrygga klyftan mellan medborgarna och EU:s förvaltning.

Ombudsmannen måste behandla personuppgifter för att bedöma nomineringar, organisera ceremonin, genomföra den offentliga omröstningen och bevilja Europeiska ombudsmannens pris för god förvaltning.

8. Beskrivning av kategorierna av registrerade och av kategorierna av personuppgifter:

9. Tidsfrist för lagring av uppgifterna och, om möjligt, för radering:

Alla personuppgifter som anges i punkt 8 ovan lagras på enheten för kommunikation i fem år, varefter de raderas, med vissa undantag som anges i följande punkter.

Bilder och video- och ljudinspelningar av prisceremonier som tillhandahålls av externa uppdragstagare lagras på en gemensam enhet i fem år, varefter de ska raderas.

Vissa bilder och videoinspelningar från prisutdelningen kan visas på ombudsmannens webbplats eller på dennes sociala mediekanaler utan tidsbegränsning för radering.

Namnen på de vinnande projekten (utan personuppgifter) offentliggörs på Europeiska ombudsmannens webbplats utan tidsgräns för radering.

De uppgifter som anses relevanta för kontorets verksamhet ska arkiveras för historiska ändamål.

Personuppgifterna för personer som röstar på sitt favoritprojekt används uteslutande för att säkerställa att ingen kan rösta mer än en gång. Uppgifterna raderas inom två månader efter prisutdelningen.

10. Mottagare av uppgifterna:

Kommunikationsenheten, som samordnar, organiserar och förvaltar offentliga evenemang i enlighet med ombudsmannens strategi.

Direktoratet för administration, som hanterar de ekonomiska och avtalsmässiga aspekterna av offentliga evenemang.

Ombudsmannens kansli, som tillhandahåller talarnas eller deltagarnas namn och kontaktuppgifter.

Den externa rådgivande nämnden, som bistår kommunikationsenheten vid urvalet av projekt till priset.

Videoklippen från prisceremonierna publiceras på ombudsmannens webbplats och YouTube-kanal och sänds direkt på båda webbplatserna. Uppgifterna kan också finnas på ombudsmannens andra sociala mediekanaler, som är allmänt tillgängliga. Bilder på vinnarna publiceras också på ombudsmannens webbplats.

Listan över nominerade delas ut till alla deltagare i prisceremonierna.

Namn, titlar och bilder på de nominerade och vinnarna kan publiceras i ombudsmannens interna nyhetsbrev.

11. Överförs personuppgifter till tredjeländer och/eller internationella organisationer? Ej tillämpligt

12. Allmän beskrivning av säkerhetsåtgärder: Personuppgifter om ombudsmannens personal och om externa registrerade – som samlas in inom ramen för prisutdelningsorganisationen – skyddas genom säkerhetsåtgärder som inrättats av sektorn för informations- och kommunikationsteknik för att bevara integriteten och konfidentialiteten hos institutionens elektroniska egendom.

13. Information om hur de registrerade kan utöva sin rätt till tillgång och rättelse och, i tillämpliga fall, till radering, begränsning och dataportabilitet:

• En registrerad kan utöva sina rättigheter, till exempel genom att begära tillgång till, ratificering eller radering av personuppgifter, genom att skicka ett e-postmeddelande till eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Begäran ska behandlas utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en månad.
• När potentiella deltagare bekräftar sitt deltagande i prisutdelningen, antingen offline eller online, informeras de om att bilder av dem kan tas under evenemanget och användas av ombudsmannens kontor i kommunikationssyfte. Om de har några frågor kan de kontakta kommunikationsenheten via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enheten kommer att försöka tillgodose deras farhågor i möjligaste mån (t.ex. beroende på rummets konfiguration eller genom att mörklägga/täcka deras bild på kollektiva utskriftsskärmar som tagits under digitala ceremonier).

Meddelande om skydd av personuppgifter

om insamling av personuppgifter i samband med att Europeiska ombudsmannens pris för god förvaltning delas ut av kommunikationsenheten vid Europeiska ombudsmannens kontor

I det här meddelandet förklaras vilka personuppgifter Europeiska ombudsmannens kontor samlar in, varför och hur det samlar in, behandlar, använder och lagrar dem. Uttalandet beskriver också hur de registrerade kan utöva sina rättigheter.

