1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 15/11/2023

2. Referenční číslo: 17/2020

Ref. Ares(2024)1309590 – 20. února 2024

3. Jméno a kontaktní údaje správce

Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Kontaktní osoba: Ředitelství pro administrativu – tým lidských zdrojů – EO@ombudsman.europa.eu

Odpovědné oddělení: Tým pro lidské zdroje

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:

paní Francesca Pavesi

Zástupce pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas Hernanz

Funkční poštovní schránka: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele: Nevztahuje se na tento návrh.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců)

Evropský parlament (EP) – GŘ „Personál“ – „Oddělení front office pro zaměstnance“, které se zabývá žádostmi o zvláštní průkazy pro zaměstnance přidělené do bruselské kanceláře –

Kontaktní osoba: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu.

-francouzské a belgické vnitrostátní orgány, které vydávají zvláštní karty.

• Kontakt na francouzské vnitrostátní orgány (francouzské ministerstvo zahraničních věcí): e-mailová adresa: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr
• Za belgické vnitrostátní orgány: Service Public Fédéral Affaires Étrangères – tel.: :+32 (0)2 501 81 11

7. Účel (účely) zpracování:

Žádost o zvláštní průkazy od francouzského nebo belgického ministerstva zahraničních věcí pro nově přijaté zaměstnance a jejich rodinné příslušníky.

Stručný popis zpracování:

Úředníci pracující pro evropský orgán a vyslaní národní odborníci mají právo na „zjednodušený pobyt“, což znamená vydání „zvláštního průkazu totožnosti“ vydaného ministerstvem zahraničních věcí, a nikoli obecním úřadem. Tento systém mohou využívat i jejich rodinní příslušníci, pokud nepracují v Belgii/Francii. Držitelé těchto zvláštních karet se nesmí registrovat v obci bydliště. Jsou však zařazeni do samostatného registru místních orgánů a obdrží národní číslo (i když to není uvedeno na jejich zvláštním průkazu totožnosti). 

Nově přijatý zaměstnanec, který splňuje požadavky, může požádat o zvláštní průkaz totožnosti pro sebe a svou rodinu (děti a manžela/manželku) podáním žádosti přímo HR týmu. Personální tým (asistent HR) kontaktuje příslušný orgán veřejné moci země, v níž se kancelář nachází (Francie nebo Belgie), aby vydal zvláštní průkaz („osvědčení de fonctions“pro Francii nebo „zvláštní průkaz totožnosti“pro Belgii).

– U zvláštních průkazů vydávaných francouzským ministerstvem zahraničních věcí používá asistent pro lidské zdroje zvláštní formulář a přikládá podpůrné doklady (kopii cestovních pasů nebo průkazů totožnosti). Zvláštní průkazy jsou platné po dobu čtyř let a poté může příslušný zaměstnanec požádat francouzské ministerstvo zahraničních věcí o jejich prodloužení. V prosinci každého roku zašle asistent lidských zdrojů francouzskému ministerstvu excelovou tabulku (č. 1) se seznamem zaměstnanců ve službě, kteří požádali Francii o zvláštní kartu pro příslušný rok. Když zaměstnanec orgán opustí, asistent pro lidské zdroje zašle příslušné zvláštní karty zpět francouzskému orgánu veřejné moci a uchovává doklad o zaslání zpět v elektronické podobě.

– Pokud jde o zvláštní průkazy vydané belgickým ministerstvem zahraničních věcí, nově přijatí zaměstnanci se obracejí přímo na oddělení front office EP-GŘ pro personál-zaměstnanci (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu), které žádosti o zvláštní průkazy vyřizuje a zasílá je belgické federální službě pro veřejnost zahraničních věcí. Poté žádosti podepíše ředitel pro administrativu. Zvláštní průkazy totožnosti jsou platné po dobu 5 let.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

Subjekty údajů:

zaměstnanci úřadu EO (úředníci, dočasní a smluvní zaměstnanci), případně jejich rodinní příslušníci (manžel/manželka a/nebo děti),

Kategorie osobních údajů:

