Öffentliches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Verleihung des Preises des Europäischen Bürgerbeauftragten für gute Verwaltung durch das Referat Kommunikation des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten

1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 13/10/2025

2. Bezugsnummer: 05/2025

Aktenzeichen Ares(2025)8733823

3. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontakt: Referat Kommunikation, E-Mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Francesca Pavesi – Stellvertretende DSB: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters:

Das Referat Kommunikation kann externe Fachleute mit der Aufnahme von Fotos und Audio- und Videoaufnahmen von Preisverleihungen für den Bürgerbeauftragten beauftragen.

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Entfällt

7. Zweck(e) der Verarbeitung:

Der 2017 eingeführte Preis der Europäischen Bürgerbeauftragten für gute Verwaltung würdigt Maßnahmen des öffentlichen Dienstes der EU, die sich sichtbar und positiv auf das Leben der Bürgerinnen und Bürger auswirken, und zielt darauf ab, den Austausch bewährter Ideen und Verfahren zu fördern.

Das vorrangige Ziel des Europäischen Bürgerbeauftragten besteht darin, sicherzustellen, dass die EU-Verwaltung die höchstmöglichen Standards erfüllt und dem öffentlichen Interesse dient. Die Auszeichnung ist eine Möglichkeit, Beispiele für die hervorragende Arbeit engagierter EU-Beamter einem breiteren Publikum zugänglich zu machen, um sowohl bewährte Verfahren innerhalb der Organe zu verbreiten als auch dazu beizutragen, die Kluft zwischen den Bürgern und der EU-Verwaltung zu überbrücken.

Der Bürgerbeauftragte muss personenbezogene Daten verarbeiten, um Nominierungen zu bewerten, die Zeremonie zu organisieren, die öffentliche Abstimmung durchzuführen und den Preis des Europäischen Bürgerbeauftragten für gute Verwaltung zu verleihen.

Nominierungen und Abstimmungen werden durch den Einsatz von LimeSurvey organisiert, einem Umfragetool, das sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und dass die Daten durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Alle unter Nummer 8 aufgeführten personenbezogenen Daten werden fünf Jahre lang auf dem Laufwerk des Referats Kommunikation gespeichert und danach gelöscht, mit einigen in den folgenden Absätzen aufgeführten Ausnahmen.

Bilder und Video- und Audioaufzeichnungen von Preisverleihungen, die von externen Auftragnehmern bereitgestellt werden, werden fünf Jahre lang auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert und danach gelöscht.

Bestimmte Bilder und Videoaufzeichnungen der Preisverleihung können auf der Website der Bürgerbeauftragten oder auf ihren Social-Media-Kanälen ohne zeitliche Begrenzung für die Löschung erscheinen.

Die Namen der Gewinnerprojekte (ohne personenbezogene Daten) werden auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten ohne zeitliche Begrenzung für die Löschung veröffentlicht.

Diese Daten, die für die Tätigkeit des Amtes als relevant erachtet werden, werden für historische Zwecke archiviert.

Die personenbezogenen Daten von Personen, die für ihr Lieblingsprojekt stimmen, werden ausschließlich dazu verwendet, um sicherzustellen, dass niemand mehr als einmal wählen kann. Die Daten werden innerhalb von zwei Monaten nach der Preisverleihung gelöscht.

10. Empfänger der Daten:

Das Referat Kommunikation koordiniert, organisiert und verwaltet öffentliche Veranstaltungen im Einklang mit der Strategie des Bürgerbeauftragten.

Die Direktion Verwaltung, die sich mit den finanziellen und vertraglichen Aspekten öffentlicher Veranstaltungen befasst.

Das Kabinett des Bürgerbeauftragten, das die Namen und Kontaktdaten der Redner oder Teilnehmer bereitstellt.

Der externe Beirat, der das Referat Kommunikation bei der Auswahl der Projekte für den Preis unterstützt.

Die Videos der Preisverleihungen werden auf der Website des Bürgerbeauftragten und auf dem YouTube-Kanal veröffentlicht und auf beiden Websites live übertragen. Die Daten können auch auf den anderen Social-Media-Kanälen des Bürgerbeauftragten erscheinen, die öffentlich zugänglich sind. Bilder der Gewinner werden auch auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

Die Listen der Nominierten werden an alle Teilnehmer der Preisverleihungen verteilt.

Namen, Titel und Bilder von Preisträgern und Preisträgern können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen: Die EO nutzt „LimeSurvey“, um die Umfrage zum Einreichungsformular für die Auszeichnung auszurichten und die Antworten der Teilnehmer zu sammeln. LimeSurvey ist ein Umfragetool, das sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und dass die Daten durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

Personenbezogene Daten des Personals des Bürgerbeauftragten und externer betroffener Personen, die im Rahmen der Vergabeorganisation erhoben werden, werden durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien eingeführt wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

• Eine betroffene Person kann ihre Rechte ausüben, indem sie beispielsweise Zugang zu personenbezogenen Daten, deren Ratifizierung oder Löschung beantragt, indem sie eine E-Mail an eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu sendet. Der Antrag wird unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats bearbeitet.
• Bei der Bestätigung der Teilnahme an der Preisverleihung, entweder offline oder online, werden potenzielle Teilnehmer darüber informiert, dass während der Veranstaltung Bilder von ihnen aufgenommen und vom Büro des Bürgerbeauftragten für Kommunikationszwecke verwendet werden können. Wenn sie Bedenken haben, können sie sich über eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu an das Referat Kommunikation wenden. Das Referat wird versuchen, ihren Anliegen so weit wie möglich Rechnung zu tragen (z. B. je nach Konfiguration des Raums oder durch Verdunkelung/Abdeckung ihres Bildes auf kollektiven Druckbildschirmen, die während digitaler Zeremonien aufgenommen wurden).

