1. Τελευταία ενημέρωση αυτής της εγγραφής: 24 Οκτωβρίου 2024

2. Αριθμός αναφοράς: 4/2019

Αριθμός μητρώου Ares: Ares(2024)5037370 Ημερομηνία γέννησης:

3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας:

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex- Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Αρμόδια υπηρεσία: Διεύθυνση Διοίκησης Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας - Ομάδα Προϋπολογισμού και Οικονομικών

4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων:

Francesca PAVESI- Αναπληρώτρια ΥΠΔ: κ. Nicholas HERNANZ

Ηλεκτρονική διεύθυνση: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εκτελούντος την επεξεργασία: Α.Α.

6. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του/των από κοινού υπευθύνου/-ων επεξεργασίας:

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή - ΓΔ BUDGET - διαχειρίζεται το ABAC (δημοσιονομική και λογιστική εφαρμογή που δημιουργήθηκε από την Επιτροπή, για την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού της και την κατάρτιση των λογαριασμών της)

7. Σκοπός/-οι της επεξεργασίας: διαχείριση και διαχείριση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Νομική βάση είναι ο κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 2018, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης («δημοσιονομικός κανονισμός»), και ιδίως τα άρθρα 160-179.

8. Περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να περιλαμβάνουν

• προσφέροντες, εργολάβους και υποψηφίους που υποβάλλουν προσφορά, καθώς και το προσωπικό ή τους υπεργολάβους τους·
• μέλη του προσωπικού του EO που εκτελούν καθήκοντα σε διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ή ενεργούν ως διατάκτες·
• προσωπικό άλλων θεσμικών οργάνων ή οργανισμών που συμμετέχουν σε διαδικασίες υποβολής προσφορών στις οποίες ηγήθηκε ο εκτελεστικός διευθυντής·
• εξωτερικοί εμπειρογνώμονες που επικουρούν το γραφείο του οικονομικού φορέα στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, ιδίως στο στάδιο της αξιολόγησης (κατά περίπτωση).

Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των προσφερόντων, των αναδόχων και των υποψηφίων, του προσωπικού ή των υπεργολάβων τους, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Στοιχεία ταυτοποίησης: Όνομα, επώνυμο, αριθμός διαβατηρίου ή αριθμός ταυτότητας·
• Καθήκοντα·
• Στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός επαγγελματικού τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου, αριθμός φαξ, ταχυδρομική διεύθυνση, εταιρεία και υπηρεσία, χώρα κατοικίας, διεύθυνση ιστοτόπου)·
• Πιστοποιητικά εισφορών κοινωνικής ασφάλισης και καταβληθέντων φόρων, απόσπασμα ποινικού μητρώου·
• Οικονομικά στοιχεία: στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού (κωδικοί IBAN και BIC), αριθμός ΦΠΑ·
• Υπεύθυνη δήλωση ότι οι προσφέροντες δεν εμπίπτουν σε καμία από τις περιπτώσεις αποκλεισμού που αναφέρονται στα άρθρα 136 και 141 του δημοσιονομικού κανονισμού
• έντυπο σχετικά με την απουσία σύγκρουσης συμφερόντων για τα μέλη του προσωπικού των θεσμικών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ, καθώς και για τους εμπειρογνώμονες που συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής.

9. Προθεσμία διατήρησης των δεδομένων και, όπου είναι δυνατόν, διαγραφής:

Τα αρχεία που αφορούν τις διαδικασίες υποβολής προσφορών, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, φυλάσσονται στην υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για τη διαδικασία έως την ολοκλήρωσή της και στα αρχεία της ομάδας προϋπολογισμού και οικονομικών για περίοδο 7 ετών μετά την υπογραφή της σύμβασης. Τα αποσπάσματα από τα δικαστικά αρχεία φυλάσσονται για 2 έτη μετά την ολοκλήρωση της σχετικής διαδικασίας.

Οι προσφορές των απορριφθέντων προσφερόντων διατηρούνται επί 5 έτη μετά την υπογραφή της σύμβασης. Τα αρχεία φυλάσσονται μέχρι το τέλος πιθανού ελέγχου, εάν αυτός άρχισε πριν από το τέλος της ανωτέρω περιόδου. Μετά τη λήξη των σχετικών περιόδων κράτησης, τα αρχεία διαγράφονται.

