Cílem postupů stanovených v tomto rozhodnutí je zajistit, aby veřejný ochránce práv při posuzování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a žádostí o informace uplatňoval nejvyšší standardy transparentnosti a účinnosti.

Žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům v držení úřadu evropského veřejného ochránce práv se vyřizují v souladu s nařízením (ES) č. 1049/2001 ^[1] při dodržení statutu evropského veřejného ochránce práv ^[2].

Toto rozhodnutí se vztahuje rovněž na žádosti o informace obdržené úřadem veřejného ochránce práv.

Veřejný ochránce práv přijal tyto vnitřní postupy:

Článek 1: Přijetí žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a informacím

1.1 Vedoucím útvarem pro vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a žádostí o informace je tým pro svobodu informací, který se skládá z úředníka (úředníků) pro transparentnost a pracovníků pro správu dokumentů.

1.2 Každý, kdo v úřadu veřejného ochránce práv obdrží žádost o přístup veřejnosti k dokumentům, ji neprodleně předá týmu FOI k registraci a zpracování.

1.3 Každý, kdo v úřadu veřejného ochránce práv obdrží písemnou žádost o informace, ji vyřídí přímo a rychle. Pokud to nelze provést, měla by být žádost o informace předána týmu FOI.

Článek 2: Žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům

2.1 Žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům se vyřizují v souladu s procesními ^[3] pravidly stanovenými v článku 6 ‐ 10 nařízení (ES) č. 1049/2001. Tato pravidla zahrnují právo žadatele podat potvrzující žádost ^[4] v případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti nebo v případě neposkytnutí odpovědi ve stanovené lhůtě.

2.2 O prvotních žádostech rozhoduje úředník (úředníci) pro transparentnost. V rozhodnutí o původní žádosti o odepření přístupu veřejnosti k požadovanému dokumentu (požadovaným dokumentům) musí být uvedeny důvody a žadatel musí být informován o právu podat potvrzující žádost.

2.3 Rozhodnutí o potvrzujících žádostech přijímá generální tajemník. V rozhodnutí o potvrzující žádosti o odepření přístupu veřejnosti k požadovanému dokumentu (požadovaným dokumentům) musí být uvedeny důvody a žadatel musí být informován o právu zahájit řízení u Soudního dvora Evropské unie podle příslušných ustanovení Smlouvy o fungování Evropské unie.

2.4 Přístup veřejnosti k dokumentům je poskytován s výjimkou případů, kdy je třeba chránit určité veřejné nebo soukromé zájmy prostřednictvím výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.

2.5 Pokud se žádost o přístup veřejnosti k dokumentům týká dokumentu získaného v průběhu šetření od jakékoli fyzické nebo právnické osoby, orgánu EU nebo členského státu pod podmínkou důvěrnosti, existuje domněnka nezpřístupnění dokumentu v souladu se statutem evropského veřejného ochránce práv ^[5].

2.6 V těchto případech může veřejný ochránce práv v zájmu transparentnosti kontaktovat osobu, orgán EU nebo členský stát, který dokument poskytl, aby zjistil, zda lze upustit od důvěrnosti a dokument zpřístupnit.

Článek 3: Osobní údaje

3.1 Pokud dokument, k němuž byl požadován přístup veřejnosti, obsahuje osobní údaje ve smyslu nařízení o ochraně údajů ^[6], musí být nakládání s těmito osobními údaji v souladu s ustanoveními uvedeného nařízení.

3.2 V zájmu transparentnosti bude obvykle zveřejněna totožnost zaměstnanců veřejného ochránce práv na úrovni vedoucího oddělení nebo výše, je-li to uvedeno v souvislosti s jejich pracovními povinnostmi, pokud k tomu není pádný důvod.

Článek 4: Žádosti o informace

4.1 Žádosti o informace se vyřizují co nejrychleji, v každém případě však do 15 pracovních dnů.

4.2 Každé rozhodnutí o odmítnutí poskytnout požadované informace musí být odůvodněno ^[7] a musí informovat žadatele o právu požádat o přezkum rozhodnutí.

4.3 Po žádosti o přezkum přezkoumá generální tajemník rozhodnutí o odmítnutí poskytnout požadované informace. Tento přezkum se provede co nejrychleji a v každém případě do 15 pracovních dnů.

Článek 5: Přijetí a vstup v platnost

Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí. Rozhodnutí veřejné ochránkyně práv ze dne 5. září 2019, kterým se přijímají vnitřní postupy pro vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a žádostí o informace, se zrušuje.

Emily O'Reillyová,
Štrasburk, 18. března 2020

[1] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise, Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

[2] Rozhodnutí Evropského parlamentu o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv přijaté Parlamentem dne 9. března 1994 (Úř. věst. L 113, 4.5.1994, s. 15) a pozměněné jeho rozhodnutími ze dne 14. března 2002 (Úř. věst. L 92, 9.4.2002, s. 13) a 18. června 2008 (Úř. věst. L 189, 17.7.2008, s. 25).

[3] Slovo ʺproceduralʺ obsahuje odkaz na lhůty, způsob přístupu a právo na přezkum.

[4] ʺConfirmatory applicationʺ je pojem používaný v nařízení (ES) č. 1049/2001 pro právo na přezkum.

[5] Veřejný ochránce práv se domnívá, že do oblasti působnosti čl. 2 odst. 5 tohoto rozhodnutí spadají tyto dokumenty: 1. Citlivé dokumenty ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001 získané od orgánu EU, 2. Dokumenty získané, a to i po kontrole, pod podmínkou důvěrnosti od orgánu EU, 3. Dokumenty, které jsou podle právních předpisů považovány za tajné a které byly získány od členského státu, 4. Důkazy získané důvěrně od úředníků nebo jiných zaměstnanců EU prostřednictvím svědectví, 5. Dokumenty získané od stěžovatele nebo třetí strany, které veřejný ochránce práv za účelem ochrany oprávněných zájmů stěžovatele nebo třetí strany klasifikuje jako důvěrné, a to buď na žádost stěžovatele nebo dotčené třetí strany, nebo z vlastního podnětu veřejného ochránce práv.

[6] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39).

[7] Důvody, na nichž může být takové odmítnutí založeno, zahrnují důvěrnost, profesní tajemství nebo povinnost nepoškozovat stěžovatele nebo jakoukoli jinou osobu.