När ombudsmannen ställs inför mycket breda ansökningar om tillgång till odefinierade handlingar erkänner han att det kan vara nödvändigt för en institution att kontrollera många handlingar. För att hänvisa sökande till handlingar som är användbara för dem kan det vara godtagbart för institutionen att ge partiell tillgång till relevanta delar av en handling, i syfte att bistå sökande och öka öppenheten. Det är dock viktigt att ett sådant tillvägagångssätt inte leder till missbruk av förordning 1049/2001. I synnerhet bör det inte leda till att man kringgår kravet på att fullt ut motivera att en begärd handling inte lämnas ut. Om en sökande, efter att ha fått partiell tillgång, insisterar på att få en handling i sin helhet,bör denna lämnas till sökanden, såvida inte institutionen visar att ett undantag som anges i artikel 4 är tillämpligt på hela eller delar av handlingen.