10. Αποδέκτες των δεδομένων:

ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, ο Γενικός Γραμματέας, ο Διευθυντής Διοίκησης, τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης (κατά περίπτωση)· το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των συμβάσεων εντός της σχετικής μονάδας (επιχειρησιακός υπάλληλος εκκίνησης, προϊστάμενοι των ομάδων τις οποίες αφορά η διαδικασία σύναψης συμβάσεων) το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των προσφορών και των συμβάσεων στην ομάδα προϋπολογισμού και οικονομικών, τους φορείς εκμετάλλευσης του συστήματος ABAC της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

11. Υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή/και σε διεθνείς οργανισμούς;

Ενδεχόμενη διαβίβαση - Στην περίπτωση αυτή, η σύμβαση που υπεγράφη μεταξύ του Διαμεσολαβητή και του αναδόχου προβλέπει τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που διασφαλίζουν ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες που δεσμεύουν τα θεσμικά όργανα της ΕΕ.

12. Γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας:

Τα αρχεία χαρτιού αποθηκεύονται σε κλειδωμένο ντουλάπι από τις αρμόδιες υπηρεσίες. Τα ηλεκτρονικά αρχεία αποθηκεύονται σε διακομιστές με δικαιώματα πρόσβασης που περιορίζονται στα σχετικά μέλη του προσωπικού των ομάδων που συμμετέχουν στη διαδικασία (δηλαδή στην ομάδα προϋπολογισμού και οικονομικών και στην ομάδα που θα χρησιμοποιήσει πραγματικά τη σύμβαση).

Τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης έχουν πρόσβαση στους φακέλους για τους σκοπούς της αξιολόγησης και ενημερώνονται ότι δεν θα πρέπει να διατηρούν αντίγραφα μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης.

Οι συμβατικές ρήτρες διασφαλίζουν ότι ο ανάδοχος επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού του οικονομικού φορέα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Διαμεσολαβητή (ρήτρες προστασίας δεδομένων που προστίθενται στη σύμβαση υπηρεσιών/επίπλων και στους γενικούς όρους της επικοινωνίας).

13. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους πρόσβασης και διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων:

Μπορείτε να μας ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην υπηρεσιακή ηλεκτρονική θυρίδα (eoprocurement@ombudsman.europa.eu).

Εάν επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, θα σας παράσχουμε αντίγραφο των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, επίσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το συντομότερο δυνατόν.

Τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων διεκπεραιώνονται εντός ενός μηνός.

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή:

dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Εάν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τον χειρισμό των προσωπικών σας δεδομένων από τον Διαμεσολαβητή, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων: www.edps.europa.eu

Δήλωση περί ιδιωτικότητας σχετικά με τις διαδικασίες σύναψης δημόσιων συμβάσεων

Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο της επεξεργασίας, τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες και τα δικαιώματα που μπορούν να ασκήσουν τα υποκείμενα των δεδομένων σε σχέση με τα δεδομένα τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής. Ο από κοινού υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (για το ABAC, μια δημοσιονομική και λογιστική εφαρμογή που δημιουργήθηκε από την Επιτροπή για την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού της και την κατάρτιση των λογαριασμών της).

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Για τη διαχείριση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων, σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό της ΕΕ, πρέπει να επεξεργαστούμε ορισμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν. Η διαδικασία σύναψης σύμβασης είναι μια διαδικασία που οδηγεί στη σύναψη δημόσιας σύμβασης, με την οποία μια δημόσια αρχή (εν προκειμένω, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής) αγοράζει υπηρεσία, αγαθά ή έργα. Οι δημόσιες συμβάσεις παρέχονται στο θεσμικό όργανο έναντι αμοιβής.

