Благодаря Ви, че ме помолихте да участвам в тази сесия, която засяга тема, която е от основно значение за успешното функциониране на службата на омбудсмана и за работата, която вършим ден след ден. Разследването е независимо, справедливо и се извършва при пълно командване на всички факти само ако имаме достъп до цялата информация, която считаме за уместна.

Въпросите, които се повдигат тук, са тези, които със задоволство мога да заявя, че не създават трудности за мен или моите служители много често. Когато възникнат, те могат да бъдат предизвикателство и да имат дълбоки последици, но това отчасти се дължи на факта, че проблемите в тази област за нас са изключителни.

Скоро ще говоря за две от тези ситуации, доста различни по вид, които ми създадоха проблеми, но първо, някакъв контекст от гледна точка на конституционната рамка.

В рамките на институциите на Европейския съюз основният принцип, който урежда работните договорености, се съдържа в член 4 от Договора за Европейския съюз, а именно задължението за лоялно сътрудничество.

Това се отнася за Съюза и неговите държави членки и изисква от всички нас да си съдействаме при изпълнението на съответните ни задачи, произтичащи от Договорите, в дух на пълно взаимно уважение. Строго погледнато, това задължение не се прилага за отношенията между Европейския омбудсман и лицата, които са предмет на мандата на омбудсмана, но на практика ние си сътрудничим и зачитаме взаимно ролите и мястото си в конституционната рамка на ЕС.

Задачата ми е да разследвам жалби от граждани в случаи на лошо администриране в институциите и другите органи на ЕС. Избиран съм от Европейския парламент и моята независимост е залегнала в Договорите. Парламентът определи правната рамка за изпълнението на моите задачи в моя устав. Това включва задължение за институциите на ЕС да предоставят на моя офис всяка информация, която съм поискал от тях, и да ми предоставят достъп до съответните досиета. Ясно е, че като омбудсман трябва да имам достъп до административните досиета, които ми е възложено да преглеждам.

Както бихте очаквали, съществуват съответни задължения да не се разкрива класифицирана информация или документи, но в противен случай моите правомощия за достъп до информация са много широки. Мога също така да изискам от длъжностните лица да свидетелстват официално в хода на разследването. Това рядко е било необходимо, но е важен и мощен предпазен механизъм.

В по-голямата част от случаите проверката на документи и достъпът до съответните досиета се извършват без инциденти. Сега ни се предоставя електронен достъп до повечето ключови документи, от които се нуждаем, което премахва необходимостта служителите, работещи по случаите, да пътуват до мястото, където се съхраняват досиетата.

Така например при текущо разследване на жалба, в която Европол е отказал публичен достъп до документи, документите са изпратени до моя офис по електронен път, но сигурно, при защита с парола. Приветствам това развитие и доверието в моя кабинет, което това показва. Само се надявам, че доверието в технологията е също толкова добре обосновано!

Но именно в друг случай на достъп до документи с участието на Европол се сблъсках с непоклатима пречка пред изпълнението на мандата си. Разследването се отнасяше до публичния достъп до документ, съхраняван от Европол, относно дейностите му по Споразумението между ЕС и САЩ за програма за проследяване на финансирането на тероризма.

Това споразумение, сключено между ЕС и САЩ през 2010 г., предвижда, че ЕС може да предава данни за финансови съобщения на граждани на ЕС на Министерството на финансите на САЩ с цел проследяване на терористична дейност. Данните се съхраняват в Белгия от организация, известна със съкращението SWIFT. Ролята на Европол е да валидира исканията на САЩ за предаване на данните, въпреки че в действителност не е имал достъп до самите данни.

През юни 2013 г. моята служба получи жалба от член на Европейския парламент относно обработването от страна на Европол на искане за достъп до документи за публичен достъп до доклад на Съвместния надзорен орган на Европол, който следи за спазването от страна на Европол на защитата на данните, относно прилагането на Споразумението между ЕС и САЩ. С други думи, доклад, в който се посочва дали аспектите на споразумението, свързани със защитата на данните, функционират правилно.

Както е нормално и необходимо при запитване относно достъпа до документи, помолих служителите си да проверят документа, за да можем да оценим случая за и против публичното оповестяване. Европол си сътрудничи с моя разследващ екип и ние се споразумяхме за стриктни мерки за сигурност за инспекцията.

След това обаче се оказа, че споразумението между ЕС и САЩ включва вторично споразумение относно т.нар. „технически условия“ за изпълнение.

Съгласно тези „технически условия“ никаква информация, предадена от Министерството на финансите на САЩ, включително информация относно видове или категории съобщения, не може да бъде споделяна с друга страна без изричното писмено разрешение на Министерството на финансите на САЩ. Въпреки усилията на Европол да осигури съответното разрешение, то е отказано от органите на САЩ на основание, че изискването за „необходимост да се знае“ не е изпълнено.

