Το δικαίωμα διακοπής της αλληλογραφίας με τον καταγγέλλοντα προϋποθέτει ότι η αλληλογραφία του τελευταίου μπορεί «εύλογα» να θεωρηθεί «ακατάλληλη». Επομένως, δεν αρκεί ένα έγγραφο να είναι επαναλαμβανόμενο, υπό την έννοια ότι απλώς επαναλαμβάνει επιχειρήματα που έχουν ήδη προβληθεί προηγουμένως. Ταυτόχρονα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η επαναλαμβανόμενη αλληλογραφία μπορεί πράγματι να καταστεί ακατάλληλη. Αυτό, για παράδειγμα, συμβαίνει όταν ένας καταγγέλλων αρνείται επανειλημμένα να αποδεχθεί την απόφαση της Επιτροπής να περατώσει μια υπόθεση, αλλά δεν υποβάλλει πραγματικά στοιχεία πέραν εκείνων που έχει ήδη εξετάσει η Επιτροπή.

Ως εξαίρεση από το γενικό καθήκον της Επιτροπής να επικοινωνεί με τους πολίτες, ο κανόνας της διακοπής της αλληλογραφίας πρέπει να ερμηνεύεται στενά. Λαμβανομένης υπόψη της ύψιστης σημασίας της επικοινωνίας με τους πολίτες, η διακοπή της αλληλογραφίας πρέπει, ως εκ τούτου, να θεωρηθεί ως έσχατη λύση. Φαίνεται χρήσιμο να προστεθεί ότι, σε περιπτώσεις επαναλαμβανόμενης αλληλογραφίας, η Επιτροπή μπορεί εύκολα να απαντήσει παραπέμποντας στη θέση της που εξηγήθηκε σε προηγούμενες επιστολές.