Konungariket Spanien, å ena sidan, och Europeiska ombudsmannen, å andra sidan,

med beaktande av de slutsatser som antogs av rådet (allmänna frågor och yttre förbindelser) den 13 juni 2005 om den officiella användningen av ytterligare språk inom rådet och eventuellt andra av Europeiska unionens institutioner och organ,

med beaktande av artiklarna 21 och 195 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och artikel 107d i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av artikel 314 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Europaparlamentets beslut om tjänsteföreskrifterna och de allmänna villkoren för ombudsmannens ämbetsutövning,

Med beaktande av följande:

1. Insatser för att föra unionen närmare medborgarna kräver att kommunikationen med institutionerna på deras modersmål underlättas så långt som möjligt för medborgarna och deras företrädare, vilket är en viktig faktor för att stärka deras identifiering med unionens politiska projekt.

2. Det finns andra språk inom unionen än de som avses i rådets förordning nr 1/1958, vilkas status erkänns i en medlemsstats konstitution på hela eller delar av dess territorium eller vilkas användning som nationellt språk är tillåten enligt lag.

har samtyckt till att ingå detta administrativa avtal för att tillåta officiell användning, i samband med kommunikation mellan Europeiska ombudsmannen och medborgare och bosatta i Spanien, utöver spanska/kastilianska, av de andra språk som i Spanien åtnjuter erkänd status i enlighet med den spanska konstitutionen från 1978.

Första klausulen

Spanska medborgare eller varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i Spanien får, i enlighet med de villkor som fastställs i spansk lag och i enlighet med rådets slutsatser av den 13 juni 2005, sända skriftliga meddelanden till Europeiska ombudsmannen på vilket som helst av de språk som, i enlighet med den spanska konstitutionella ordningen, är officiella på spanskt territorium.

1.1. Om det språk som används inte är spanska/kastilianska ska denna möjlighet göras effektiv genom följande förfarande:

• Medborgaren skickar sitt skriftliga meddelande till det behöriga organ för översättning (nedan kallat det behöriga organet) som utsetts av den spanska staten. Det behöriga organet ska skicka en bestyrkt översättning av detta meddelande till spanska/kastilianska till ombudsmannen.
• Dagen för mottagande av meddelandet ska anses vara den dag då ombudsmannen mottar den bestyrkta översättningen från det behöriga organet.
• Ombudsmannen utarbetar sitt svar på spanska/kastilianska och skickar det till det behöriga organ som den spanska regeringen har anförtrott uppgiften att förse medborgaren med en bestyrkt översättning av svaret till originaldokumentets språk. Ombudsmannen ska informera den berörda medborgaren genom ett standardbrev på originalhandlingens språk.
• Det behöriga organet ska så snart som möjligt till den berörda personen översända en bestyrkt översättning av ombudsmannens svar till originalhandlingens språk. Han eller hon ska informera ombudsmannen om vilken dag översättningen översändes till medborgaren. Det behöriga organet ska också informera ombudsmannen om eventuella svar från medborgaren på ombudsmannens meddelande.

1.2. Ombudsmannen ska återsända meddelanden till avsändaren som han mottar på andra språk än spanska/kastilianska med officiellt erkänd status i Spanien i enlighet med den spanska konstitutionen från 1978 och som inte åtföljs av en bestyrkt översättning till spanska/kastilianska.

I sådana fall ska ombudsmannen genom en standardskrivelse på originalhandlingens språk informera den berörda personen om att han eller hon måste utöva sin rätt att vända sig till institutionen och få svar på det språk han eller hon valt genom att skicka meddelandet på det språket till det behöriga organ som den spanska staten har utsett för detta ändamål.

1.3. Det behöriga organ som utsetts för detta ändamål av den spanska staten ska förse ombudsmannen med översättningar av standardbreven till andra språk med officiellt erkänd status i Spanien, vilka ska användas av ombudsmannen i hans kommunikation med medborgarna.

1.4. Eventuella förseningar eller fel i översättningen till eller från ett annat språk än spanska/kastilianska, samt den därav följande feltolkningen av svaret, ska inte under några omständigheter medföra ansvar för ombudsmannen, för vilken endast den spanska/kastilianska versionen av meddelandena är giltig. Ett uttryckligt omnämnande av detta kommer att göras i översättningstexten.

1.5. Översändandet av handlingar mellan det behöriga organ som utsetts av den spanska staten och ombudsmannen och de anmälningar som föreskrivs i detta administrativa arrangemang ska ske på elektronisk väg. Särskilda e-postadresser kommer att anges för detta ändamål.

Andra klausulen

2.1. Parterna i denna administrativa överenskommelse förbinder sig att vidta de åtgärder som är nödvändiga för att alltid bevara sekretessen för de meddelanden som berörs av denna överenskommelse, särskilt när det gäller översättningar som görs av det behöriga organ som utsetts av den spanska staten.

2.2. Det ska påpekas att det behöriga organ som utsetts av den spanska staten är skyldigt att följa de bestämmelser i spansk rätt som genomför direktiv 95/46 EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

Tredje klausulen

3.1. De spanska myndigheterna kommer att ge medborgarna tillgång till webbsidor där de språkversioner av klagomålsformuläret och andra informationsdokument från Europeiska ombudsmannen som är avsedda för gemenskapsmedborgare kommer att finnas tillgängliga på andra språk än spanska/kastilianska, som i Spanien har en status som erkänns i enlighet med den spanska konstitutionen från 1978.

3.2. Europeiska ombudsmannens webbplats på spanska/Castillane kommer att innehålla en länk till de sidor som skapats av de spanska myndigheterna. De översatta dokumenten och kvaliteten på deras översättning kommer att vara de spanska myndigheternas eget ansvar och kommer under inga omständigheter att vara Europeiska ombudsmannens ansvar. Detta kommer uttryckligen att nämnas på Europeiska ombudsmannens webbplats och på de webbsidor som de spanska myndigheterna kommer att ansvara för.

Slutbestämmelser

Detta arrangemang skall börja tillämpas så snart den spanska regeringen underrättar ombudsmannen om de organ som enligt spansk lag har utsetts till behöriga organ för att utföra de översättningar som den hänvisar till.