• údaje o formuláři použitém pro žádost o zvláštní karty:

- pokud jde o zaměstnance výkonného dekretu: jméno, příjmení; datum a místo narození; státní příslušnost; rodinná situace; funkce a platová třída; adresa bydliště;

- pokud jde o manžela/manželku a děti zaměstnance EO: jméno, příjmení; datum a místo narození; státní příslušnost;

• podpůrné doklady k žádosti: kopii cestovního pasu nebo průkazu totožnosti zaměstnance výkonného dekretu a rodinných příslušníků, pro něž se požaduje zvláštní průkaz;
• údaje v excelové tabulce (č. 1) zaslané francouzskému ministerstvu zahraničních věcí: výše uvedené údaje týkající se zaměstnance výkonného ředitele; číslo zvláštní karty; datum příjezdu do Francie; datum výkonu funkcí; datum konce platnosti zvláštní karty.

Personální asistent dále zpracovává excelovou tabulku (č. 2) pro interní správu žádostí o zvláštní karty s následujícími údaji: jméno, příjmení, číslo průkazu a datum platnosti.

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz:

Podpůrné doklady shromážděné EO pro žádost o zvláštní karty se vymažou, jakmile jsou zvláštní karty vydány. Údaje v excelové tabulce (č. 1) zaslané francouzskému ministerstvu zahraničních věcí se vymažou jeden měsíc po jejich odeslání.

Údaje v excelové tabulce (2) použité pro interní správu žádostí o zvláštní karty se uchovávají po dobu 5 let od zrušení poslední zvláštní karty a během procesu se aktualizují. Jakmile zaměstnanec úřad opustí, příslušné údaje se vymažou.

10. Příjemci údajů:

EO, generální tajemník, ředitel pro administrativu, vedoucí týmu lidských zdrojů, zaměstnanec týmu lidských zdrojů pověřený vyřizováním zvláštních průkazů, příslušné útvary EP (GŘ pro personál – oddělení front office), francouzské a belgické ministerstvo zahraničních věcí.

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím? : Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření:

Podpůrné dokumenty používané k žádosti o zvláštní průkazy jsou uchovávány v elektronické verzi na ředitelství pro správu, tým lidských zdrojů, ve sdílené síti.

Přístup je povolen pouze řediteli pro administrativu a asistentovi lidských zdrojů pověřenému vyřizováním zvláštních karet. 

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů:

Subjekty údajů mají právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je EO používá. Mají rovněž právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se jich týkají. Identifikační údaje mohou kdykoli během řízení opravit. Mají právo kdykoli vznést námitku proti použití svých údajů ze strany EO z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace. Za určitých podmínek mají právo požádat, aby EO vymazal jejich osobní údaje nebo omezil jejich použití.

Kdykoli mohou požádat EO o informace týkající se zpracování jejich osobních údajů e-mailem (EO@ombudsman.europa.eu) nebo se obrátit na ředitelství pro správu, tým lidských zdrojů.

Subjekty údajů mohou rovněž požádat o informace týkající se zpracování svých osobních údajů Evropský parlament (EP) – GŘ „Personál“ – „Oddělení front office zaměstnanců“ – e-mailem (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) a/nebo francouzské ministerstvo zahraničních věcí (Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr) a belgickou federální službu pro veřejné zahraniční věci tel.: :+32 (0)2 501 81 11

EO odpoví na jejich žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Mohou se rovněž obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu Pokud si chtějí stěžovat na to, jak veřejný ochránce práv nakládá s jejich osobními údaji, mohou se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (www.edps.europa.eu) na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

Prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se povolení k pobytu zaměstnanců EO (zvláštní průkazy)

