Ωστόσο, το δικαίωμα των πολιτών να λαμβάνουν απάντηση στα ερωτήματά τους που υποβάλλονται στα θεσμικά όργανα, καθώς και το καθήκον των τελευταίων να απαντούν, δεν είναι απόλυτα. Στις περιπτώσεις που η αλληλογραφία των πολιτών είναι καταχρηστική λόγω του υπερβολικού αριθμού της ή του επαναλαμβανόμενου ή άσκοπου χαρακτήρα της, δεν χρειάζεται να αποστέλλεται απάντηση (άρθρο 14 παράγραφος 3 του ευρωπαϊκού κώδικα). Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτή η εξαίρεση από τη γενική αρχή ότι τα θεσμικά όργανα πρέπει να απαντούν στην αλληλογραφία των πολιτών πρέπει να εφαρμόζεται αυστηρά. Οι ενδιαφερόμενοι πολίτες πρέπει να ενημερώνονται ρητά για την απόφαση του θεσμικού οργάνου να διακόψει την αλληλογραφία μαζί τους και για τους λόγους της απόφασης αυτής.