Μπορείτε να επιλύσετε το ζήτημα μόνοι σας και να συμβάλετε στην αποφυγή έρευνας του Διαμεσολαβητή;

Προτού ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής κινήσει έρευνα, ο καταγγέλλων πρέπει πρώτα να έχει επικοινωνήσει με το οικείο θεσμικό όργανο για να προσπαθήσει να επιλύσει το πρόβλημα. Είναι προτιμότερο να επιλυθεί το ζήτημα σε αυτό το στάδιο. Συχνά το άτομο αναζητά απλώς μια εξήγηση, έναν λόγο, μια συγγνώμη ή συμβουλές και η ίδια η διοίκηση είναι σε καλύτερη θέση να το παράσχει. Μια διευθέτηση που προτείνεται από το θεσμικό όργανο είναι ταχύτερη και τελικά πιο ικανοποιητική σε όλους τους τομείς και συμβάλλει στην προώθηση της εικόνας της ΕΕ και των θεσμικών της οργάνων ως φιλικών προς τους πολίτες.

Τι γίνεται αν ο καταγγέλλων απευθυνθεί στον Διαμεσολαβητή;

Εάν υποβληθεί καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, αυτός υιοθετεί εποικοδομητική προσέγγιση όσον αφορά τον χειρισμό της. Ο στόχος του δεν είναι να κατηγορήσει ή να τιμωρήσει. Ούτε θέλει να ενθαρρύνει μια αμυντική αντίδραση, πόσο μάλλον μια αμυντική κουλτούρα. Εξάλλου, ο καταγγέλλων μπορεί να επέλεξε συγκεκριμένα να υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή αντί να προσφύγει στο Δικαστήριο. Μια τέτοια επιλογή σηματοδοτεί ότι είναι έτοιμος να επιτύχει κάποια λύση στο πρόβλημα που δεν περιορίζεται στην ακύρωση της απόφασης της διοίκησης. Αυτό είναι ένα παράθυρο ευκαιρίας που δεν πρέπει να πάει χαμένο.

Πώς θα πρέπει να αντιδράσετε εάν ο Διαμεσολαβητής κινήσει έρευνα;

Η έρευνα του Διαμεσολαβητή παρέχει στο θεσμικό όργανο την ευκαιρία να εξετάσει κατά πόσον θα μπορούσε να είχε ενεργήσει διαφορετικά βάσει του ισχύοντος νομικού πλαισίου, διευθετώντας έτσι την καταγγελία. Για να επιτευχθεί αυτό, και τα δύο μέρη πρέπει να επιδείξουν ευελιξία και να είναι έτοιμα να αναζητήσουν λύση στο πρόβλημα. Προκειμένου να διασφαλιστεί μια νέα εκτίμηση του ζητήματος, ο φάκελος θα μπορούσε, για παράδειγμα, να εξεταστεί από «νέο ζευγάρι οφθαλμών». Είναι σημαντικό να υπογραμμιστεί ότι μια έγκαιρη επαναξιολόγηση και αλλαγή θέσης δεν συνεπάγεται απαραίτητα την παραδοχή ότι έχει γίνει λάθος.

Η κακοδιοίκηση είναι ευρύτερη έννοια από την παρανομία. Το γεγονός ότι μια απόφαση εκδόθηκε χωρίς να παραβιαστεί ο νόμος δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη ότι εκδόθηκε σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοικήσεως. Η χρηστή διοίκηση συνεπάγεται την προορατική αναζήτηση εναλλακτικών λύσεων οι οποίες, ενώ είναι επίσης νόμιμες, επικεντρώνονται περισσότερο στους πολίτες.

Κι αν αποκαλύψει κάποιο πρόβλημα;

Εάν έχει γίνει κάποιο λάθος, θα πρέπει να διορθωθεί το συντομότερο δυνατό. Κάποιος πρέπει να ζητήσει συγγνώμη, αν είναι απαραίτητο, και να προχωρήσει. Αυτός είναι ο σκοπός των προτάσεων φιλικών λύσεων του Διαμεσολαβητή: να αδράξουν την ευκαιρία να επιλύσουν διαφορές με την αποδοχή δίκαιης λύσης από τα δύο μέρη. Αντί να επιδιώκουν να αιτιολογήσουν και να υπερασπιστούν την αρχική απόφαση που έλαβε το θεσμικό όργανο, οι υπηρεσίες θα πρέπει να αξιοποιήσουν τις ευκαιρίες για επιτυχή επίλυση της υπόθεσης αποδεχόμενες τις προτάσεις του Διαμεσολαβητή για φιλικές λύσεις. Ο Διαμεσολαβητής θα πιστώνει το ίδρυμα κάθε φορά που επιτυγχάνεται φιλική λύση. Ενώ η επίλυση ενός προβλήματος μπορεί να συνεπάγεται μια σημαντική χειρονομία —καταβολή αποζημίωσης, συμφωνία για την επανέναρξη μιας διαδικασίας— σχεδόν πάντα αξίζει τον κόπο. Εξάλλου, η άρνηση επίλυσης προβλημάτων στην κατάλληλη στιγμή μπορεί κάλλιστα να αποδειχθεί τόσο δαπανηρή όσο και χρονοβόρα στο τέλος.