Θα επεξεργαστούμε τα προσωπικά δεδομένα των προσφερόντων, των αναδόχων και των υποψηφίων, του προσωπικού ή των υπεργολάβων τους, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία επικοινωνίας και ταυτοποίησης, κοινωνικά και φορολογικά πιστοποιητικά, οικονομικά και τραπεζικά στοιχεία, υπεύθυνες δηλώσεις ή έντυπα σχετικά με συγκρούσεις συμφερόντων.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται και υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία για τους σκοπούς της διαχείρισης και της διοίκησης των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση για τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι ο κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 2018, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης ^[1], και ιδίως τα άρθρα 160-179.

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχεία α), β) και γ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1725/2018.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων. Τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία ειδικότερα από την ομάδα της Διεύθυνσης Διοίκησης-Οικονομικών και Προϋπολογισμού.

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, ο Γενικός Γραμματέας, τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης (κατά περίπτωση)· το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των συμβάσεων εντός της σχετικής μονάδας· το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των προσφορών και των συμβάσεων στην ομάδα της Διεύθυνσης Διοίκησης-Οικονομικών και Προϋπολογισμού. Η διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι δυνατή σε τρίτες χώρες ή σε διεθνείς οργανισμούς.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Οι φάκελοι που αφορούν τις διαδικασίες υποβολής προσφορών, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, διατηρούνται στην υπηρεσία που είναι αρμόδια για τη διαδικασία έως την ολοκλήρωσή της και στην ομάδα της Διεύθυνσης Διοίκησης-Οικονομικών και Προϋπολογισμού για περίοδο 7 ετών μετά την υπογραφή της σύμβασης. Τα αποσπάσματα από τα δικαστικά αρχεία φυλάσσονται για 2 έτη μετά το πέρας της σχετικής διαδικασίας.

Ωστόσο, οι προσφορές των απορριφθέντων προσφερόντων διατηρούνται επί 5 έτη μετά την υπογραφή της σύμβασης.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα του υποκειμένου των δεδομένων;

Τα αρχεία χαρτιού αποθηκεύονται σε κλειδωμένο ντουλάπι από τις αρμόδιες ομάδες. Τα ηλεκτρονικά αρχεία αποθηκεύονται σε εξυπηρετητές με δικαιώματα πρόσβασης που περιορίζονται στα σχετικά μέλη του προσωπικού των μονάδων που συμμετέχουν στη διαδικασία (δηλαδή στην ομάδα της Διεύθυνσης Διοίκησης-Οικονομικών και Προϋπολογισμού και στην ομάδα που θα χρησιμοποιήσει πραγματικά τη σύμβαση).

Τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης έχουν πρόσβαση στους φακέλους για τους σκοπούς της αξιολόγησης και ενημερώνονται ότι δεν θα πρέπει να διατηρούν αντίγραφα μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης.

Οι συμβατικές ρήτρες διασφαλίζουν ότι ο ανάδοχος επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού του οικονομικού φορέα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Διαμεσολαβητή (ρήτρες προστασίας δεδομένων που προστίθενται στη σύμβαση υπηρεσιών/επίπλων και στους γενικούς όρους της επικοινωνίας).

Σε περίπτωση διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, η σύμβαση που υπογράφεται μεταξύ του Διαμεσολαβητή και του αναδόχου προβλέπει τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τους κανόνες που δεσμεύουν τα θεσμικά όργανα της ΕΕ.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που σας αφορούν χωρίς καθυστέρηση. Το δικαίωμα διόρθωσης δεδομένων μπορεί να ισχύει μόνο για πραγματικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της σχετικής διαδικασίας σύναψης σύμβασης. Το δικαίωμα αυτό μπορεί να ασκηθεί μόνο μέχρι την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Ωστόσο, τα ανακριβή στοιχεία ταυτοποίησης μπορούν να διορθωθούν ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια και μετά τη διαδικασία σύναψης σύμβασης με την αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα απαντήσει στα αιτήματά σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να αποστέλλετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία δεδομένων όσον αφορά τη διαδικασία σύναψης δημόσιων συμβάσεων στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, στην ακόλουθη διεύθυνση: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

1 λεωφόρος Président Robert Schuman CS 30403

F-67001 Στρασβούργο Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή στην ακόλουθη διεύθυνση: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στη διεύθυνση: www.edps.europa.eu

[1] ΕΕ L 193 της 30.7.2018, σ. 1.