Омбудсманът посочи, че горепосочените правила означават, че процедурата за разглеждане на жалби по принцип включва три етапа. Първо, след получаване на жалба институцията трябва да изпрати на подателя на жалбата обратна разписка, в която да посочи, че е получила кореспонденцията, и да потвърди, че тя се третира като жалба. Второ, институцията трябва да разгледа въпроса и да предприеме подходящи последващи действия, ако е необходимо и възможно. Трето, институцията трябва да вземе решение по въпроса в разумен срок. Той трябва също така да съобщи своите констатации и решение на подателя на жалбата, включително решението си относно всяко конкретно действие, което е предприел, ако жалбата е била обоснована.