Така че поради ветото на САЩ бях ефективно възпрепятстван да изпълнявам ролята, която демократично избраният Европейски парламент ми беше поверил като омбудсман - длъжност, на която бях надлежно избран от този парламент. Лично се срещнах с тогавашния посланик на САЩ в ЕС и ако си спомням, някои длъжностни лица от Държавния департамент, но те отказаха да приемат, че Европейският омбудсман има право да види този запис, за да гарантира, че отказът е валиден.

 Затова нямах друг избор, освен да приключа разследването си, без да стигна до заключение. Въпреки това поисках от Европейския парламент да обмисли дали е приемливо в качеството си на Европейски омбудсман да бъда възпрепятстван да върша работата си чрез споразумение с чуждестранно правителство, което като странично споразумение относно техническите аспекти на изпълнението никога не е било изпращано на Европейския парламент или на Съвета на Европейския съюз за одобрение. Изтъкнах, че при липсата на контрол от страна на омбудсмана на практика не е имало надзор върху споразумението Swift, тъй като Европол, както посочих по-рано, всъщност не вижда записите, които се изпращат от ЕС до САЩ.

Последният случай, при който моята служба беше изправена пред някои логистични проблеми във връзка с проверката на съответните досиета, беше в разследването ми относно назначаването от Европейската комисия на нов генерален секретар по-рано тази година. За целите на това разследване изпратих писмо до Комисията, в което посочих, че съм решил, че е необходимо да се проверят „всички документи, независимо дали са в електронен формат или на хартиен носител, включително кореспонденция, бележки, бележки, електронни писма и всички правни становища, от 1 септември 2017 г. до 18 април 2018 г., свързани с назначаването на новия генерален секретар “.

Въпреки това, на първата среща за проверка на моя екип за разследване бяха показани само две папки с документи и един отделен допълнителен документ. Много от тях бяха обозначени като „поверителни“ и не можахме да направим копия. Моят разследващ екип трябваше да изясни широкия обхват на изискванията за проверка, въпреки че това беше напълно ясно в първоначалното искане за проверка.

Вследствие на това 2 седмици след първата проверка бяха проведени още 10 дни срещи за проверка в рамките на период от 3 седмици. Не се допускат допълнителни копия на документи. Екипът ми трябваше да постави всички електронни устройства в обезопасен контейнер в стаята, така че да не могат да бъдат използвани. Самата стая нямаше естествена светлина и през цялото време присъстваше охранител, тъй като екипът ми си водеше бележки от хиляди записи на ръка.

 Според мен тези условия могат да бъдат описани само като потискащи. Това не е разследване на въпрос, свързан с националната сигурност или тежка престъпна дейност, а по-скоро разследване на администрирането на процеса на набиране на персонал.

Трябва да подчертая, че двата примера, които изложих подробно днес, бяха изключителни в опита ми като Европейски омбудсман и се надявам да останат такива. Моята служба се радва на добро сътрудничество с институциите и другите органи и агенции на ЕС и все по-голямото приемане на електронната комуникация дори на чувствителни досиета като норма е добре дошло.

Разбирам също така необходимостта организации като нашата, които изискват високи административни стандарти от другите, сами да приемат и демонстрират такива високи стандарти. Това би подкопало доверието на гражданите и авторитета на нашите служби и решения, ако самите ние не отразявахме добрите практики. Така че докато въздействието, уместността и видимостта продължават да бъдат крайъгълните камъни на моята стратегия, поддържането на високо равнище на прозрачност на това, което правим, и на начина, по който го правим, е от съществено значение. Омбудсманите трябва също така да покажат, че отговарят на високите стандарти за етично поведение, които основателно се изискват от независимите служители, заемащи публична длъжност.

Добрите инструменти за комуникация, включително уебсайт, който е информативен и лесен за навигация, са необходима част от публичната отчетност. Уебсайтът на моята служба съдържа информация за възнагражденията, командировъчните разходи, подаръците, гостоприемството и декларациите за интереси. Не можем да направим нищо друго, освен да дадем пример във връзка с онези принципи и ценности на обществения живот, които от името на гражданите изискваме да бъдат отстоявани и демонстрирани от други публични органи.

По същия начин и с публичния достъп до документи и информация за нашите услуги. Трябва да се придържаме към правилата, които другите с право очакват от нас да насърчаваме и прилагаме от тяхно име. Сигурен съм, че всички ние спазваме законите за прозрачност, които се прилагат в съответните ни юрисдикции. Жизненоважно е да го направим. В противен случай не заслужаваме да се радваме на доверието и уважението на онези, на които служим и чиито законни интереси се опитваме да защитим.

Очаквам с нетърпение да чуя разсъжденията на други колеги по тези въпроси въз основа на техния опит и последвалата дискусия.

Благодаря ви, благодаря ви.