Înregistrarea publică a activității de prelucrare: Colectarea datelor cu caracter personal în contextul ceremoniei de decernare a Premiului Ombudsmanului European pentru bună administrare de către Unitatea Comunicare din cadrul Biroului Ombudsmanului European

1. Ultima actualizare a acestei înregistrări: 26/10/2022

2. Număr de referință: 8/2022

3. Numele și datele de contact ale operatorului: Ombudsmanul European, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Contact: Unitatea Comunicare, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Numele și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor: Dna Francesca Pavesi - adjunctă a RPD: Dl Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Numele și datele de contact ale persoanei împuternicite de operator:

Unitatea pentru comunicare poate însărcina profesioniști externi să facă fotografii și înregistrări audio și video ale ceremoniilor de decernare a premiilor pentru Ombudsman.

6. Numele și datele de contact ale operatorului (operatorilor) asociat (asociați): Nu se aplică

7. Scopul (scopurile) prelucrării:

Introdus în 2017, Premiul Ombudsmanului European pentru bună administrare recunoaște acțiunile serviciului public al UE care au un impact vizibil și pozitiv asupra vieții cetățenilor și urmărește să încurajeze schimbul de bune idei și practici.

Obiectivul principal al Ombudsmanului European este de a se asigura că administrația UE funcționează la cele mai înalte standarde posibile și servește interesului public. Premiul este o modalitate de a aduce exemple ale activității excelente desfășurate de funcționarii publici specializați ai UE în rândul unui public mai larg, atât pentru a disemina bunele practici în cadrul instituțiilor, cât și pentru a contribui la reducerea decalajului dintre cetățeni și administrația UE.

Ombudsmanul trebuie să prelucreze date cu caracter personal pentru a evalua nominalizările, a organiza ceremonia, a desfășura votul public și a acorda Premiul Ombudsmanului European pentru bună administrare.

8. Descrierea categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal:

9. Termenul pentru păstrarea datelor și, dacă este posibil, pentru ștergere:

Toate datele cu caracter personal enumerate la punctul 8 de mai sus sunt stocate pe unitatea Comunicare timp de cinci ani, după care sunt șterse, cu unele excepții enumerate la punctele următoare.

Imaginile și înregistrările video și audio ale ceremoniilor de decernare a premiilor furnizate de contractanți externi sunt stocate pe o unitate comună timp de cinci ani, după care sunt șterse.

Anumite imagini și înregistrări video ale ceremoniei de decernare a premiului pot apărea pe site-ul Ombudsmanului sau pe canalele sale de comunicare socială, fără limită de timp pentru ștergere.

Numele proiectelor câștigătoare (fără date cu caracter personal) sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului European, fără limită de timp pentru ștergere.

Datele considerate relevante pentru activitățile oficiului sunt arhivate în scopuri istorice.

Datele personale ale persoanelor care votează pentru proiectul lor preferat sunt utilizate exclusiv pentru a se asigura că nimeni nu poate vota mai mult de o dată. Datele vor fi șterse în termen de două luni de la ceremonia de decernare a premiilor.

10. Destinatarii datelor:

Unitatea Comunicare, care coordonează, organizează și gestionează evenimente publice în conformitate cu strategia Ombudsmanului.

Direcția Administrație, care se ocupă de aspectele financiare și contractuale ale evenimentelor publice.

Cabinetul Ombudsmanului, care furnizează numele și datele de contact ale vorbitorilor sau ale participanților.

Comitetul consultativ extern, care asistă Unitatea Comunicare în selectarea proiectelor pentru premiu.

Materialele video ale ceremoniilor de decernare a premiilor sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului și pe canalul YouTube și sunt difuzate în direct pe ambele site-uri. Datele pot apărea, de asemenea, pe alte canale de comunicare socială ale Ombudsmanului, care sunt disponibile publicului. Imaginile câștigătorilor sunt, de asemenea, publicate pe site-ul Ombudsmanului.

Listele nominalizaților la premii sunt distribuite tuturor participanților la ceremoniile de decernare a premiilor.

Numele, titlurile și imaginile nominalizaților la premii și ale câștigătorilor pot fi publicate în buletinul informativ intern al biroului Ombudsmanului.

11. Există transferuri de date cu caracter personal către țări terțe și/sau organizații internaționale?: Nu se aplică

12. Descrierea generală a măsurilor de securitate: Datele cu caracter personal ale personalului Ombudsmanului și ale persoanelor vizate externe – colectate în contextul organizării procedurii de atribuire – sunt protejate prin măsuri de securitate instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor pentru a păstra integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

13. Informații privind modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile de acces și de rectificare și, după caz, de ștergere, restricționare și portabilitate a datelor:

• O persoană vizată își poate exercita drepturile, de exemplu solicitând accesul la datele cu caracter personal, ratificarea sau ștergerea acestora, trimițând un e-mail la adresa eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Cererea este tratată fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună.
• Atunci când confirmă participarea la ceremonia de decernare a premiilor, fie offline, fie online, potențialii participanți sunt informați că imaginile cu ei ar putea fi realizate în timpul evenimentului și utilizate de biroul Ombudsmanului în scopuri de comunicare. În cazul în care au nelămuriri, aceștia pot contacta Unitatea pentru comunicații prin eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Unitatea va încerca să răspundă preocupărilor lor în măsura posibilului (de exemplu, în funcție de configurația sălii sau prin întunecarea/acoperirea imaginii lor pe ecrane imprimate colective realizate în timpul ceremoniilor digitale).

