1. Τελευταία ενημέρωση αυτής της εγγραφής: 17.05.2023

2. Αριθμός αναφοράς: 04/2023

Αριθ. αναφ. Ares(2023)3466135 - 17/05/2023

3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας: Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Αρμόδια υπηρεσία: Διεύθυνση Διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή – Ομάδα Προϋπολογισμού και Οικονομικών – διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων: κα Francesca PAVESI

Αναπληρωτής ΥΠΔ: κ. Nicholas HERNANZ

Ηλεκτρονική διεύθυνση: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εκτελούντος την επεξεργασία: Α.Α.

6. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του/των από κοινού υπευθύνου/-ων επεξεργασίας: Α.Α.

7. Σκοπός/-οι της επεξεργασίας:

Περιγραφή της μεταποίησης:

Σύμφωνα με την απόφαση της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που διέπουν τη συμβολή στη βιώσιμη κινητικότητα των μετακινήσεων του προσωπικού από τον τόπο κατοικίας στον τόπο εργασίας («η απόφαση»), οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό του Οικονομικού Γραφείου κάτω των βαθμών AD 9 και AST 9 μπορούν να ζητήσουν, υπό ειδικές προϋποθέσεις και ανάλογα με τα διαθέσιμα κονδύλια του προϋπολογισμού, κατ’ αποκοπή συνεισφορά, υπό την προϋπόθεση ότι δεσμεύονται να μεταβαίνουν στον τόπο εργασίας τους χρησιμοποιώντας βιώσιμους τρόπους μεταφοράς. Ανάλογα με τον βαθμό τους την 1η Σεπτεμβρίου κάθε έτους, οι υπάλληλοι που υποβάλλουν αίτηση και πληρούν τις προϋποθέσεις λαμβάνουν εφάπαξ ή διπλή εισφορά.

Ο υπάλληλος ζητεί τη συνεισφορά του Γραφείου μέσω του εντύπου που διατίθεται στο ενδοδίκτυο. Αποστέλλει το έντυπο με το οποίο ζητεί τη συνεισφορά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρμόδιο μέλος του προσωπικού της ομάδας προϋπολογισμού και οικονομικών.

Μόλις ο υπάλληλος προσκομίσει τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα (σχετικά με την παραίτησή του από το δικαίωμα μόνιμης πρόσβασης στους χώρους στάθμευσης του ΕΚ με μηχανοκίνητο όχημα), ο αρμόδιος υπάλληλος της ομάδας προϋπολογισμού και οικονομικών υπολογίζει το ποσό της συνεισφοράς που πρέπει να εγκριθεί από τον διατάκτη.

Τα μέλη του προσωπικού που έλαβαν την κατ’ αποκοπή συνεισφορά μπορούν να έχουν πρόσβαση στον χώρο στάθμευσης του ΕΚ για περιστασιακές και απρόβλεπτες εξαιρέσεις, σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις. Ενημερώνουν άμεσα τη Διεύθυνση Διοίκησης για τυχόν αλλαγές στην προσωπική τους κατάσταση (π.χ.: λόγοι υγείας που θα δικαιολογούσαν την ανάγκη πρόσβασης στον χώρο στάθμευσης, ειδικοί οικογενειακοί λόγοι που συνδέονται με την ανάγκη χρήσης ιδιωτικών οχημάτων κ.λπ.)

Σκοπός της επεξεργασίας:

Σκοπός της επεξεργασίας είναι η διαχείριση των αιτημάτων των μελών του προσωπικού για την κατ’ αποκοπή συνεισφορά για τις μετακινήσεις προς την εργασία, με τη χρήση βιώσιμων τρόπων μεταφοράς.

8. Περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

- Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό του Γραφείου Οικονομικών και Δημοσιονομικών Θεμάτων, κάτω από τους βαθμούς AD 9 και AST 9, οι οποίοι έχουν επιλέξει να χρησιμοποιούν βιώσιμους τρόπους μεταφοράς για τη μετακίνηση προς την εργασία τους.

- Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

• Ονοματεπώνυμο
• Προσωπικός αριθμός
• Βαθμός ή ομάδα καθηκόντων και κλιμάκιο (για συμβασιούχους υπαλλήλους)
• κατά περίπτωση, τους λόγους που κοινοποιήθηκαν στον διευθυντή διοίκησης, οι οποίοι θα δικαιολογούσαν την ανάγκη χρήσης ιδιωτικών οχημάτων για τη μετακίνηση προς την εργασία και την κατά παρέκκλιση πρόσβαση στον χώρο στάθμευσης του ΕΚ: όπως λόγοι υγείας ή ειδικές οικογενειακές περιστάσεις·
• κατά περίπτωση, διαπίστευση για στάθμευση στο ΕΚ·
• κατά περίπτωση, τις πινακίδες κυκλοφορίας των μελών του προσωπικού του ΕΟ που έχουν πρόσβαση στον χώρο στάθμευσης του ΕΚ·
• τη γραπτή δέσμευση για τη χρήση πιο βιώσιμων μέσων μεταφοράς με τη μορφή που χρησιμοποιείται για την αίτηση του επιδόματος κινητικότητας.

9. Προθεσμία διατήρησης των δεδομένων και, όπου είναι δυνατόν, διαγραφής:

Τα δεδομένα που σχετίζονται με την επεξεργασία διατηρούνται για χρονικό διάστημα επτά ετών μετά την τελευταία καταβολή της κατ’ αποκοπή συνεισφοράς, για σκοπούς λογιστικού ελέγχου.

10. Αποδέκτες των δεδομένων:

Αποδέκτες είναι ο εκτελεστικός διευθυντής, ο Γενικός Γραμματέας (κατά περίπτωση), η Διεύθυνση Διοίκησης, ο διατάκτης, τα μέλη του προσωπικού των ομάδων «Προϋπολογισμός και Οικονομικά» και «Διαδικασία &amp· διαχείριση εγγράφων, επιχειρησιακή συνέχεια και υποδομή» που είναι επιφορτισμένες με τη διαχείριση της συνεισφοράς, καθώς και οι υπηρεσίες διαπίστευσης του ΕΚ για την πρόσβαση στη στάθμευση.

11. Υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή/και σε διεθνείς οργανισμούς; Α.Α.

12. Γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας:

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία αποθηκεύονται σε μια μονάδα δίσκου δικτύου που μοιράζονται οι συνάδελφοι της ομάδας προϋπολογισμού και οικονομικών. Άλλα μέλη του προσωπικού δεν έχουν πρόσβαση.

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή αποθηκεύονται στους διακομιστές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας διενεργούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

13. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους πρόσβασης και διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων:

Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ζητήσουν να έχουν πρόσβαση στα δικά τους δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιεί ο εκτελεστικός διευθυντής. Μπορούν επίσης να ζητήσουν τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που τους αφορούν. Μπορούν να διορθώσουν τα δεδομένα ταυτοποίησης ανά πάσα στιγμή. Έχουν δικαίωμα να αντιταχθούν ανά πάσα στιγμή στη χρήση των δεδομένων τους από τον εκτελεστικό διευθυντή για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν από τον εκτελεστικό διευθυντή να διαγράψει τα προσωπικά τους δεδομένα ή να περιορίσει τη χρήση τους.

Ανά πάσα στιγμή, μπορούν να μας ζητήσουν πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (EOinvoice@ombudsman.europa.eu) ή επικοινωνώντας με τον διευθυντή διοίκησης. Θα απαντήσει στα αιτήματά τους το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός. Μπορούν επίσης να επικοινωνήσουν με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων μας στη διεύθυνση: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Εάν επιθυμούν να υποβάλουν καταγγελία σχετικά με τον χειρισμό των προσωπικών τους δεδομένων από τον Διαμεσολαβητή, μπορούν να επικοινωνήσουν με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (www.edps.europa.eu) στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu

Δήλωση περί ιδιωτικότητας σχετικά με τη διαχείριση της διαδικασίας συμβολής στη βιώσιμη κινητικότητα των μετακινήσεων του προσωπικού από το σπίτι στον τόπο εργασίας («επίδομα κινητικότητας»)

Αριθ. αναφ. Ares(2023)3466135 - 17/05/2023

Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο της επεξεργασίας, τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής (ΕΟ) συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες και τα δικαιώματα που μπορούν να ασκήσουν τα υποκείμενα των δεδομένων σε σχέση με τα δεδομένα τους.

