Το περιορισμένο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 παράγραφος 3 αντικατοπτρίζεται σαφώς στη διατύπωση της εξαίρεσης, η οποία δεν αναφέρεται γενικά σε πιθανές μελλοντικές ή υποθετικές αποφάσεις, αλλά στην «απόφαση» του ίδιου του θεσμικού οργάνου που δεν έχει ακόμη ληφθεί. Ως εκ τούτου, για την ορθή εφαρμογή της διάταξης αυτής απαιτείται, στην απάντησή του σε αίτηση πρόσβασης του κοινού σε έγγραφο, το θεσμικό όργανο να προσδιορίζει επαρκώς τη συγκεκριμένη και συγκεκριμένη απόφαση που προτίθεται να λάβει και να παρέχει επαρκώς σαφείς πληροφορίες σχετικά με το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Η επίκληση από το θεσμικό όργανο της εν λόγω εξαίρεσης δεν μπορεί, καταρχήν, να θεωρηθεί θεμιτή, εκτός εάν, τουλάχιστον, η απάντησή του στον αιτούντα πρόσβαση του κοινού παρέχει σαφείς και κατανοητές πληροφορίες σχετικά με:

1. το είδος της διαδικασίας λήψης αποφάσεων·
2. τη μορφή και το είδος της απόφασης που το ίδρυμα, κατά τη σχετική χρονική στιγμή, προβλέπει να εκδώσει·
3. τις υπηρεσίες ή τα όργανα εντός του ιδρύματος που αναμένεται να εκδώσουν την απόφαση· και
4. τον προβλεπόμενο χρόνο για την έκδοση της απόφασης.

Αυτή η ιδιαιτερότητα της αιτιολογίας δεν απαιτείται μόνο για την τήρηση των αρχών που απορρέουν από την προαναφερθείσα νομολογία. Είναι επίσης υψίστης και προφανούς σημασίας να δοθεί στον αιτούντα η δυνατότητα να ζητήσει ουσιαστικά επανόρθωση —καταγγέλλοντας είτε στα δικαστήρια είτε στον Διαμεσολαβητή— μετά την απόφαση του θεσμικού οργάνου και, τελικά, τα όργανα επανεξέτασης να είναι σε θέση να διενεργήσουν ουσιαστικά την αξιολόγησή τους.