Den registeransvarige är Europeiska ombudsmannen.

1. Vilka personuppgifter behandlar Europeiska ombudsmannen?

Vi samlar in personuppgifter som förnamn, efternamn, e-postadress, arbetsgivarens namn och i vissa fall bilder som foton och videoinspelningar samt ljudinspelningar tagna under ceremonin eller tillhandahållna av de nominerade själva.

2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Endast i syfte att samordna, organisera och förvalta Europeiska ombudsmannens utmärkelse för god förvaltning.

3. Vilka är de rättsliga grunderna och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Vi behandlar uppgifter i samband med fullgörandet av Europeiska ombudsmannens uppgifter av allmänt intresse i enlighet med Europeiska ombudsmannens stadga och artiklarna 5.1 a och 5.1 d i förordning 2018/1725.

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannen ansvarar för databehandlingen, som kommunikationsenheterna utför, med hjälp av en extern rådgivande nämnd vid urvalet av projekt för utmärkelsen.

Kommunikationsenheten kan ge externa sakkunniga i uppdrag att ta foton och göra ljud- och videoinspelningar av prisceremonierna.

5. Vem tar emot uppgifterna?

Gruppmedlemmar vid kommunikationsenheten, generalsekretariatet, direktoratet för administration och ombudsmannens kansli, vars arbete kräver att de hanterar personuppgifter i samband med anordnandet av offentliga evenemang.

Videoklippen från prisceremonierna publiceras på ombudsmannens webbplats och YouTube-kanal och sänds direkt på båda webbplatserna. Uppgifterna kan också finnas på ombudsmannens andra sociala mediekanaler, som är allmänt tillgängliga. Bilder på vinnarna publiceras också på ombudsmannens webbplats och/eller i sociala medier.

Förteckningarna över de nominerade offentliggörs på ombudsmannens webbplats och delas ut till alla deltagare i en prisceremoni.

Namn, titlar och bilder på de nominerade och vinnarna kan publiceras i ombudsmannens interna nyhetsbrev.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Följande datafält ska lagras på kommunikationsenhetens enhet i fem år, varefter de ska raderas:

• Namn på nominerade och nominerade personer, medlemmar i den externa rådgivande nämnden, arbetsgivare för nominerade och nominerade personer.
• E-postadresser och telefonnummer till nominerade och nominerade personer samt till ledamöter i den externa rådgivande nämnden.
• De nominerades befattningar och deras roller i de nominerade projekten.
• Befattningar för den externa juryns medlemmar. och
• Kandidaternas och ledamöternas yrkesmässiga prestationer i den externa rådgivande nämnden.

För den offentliga omröstningen kommer vi att behålla väljarnas förnamn, efternamn och e-postadress i högst två månader efter prisutdelningen, bara för att säkerställa att det inte finns flera röster från samma person.

De uppgifter som anses relevanta för kontorets verksamhet ska arkiveras för historiska ändamål.

Bilder och video- och ljudinspelningar av prisceremonier som tillhandahålls av externa uppdragstagare lagras på en gemensam enhet i fem år, varefter de ska raderas. De uppgifter som anses relevanta för kontorets verksamhet ska därefter arkiveras för historiska ändamål.

Namnen på vinnarna och deras priser arkiveras på obestämd tid för historiska ändamål.

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Personuppgifter skyddas genom säkerhetsåtgärder som inrättats av sektorn för informations- och kommunikationsteknik vid ombudsmannens kontor för att bevara integriteten och konfidentialiteten för institutionens elektroniska egendom.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

En registrerad kan utöva sina rättigheter, till exempel genom att begära tillgång till, ratificering eller radering av personuppgifter, genom att skicka ett e-postmeddelande till
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Begäran ska behandlas utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en månad.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Den registrerade kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor till:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Kommunikationsenheten
Europeiska ombudsmannen
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan också kontakta Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu eller

Lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen: edps@edps.europa.eu

Strasbourg den 26 oktober 2022