Ref. Ares(2024)1309590 – 20. února 2024

V tomto prohlášení o ochraně osobních údajů je vysvětlen důvod zpracování, způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje veškeré poskytnuté osobní údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu, jak jsou tyto informace používány a jaká práva mohou subjekty údajů ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem je EO. Společnými správci jsou i) Evropský parlament (EP) – GŘ pro personál – oddělení front office zaměstnanců, které se zabývá žádostmi o zvláštní průkazy pro zaměstnance přidělené v bruselské kanceláři, a ii) francouzské a belgické vnitrostátní orgány, které vydávají příslušné zvláštní průkazy.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Zpracováváme osobní údaje zaměstnanců EO (úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců) a případně jejich rodinných příslušníků (manžela/manželky a dětí), kteří žádají o zvláštní kartu. Osobní údaje, které zpracováváme, zahrnují mimo jiné jména, příjmení, identifikační údaje (cestovní pas nebo občanský průkaz, státní příslušnost atd.) a data platnosti.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Účelem je požádat francouzské nebo belgické ministerstvo zahraničních věcí o zvláštní průkazy pro nově přijaté zaměstnance a jejich rodinné příslušníky, kteří si to přejí.

3. Jaké jsou právní základy a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě čl. 5 odst. 1 písm. a) (plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu) a čl. 5 odst. 1 písm. b) (splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje) nařízení 2018/1725.

Právním základem je čl. 11 písm. b) Protokolu (č. 7) o výsadách a imunitách Evropské unie, který stanoví, že úředníci a jiní zaměstnanci Unie nepodléhají společně se svými manželi/manželkami a vyživovanými rodinnými příslušníky imigračním omezením ani formalitám spojeným s registrací cizinců.

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Ředitelství veřejné ochránkyně práv pro administrativu – tým lidských zdrojů.

5. Kdo budou příjemci údajů?

EO, generální tajemník, ředitel pro administrativu, vedoucí týmu lidských zdrojů, zaměstnanec týmu lidských zdrojů pověřený vyřizováním zvláštních průkazů, příslušné útvary EP (oddělení „Personál – front office zaměstnanců“) a francouzské a belgické ministerstvo zahraničních věcí.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Podpůrné doklady shromážděné EO pro žádost o zvláštní karty se vymažou, jakmile jsou zvláštní karty vydány. Údaje v excelové tabulce zaslané francouzskému ministerstvu zahraničních věcí se vymažou jeden měsíc po jejich odeslání.

Údaje v excelové tabulce používané pro interní správu žádostí o zvláštní karty jsou uchovávány po dobu 5 let od zrušení poslední zvláštní karty a v průběhu procesu aktualizovány. Jakmile zaměstnanec úřad opustí, příslušné údaje se vymažou.

7. Jak chráníme vaše údaje?

Podpůrné dokumenty používané k žádosti o zvláštní průkazy jsou uchovávány v elektronické verzi v týmu ředitelství pro administrativu a lidské zdroje ve sdílené síti.

Přístup je povolen pouze konkrétním uživatelům v HR týmu.

Údaje uložené na serverech výkonného ředitele jsou chráněny řadou bezpečnostních opatření zavedených odvětvím IKT na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je EO používá.

Máte také právo požadovat opravu neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají. Identifikační údaje můžete kdykoli opravit. Máte právo kdykoli vznést námitku proti používání vašich údajů ze strany EO z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Za určitých podmínek máte právo požádat, aby EO vymazal vaše osobní údaje nebo omezil jejich použití.

EO odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s postupem podávání žádostí o zvláštní průkazy můžete kdykoli zaslat výkonnému delegátovi na tuto adresu:

Evropský veřejný ochránce práv

Ředitelství pro administrativu – tým lidských zdrojů

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Štrasburk Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Můžete se také obrátit na Evropský parlament (EP) – GŘ „Personál“ – „Oddělení front office pro zaměstnance“, které se zabývá žádostmi o zvláštní průkazy pro zaměstnance přidělené do bruselské kanceláře (e-mail: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) a/nebo francouzské a belgické vnitrostátní orgány, které vydávají zvláštní průkazy.

• francouzské ministerstvo zahraničních věcí: e-mailová adresa: Tomáš.Anin@diplomatie.gouv.fr

• Service Public Fédéral Affaires Étrangères- tél : +32 (0)2 501 81 11

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů úřadu EO na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EIOÚ@edps.europa.eu