Ο ελεγκτής είναι ο EO.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Επεξεργαζόμαστε τα ακόλουθα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υπαλλήλων και του λοιπού προσωπικού του Οικονομικού Γραφείου, κάτω από τους βαθμούς AD 9 και AST 9, οι οποίοι έχουν επιλέξει να χρησιμοποιούν βιώσιμους τρόπους μεταφοράς για τη μετακίνηση προς την εργασία τους:

• Ονοματεπώνυμο,
• Προσωπικός αριθμός,
• βαθμός ή ομάδα καθηκόντων και κλιμάκιο (για συμβασιούχους υπαλλήλους)
• κατά περίπτωση, τους λόγους που κοινοποιήθηκαν στον διευθυντή διοίκησης οι οποίοι θα δικαιολογούσαν την ανάγκη χρήσης ιδιωτικών οχημάτων για τη μετακίνηση προς την εργασία και την κατά παρέκκλιση πρόσβαση στον χώρο στάθμευσης του ΕΚ: όπως λόγοι υγείας ή ειδικές οικογενειακές περιστάσεις·
• κατά περίπτωση, διαπίστευση για στάθμευση στο ΕΚ·
• κατά περίπτωση, τις πινακίδες κυκλοφορίας των μελών του προσωπικού του ΕΟ που έχουν πρόσβαση στον χώρο στάθμευσης του ΕΚ·
• τη γραπτή δέσμευση για τη χρήση πιο βιώσιμων μέσων μεταφοράς με τη μορφή που χρησιμοποιείται για την αίτηση του επιδόματος κινητικότητας.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός είναι η διαχείριση των αιτημάτων των μελών του προσωπικού για την κατ’ αποκοπή συνεισφορά για τις μετακινήσεις προς την εργασία, με τη χρήση βιώσιμων τρόπων μεταφοράς.

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση είναι η απόφαση της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που διέπουν τη συμβολή στη βιώσιμη κινητικότητα των μετακινήσεων του προσωπικού από το σπίτι στον τόπο εργασίας.

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) (εκτέλεση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον) του κανονισμού 2018/1725.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία από τη Διεύθυνση Διοίκησης-Ομάδα Προϋπολογισμού και Οικονομικών.

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

Αποδέκτες είναι ο εκτελεστικός διευθυντής, ο γενικός γραμματέας (κατά περίπτωση), ο διευθυντής διοίκησης, ο διατάκτης, τα μέλη του προσωπικού των ομάδων «Προϋπολογισμός και Οικονομικά» και «Διαχείριση διαδικασιών και εγγράφων, επιχειρησιακή συνέχεια και υποδομή» που είναι επιφορτισμένες με τη διαχείριση της συνεισφοράς, καθώς και οι υπηρεσίες διαπίστευσης του ΕΚ για την πρόσβαση στη στάθμευση.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Ο εκτελεστικός διευθυντής διατηρεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που απαριθμούνται στο σημείο 1 ανωτέρω για περίοδο επτά ετών μετά την τελευταία καταβολή της κατ’ αποκοπή συνεισφοράς, για σκοπούς λογιστικού ελέγχου.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σας;

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία αποθηκεύονται σε μια μονάδα δίσκου δικτύου που μοιράζονται οι συνάδελφοι της ομάδας προϋπολογισμού και οικονομικών. Άλλα μέλη του προσωπικού δεν έχουν πρόσβαση.

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή αποθηκεύονται στους διακομιστές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας διενεργούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα και σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιεί ο εκτελεστικός διευθυντής.

Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που σας αφορούν. Μπορείτε να διορθώσετε τα δεδομένα αναγνώρισης ανά πάσα στιγμή. Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στη χρήση των δεδομένων σας από τον ΕΟ για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, ανά πάσα στιγμή. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον ΕΟ να διαγράψει τα προσωπικά σας δεδομένα ή να περιορίσει τη χρήση τους.

Ο εκτελεστικός διευθυντής θα απαντήσει στα αιτήματα το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να στέλνετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία δεδομένων όσον αφορά τη διαχείριση των συνεισφορών στον εκτελεστικό διευθυντή, στην ακόλουθη διεύθυνση:

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Ξενοδοχεία κοντά σε: Avenue du Président Robert Schuman

ΚΠ 30403

F-67001 Στρασβούργο Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του γραφείου ΕΟ στην ακόλουθη διεύθυνση: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu