Veřejný záznam o zpracovatelské činnosti: Shromažďování osobních údajů v souvislosti se slavnostním předáním Ceny evropského veřejného ochránce práv za řádnou správu oddělením pro komunikaci úřadu evropského veřejného ochránce práv

1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 26/10/2022

2. Referenční číslo: 8/2022

3. Jméno a kontaktní údaje správce: Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktní osoba: Oddělení komunikace, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: paní Francesca Pavesi – zástupkyně pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele:

Oddělení pro komunikaci může pověřit externí odborníky, aby pořizovali fotografie a pořizovali zvukové a obrazové záznamy slavnostního předávání cen veřejnému ochránci práv.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců): Nevztahuje se na tento návrh.

7. Účel (účely) zpracování:

Cena evropské veřejné ochránkyně práv za řádnou správu, která byla zavedena v roce 2017, oceňuje opatření veřejné služby EU, která mají viditelný a pozitivní dopad na životy občanů, a jejím cílem je podpořit sdílení osvědčených nápadů a postupů.

Hlavním cílem evropského veřejného ochránce práv je zajistit, aby správa EU plnila nejvyšší možné standardy a sloužila veřejnému zájmu. Ocenění je způsobem, jak předat příklady vynikající práce, kterou odvedli oddaní úředníci EU, širšímu publiku, a to jak s cílem šířit osvědčené postupy v rámci orgánů, tak s cílem pomoci překlenout propast mezi občany a správou EU.

Veřejný ochránce práv musí zpracovávat osobní údaje za účelem posouzení nominací, uspořádání slavnostního ceremoniálu, veřejného hlasování a udělení ceny evropského veřejného ochránce práv za řádnou správu.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz:

Všechny osobní údaje uvedené v bodě 8 výše jsou uloženy na jednotce komunikace po dobu pěti let a poté jsou vymazány, s některými výjimkami uvedenými v následujících odstavcích.

Obrázky a videozáznamy a zvukové záznamy slavnostních udílení cen poskytnuté externími dodavateli jsou uchovávány na společném disku po dobu pěti let a poté jsou vymazány.

Některé obrázky a videozáznamy slavnostního předání ceny se mohou objevit na internetových stránkách veřejného ochránce práv nebo na jeho kanálech sociálních médií bez časového omezení pro výmaz.

Název vítězných projektů (bez osobních údajů) je zveřejněn na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv bez časového omezení výmazu.

Údaje považované za relevantní pro činnost úřadu se archivují pro historické účely.

Osobní údaje osob, které hlasují pro svůj oblíbený projekt, se používají výhradně k zajištění toho, aby nikdo nemohl hlasovat více než jednou. Údaje budou vymazány do dvou měsíců od slavnostního předání cen.

10. Příjemci údajů:

Oddělení pro komunikaci, které koordinuje, organizuje a řídí veřejné akce v souladu se strategií veřejného ochránce práv.

Ředitelství pro administrativu, které se zabývá finančními a smluvními aspekty veřejných akcí.

Kabinet veřejného ochránce práv, který uvádí jména a kontaktní údaje řečníků nebo účastníků.

Externí poradní výbor, který je oddělení pro komunikaci nápomocen při výběru projektů pro udělení ceny.

Videa slavnostního udílení cen jsou zveřejňována na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv a na kanálu YouTube a živě přenášena na obou internetových stránkách. Údaje se mohou rovněž objevit na jiných kanálech veřejného ochránce práv v sociálních médiích, které jsou veřejně dostupné. Obrázky vítězů jsou rovněž zveřejňovány na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv.

Seznamy nominovaných jsou rozeslány všem účastníkům slavnostního předávání cen.

Jména, tituly a fotografie kandidátů a vítězů mohou být zveřejněny v interním informačním bulletinu úřadu veřejného ochránce práv.

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím? Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření: Osobní údaje zaměstnanců veřejného ochránce práv a externích subjektů údajů – shromážděné v rámci organizace soutěže – jsou chráněny bezpečnostními opatřeními zavedenými odvětvím informačních a komunikačních technologií s cílem zachovat integritu a důvěrnost elektronického majetku orgánu.

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů:

• Subjekt údajů může svá práva uplatnit například tím, že požádá o přístup k osobním údajům, jejich ratifikaci nebo vymazání, a to zasláním e-mailu na adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žádost se vyřídí bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce.
• Při potvrzování účasti na slavnostním předání ceny, ať už offline nebo online, jsou potenciální účastníci informováni o tom, že jejich fotografie mohou být pořízeny během akce a použity úřadem veřejného ochránce práv pro komunikační účely. V případě jakýchkoli obav se mohou obrátit na oddělení pro komunikaci na adrese eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Oddělení se bude snažit co nejvíce vyhovět jejich obavám (například v závislosti na konfiguraci místnosti nebo ztmavnutím/zakrytím obrazu na obrazovkách hromadného tisku pořízených během digitálních obřadů).

Prohlášení o ochraně osobních údajů

týkající se shromažďování osobních údajů v souvislosti se slavnostním předáním Ceny evropského veřejného ochránce práv za řádnou správu oddělením pro komunikaci úřadu evropského veřejného ochránce práv

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje úřad evropského veřejného ochránce práv shromažďuje, proč a jak je shromažďuje, zpracovává, používá a uchovává. Prohlášení rovněž popisuje, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv.

1. Jaké osobní údaje evropský veřejný ochránce práv zpracovává?

Shromažďujeme osobní údaje, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa, jméno zaměstnavatele a v některých případech obrázky, jako jsou fotografie a videozáznamy, jakož i zvukové nahrávky pořízené během obřadu nebo dodané samotnými nominovanými.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Výhradně za účelem koordinace, organizace a správy Ceny evropského veřejného ochránce práv za řádnou správu.

3. Jaké jsou právní základy a potřeba zpracování těchto údajů?

Údaje zpracováváme při plnění povinností evropského veřejného ochránce práv ve veřejném zájmu v souladu se statutem evropského veřejného ochránce práv a čl. 5 odst. 1 písm. a) a d) nařízení 2018/1725.

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Evropský veřejný ochránce práv odpovídá za zpracování údajů, které provádějí komunikační oddělení, jimž je při výběru projektů pro udělení ceny nápomocen externí poradní výbor.

Oddělení pro komunikaci může pověřit externí odborníky, aby pořizovali fotografie a pořizovali zvukové a obrazové záznamy slavnostního předávání cen.

5. Kdo přijímá data?

Členové týmu oddělení pro komunikaci, generálního sekretariátu, ředitelství pro administrativu a kabinetu veřejného ochránce práv, jejichž práce vyžaduje, aby nakládali s osobními údaji v souvislosti s pořádáním veřejných akcí.

Videa slavnostního udílení cen jsou zveřejňována na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv a na kanálu YouTube a živě přenášena na obou internetových stránkách. Údaje se mohou rovněž objevit na jiných kanálech veřejného ochránce práv v sociálních médiích, které jsou veřejně dostupné. Obrázky vítězů jsou rovněž zveřejňovány na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv a/nebo na sociálních médiích.

Seznamy kandidátů na ceny jsou zveřejněny na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv a jsou rozeslány všem účastníkům slavnostního předávání cen.

Jména, tituly a fotografie kandidátů a vítězů mohou být zveřejněny v interním informačním bulletinu úřadu veřejného ochránce práv.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Následující datová pole se uchovávají na disku komunikační jednotky po dobu pěti let a poté se vymažou:

• jména kandidátů a kandidátů, členů externího poradního výboru, zaměstnavatelů kandidátů a kandidátů;
• e-mailové adresy a telefonní čísla kandidátů a nominátorů a členů externího poradního výboru;
• názvy pracovních míst kandidátů a jejich role v nominovaných projektech;
• názvy pracovních míst členů externí poroty; a
• profesní úspěchy kandidátů a členů externího poradního výboru.

K veřejnému hlasování si ponecháme jméno, příjmení a e-mailovou adresu voličů po dobu nejvýše dvou měsíců od slavnostního předání ceny, abychom zajistili, že od stejné osoby nedojde k vícenásobnému hlasování.

Údaje považované za relevantní pro činnost úřadu se archivují pro historické účely.

Obrázky a videozáznamy a zvukové záznamy slavnostních udílení cen poskytnuté externími dodavateli jsou uchovávány na společném disku po dobu pěti let a poté jsou vymazány. Údaje považované za relevantní pro činnost úřadu se následně archivují pro historické účely.

Jména vítězů a jejich ceny jsou archivovány na dobu neurčitou pro historické účely.

7. Jak chráníme vaše údaje?

Osobní údaje jsou chráněny bezpečnostními opatřeními zavedenými odvětvím informačních a komunikačních technologií v úřadu veřejného ochránce práv, aby byla zachována integrita a důvěrnost elektronického majetku orgánu.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Subjekt údajů může svá práva uplatnit například tím, že požádá o přístup k osobním údajům, jejich ratifikaci nebo vymazání, a to zasláním e-mailu na
adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žádost se vyřídí bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Subjekt údajů může kdykoli zaslat otázky týkající se ochrany údajů na adresu:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Komunikační oddělení
Evropský veřejný ochránce práv
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Štrasburk Cedex

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu nebo

Podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů: edps@edps.europa.eu

Štrasburk, 26. října 2022