Μπορούν να αντληθούν διδάγματα για το μέλλον;

Μερικές φορές τα παράπονα είναι συμπτώματα υποκείμενων συστημικών προβλημάτων ή προβλημάτων. Ένα από τα καθήκοντα του Διαμεσολαβητή είναι ο εντοπισμός τους και η προώθηση τρόπων αντιμετώπισής τους, ώστε τα προβλήματα που αντιμετωπίζει ένα άτομο να μην επαναληφθούν στο μέλλον. Συνεργαζόμενος με τα θεσμικά όργανα, ο Διαμεσολαβητής εργάζεται για να διασφαλίσει ότι τα ευρύτερα διδάγματα από τον χειρισμό καταγγελιών αντλούνται σε ολόκληρη τη διοίκηση. Ως εκ τούτου, πέραν του ότι λειτουργεί ως εξωτερικός μηχανισμός ελέγχου, ο Διαμεσολαβητής αποτελεί επίσης πολύτιμο πόρο τον οποίο τα θεσμικά όργανα μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να συμβάλουν στη βελτίωση των επιδόσεών τους και να μειώσουν την πιθανότητα επανάληψης παρόμοιων προβλημάτων.

Τα μέλη του προσωπικού έχουν την ευθύνη όχι μόνο να συμπεριφέρονται σωστά, αλλά και να καταγγέλλουν παραβάσεις άλλων μελών του προσωπικού.

Ο Διαμεσολαβητής είναι ένα από τα πρόσωπα στα οποία μπορεί να απευθυνθεί ένας υπάλληλος ή μέλος του λοιπού προσωπικού, εάν, κατά την άσκηση ή σε σχέση με την άσκηση των καθηκόντων του, λάβει γνώση:

• γεγονότα από τα οποία τεκμαίρεται η ύπαρξη πιθανής παράνομης δραστηριότητας, συμπεριλαμβανομένης της απάτης ή της διαφθοράς, εις βάρος των συμφερόντων της Ένωσης·
• συμπεριφορά συνδεόμενη με την άσκηση επαγγελματικών καθηκόντων, η οποία μπορεί να συνιστά σοβαρή παράβαση των υποχρεώσεων των υπαλλήλων της Ένωσης.

Πριν προσφύγει στον Διαμεσολαβητή, ο υπάλληλος ή το λοιπό προσωπικό πρέπει να έχει ακολουθήσει τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 22α του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης . Μπορεί να το πράξει, ενημερώνοντας είτε τον ιεραρχικά ανώτερό του ή τον Γενικό Διευθυντή του είτε, εάν το κρίνει σκόπιμο, τον Γενικό Γραμματέα ή πρόσωπα σε ισοδύναμες θέσεις, είτε απευθείας την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF).

Σε περίπτωση προσφυγής στον Διαμεσολαβητή, ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης (άρθρο 22β) προβλέπει ότι ο Διαμεσολαβητής δεν υφίσταται καμία δυσμενή συνέπεια εκ μέρους του θεσμικού οργάνου στο οποίο υπάγεται, υπό την προϋπόθεση ότι:

• πιστεύει έντιμα και εύλογα ότι οι πληροφορίες που γνωστοποιούνται και κάθε ισχυρισμός που περιέχεται σε αυτές είναι ουσιαστικά αληθείς·
• έχει προηγουμένως κοινοποιήσει τις ίδιες πληροφορίες στην OLAF ή στο δικό του θεσμικό όργανο και τους έχει χορηγήσει το προβλεπόμενο χρονικό διάστημα, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της υπόθεσης, για να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα. Η σχετική προθεσμία δεν ισχύει όταν ο υπάλληλος μπορεί να αποδείξει ότι, λαμβανομένων υπόψη όλων των περιστάσεων της υπόθεσης, είναι παράλογη.

Ο Διαμεσολαβητής χειρίζεται εμπιστευτικά τις καταγγελίες μαρτύρων δημοσίου συμφέροντος.