Declarație de confidențialitate

privind colectarea datelor cu caracter personal în contextul ceremoniei de decernare a Premiului Ombudsmanului European pentru bună administrare de către Unitatea Comunicare a Biroului Ombudsmanului European

Prezenta declarație de confidențialitate explică ce date cu caracter personal colectează Oficiul Ombudsmanului European, de ce și cum le colectează, le prelucrează, le utilizează și le stochează. Declarația descrie, de asemenea, modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile.

Operatorul de date este Ombudsmanul European.

1. Ce date cu caracter personal prelucrează Ombudsmanul European?

Colectăm date cu caracter personal, cum ar fi prenumele, numele, adresa de e-mail, numele angajatorului și, în unele cazuri, imagini, cum ar fi fotografii și înregistrări video, precum și înregistrări audio realizate în timpul ceremoniei sau furnizate de candidații înșiși.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Exclusiv în scopul coordonării, organizării și gestionării Premiului Ombudsmanului European pentru bună administrare.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Prelucrăm date în îndeplinirea atribuțiilor Ombudsmanului European în interes public, în conformitate cu Statutul Ombudsmanului European și cu articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul 2018/1725.

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Ombudsmanul European este responsabil de prelucrarea datelor, pe care unitățile de comunicare o efectuează, asistat de un consiliu consultativ extern în selectarea proiectelor pentru premiu.

Unitatea pentru comunicare poate însărcina profesioniști externi să facă fotografii și înregistrări audio și video ale ceremoniilor de decernare a premiilor.

5. Cine primește datele?

Membrii echipei Unității Comunicare, a Secretariatului General, a Direcției Administrație și a Cabinetului Ombudsmanului, a căror activitate le impune să gestioneze datele cu caracter personal în legătură cu organizarea de evenimente publice.

Materialele video ale ceremoniilor de decernare a premiilor sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului și pe canalul YouTube și sunt difuzate în direct pe ambele site-uri. Datele pot apărea, de asemenea, pe alte canale de comunicare socială ale Ombudsmanului, care sunt disponibile publicului. Imaginile câștigătorilor sunt, de asemenea, publicate pe site-ul Ombudsmanului și/sau pe platformele de comunicare socială.

Listele nominalizaților la premii sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului și sunt distribuite tuturor participanților la o ceremonie de decernare a premiilor.

Numele, titlurile și imaginile nominalizaților la premii și ale câștigătorilor pot fi publicate în buletinul informativ intern al biroului Ombudsmanului.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Următoarele câmpuri de date se stochează pe unitatea de comunicare timp de cinci ani, după care se șterg:

• numele persoanelor nominalizate și ale persoanelor nominalizate, ale membrilor consiliului consultativ extern, ale angajatorilor persoanelor nominalizate și ale persoanelor nominalizate;
• adresele de e-mail și numerele de telefon ale candidaților și ale persoanelor desemnate, precum și ale membrilor consiliului consultativ extern;
• titlurile posturilor persoanelor nominalizate și rolurile acestora în proiectele nominalizate;
• titlurile posturilor membrilor juriului extern; și
• realizările profesionale ale candidaților și ale membrilor consiliului consultativ extern.

Pentru votul public, vom păstra prenumele, numele și adresa de e-mail a alegătorilor pentru o perioadă maximă de două luni de la ceremonia de decernare a premiilor, doar pentru a ne asigura că nu există voturi multiple din partea aceleiași persoane.

Datele considerate relevante pentru activitățile oficiului sunt arhivate în scopuri istorice.

Imaginile și înregistrările video și audio ale ceremoniilor de decernare a premiilor furnizate de contractanți externi sunt stocate pe o unitate comună timp de cinci ani, după care sunt șterse. Datele considerate relevante pentru activitățile oficiului sunt ulterior arhivate în scopuri istorice.

Numele câștigătorilor și premiile lor sunt arhivate pe o perioadă nedeterminată în scopuri istorice.

7. Cum vă protejăm datele?

Datele cu caracter personal sunt protejate prin măsuri de securitate, instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor din cadrul biroului Ombudsmanului pentru a păstra integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

O persoană vizată își poate exercita drepturile, de exemplu solicitând accesul la datele cu caracter personal, ratificarea sau ștergerea acestora, trimițând un e-mail la
adresa eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Cererea se soluționează fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, o persoană vizată poate trimite întrebări legate de protecția datelor către:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Unitatea Comunicare Ombudsmanul
European
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu sau

Depunerea unei plângeri la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 26.10.2022