Datenschutzerklärung zur Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Verleihung des Preises des Europäischen Bürgerbeauftragten für gute Verwaltung durch das Referat Kommunikation des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten erhebt, warum und wie es sie erhebt, verarbeitet, nutzt und speichert. In der Erklärung wird auch beschrieben, wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der Europäische Bürgerbeauftragte.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wir erheben personenbezogene Daten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Name des Arbeitgebers und in einigen Fällen Bilder wie Fotos und Videoaufnahmen sowie Audioaufnahmen, die während der Zeremonie aufgenommen oder von den Nominierten selbst zur Verfügung gestellt werden.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

ausschließlich zum Zweck der Koordinierung, Organisation und Verwaltung der Auszeichnung des Europäischen Bürgerbeauftragten für gute Verwaltung.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Wir verarbeiten Daten bei der Wahrnehmung der Aufgaben des Europäischen Bürgerbeauftragten im öffentlichen Interesse gemäß dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten und Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Europäische Bürgerbeauftragte ist für die Datenverarbeitung zuständig, die von den Referaten Kommunikation mit Unterstützung eines externen Beirats bei der Auswahl der Projekte für den Preis durchgeführt wird.

Das Referat Kommunikation kann externe Fachleute mit der Aufnahme von Fotos und Audio- und Videoaufnahmen von Preisverleihungen beauftragen.

Der Europäische Bürgerbeauftragte verwendet „LimeSurvey“, ein Erhebungsinstrument, mit dem sichergestellt wird, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

5. Wer erhält die Daten?

Teammitglieder des Referats Kommunikation, des Generalsekretariats, der Direktion Verwaltung und des Kabinetts des Bürgerbeauftragten, deren Arbeit es erfordert, dass sie mit den personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Organisation öffentlicher Veranstaltungen umgehen.

Die Videos der Preisverleihungen werden auf der Website des Bürgerbeauftragten und auf dem YouTube-Kanal veröffentlicht und auf beiden Websites live übertragen. Die Daten können auch auf den anderen Social-Media-Kanälen des Bürgerbeauftragten erscheinen, die öffentlich zugänglich sind. Bilder der Gewinner werden auch auf der Website des Bürgerbeauftragten und/oder in den sozialen Medien veröffentlicht.

Die Listen der Preisträger werden auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht und an alle Teilnehmer einer Preisverleihung verteilt.

Namen, Titel und Bilder von Preisträgern und Preisträgern können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die folgenden Datenfelder werden fünf Jahre lang auf dem Laufwerk des Referats Kommunikation gespeichert und danach gelöscht:

• Namen der Nominierten und Nominierten, Mitglieder des externen Beirats, Arbeitgeber der Nominierten und Nominierten;
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Nominierten und Nominierenden sowie der Mitglieder des externen Beirats;
• Berufsbezeichnungen der Nominierten und ihre Rolle in nominierten Projekten;
• Berufsbezeichnungen der Mitglieder der externen Jury; und
• die beruflichen Leistungen der Nominierten und Mitglieder des externen Beirats.

Für die öffentliche Abstimmung behalten wir den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Wähler für einen Zeitraum von maximal zwei Monaten nach der Preisverleihung, nur um sicherzustellen, dass es keine Mehrfachstimmen von derselben Person gibt.

Diese Daten, die für die Tätigkeit des Amtes als relevant erachtet werden, werden für historische Zwecke archiviert.

Bilder und Video- und Audioaufzeichnungen von Preisverleihungen, die von externen Auftragnehmern bereitgestellt werden, werden fünf Jahre lang auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert und danach gelöscht. Diese Daten, die für die Tätigkeit des Amtes als relevant erachtet werden, werden anschließend für historische Zwecke archiviert.

Die Namen der Gewinner und ihrer Preise werden für historische Zwecke auf unbestimmte Zeit archiviert.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Die EO nutzt „LimeSurvey“, um die Umfrage zum Einreichungsformular für die Auszeichnung auszurichten und die Antworten der Teilnehmer zu sammeln. LimeSurvey ist ein Umfragetool, das sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und dass die Daten durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

Personenbezogene Daten werden durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien im Büro des Bürgerbeauftragten eingerichtet wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Eine betroffene Person kann ihre Rechte ausüben, indem sie beispielsweise Zugang zu personenbezogenen Daten, deren Ratifizierung oder Löschung beantragt, indem sie eine E-Mail an
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu sendet. Der Antrag wird unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats bearbeitet.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Eine betroffene Person kann jederzeit datenschutzrelevante Fragen an folgende Stellen richten:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Referat Kommunikation
Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten wenden:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu oder

Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten einreichen: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en

Straßburg, 13.10.2025