1. Senaste uppdatering av denna post: 12/04/2024

2. Referensnummer: 18/2020

Ares registreringsnummer: Ares(2024)4403751

3. Den registeransvariges namn och kontaktuppgifter: Europeiska ombudsmannen, 1 avenue du President Robert Schuman, CS 30403, 67001 Strasbourg Cedex

Kontaktuppgifter till ansvarig avdelning:

Direktoratet för administration, ekonomi och budget

E-post: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Personuppgiftsbiträdets namn och kontaktuppgifter: Ej tillämpligt

6. Den eller de gemensamt personuppgiftsansvarigas namn och kontaktuppgifter:

Europeiska kommissionen

• GD BUDGET, som förvaltar ABAC, det redovisningssystem som inrättats av kommissionen och som används av den ekonomiska aktören för att övervaka genomförandet av dess budget och utarbeta dess räkenskaper, och
• GD Inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag, som genomför och upprätthåller ABAC.

Kontaktuppgifter: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu

7. Syfte(n) med behandlingen: Syftet med denna process är att övervaka genomförandet av den ekonomiska aktörens budget och att utarbeta dess räkenskaper.

Kort beskrivning: Alla transaktioner stöds av ABAC.

De finansiella transaktionerna består av följande:

• Budgetåtaganden: Den transaktion genom vilken den ekonomiska aktören öronmärker medel för att täcka en eller flera framtida utgifter och som bokförs i ABAC.
• betalningar som består i att överföra ett finansiellt belopp till en extern leverantör (t.ex. anbudsgivare) eller en anställds bankkonto,
• överföringar mellan budgetposter (i förekommande fall).

8. Beskrivning av kategorierna av registrerade och av kategorierna av personuppgifter:

- Kategorier av registrerade: Varje enskild person/entreprenör som mottar en betalning från den ekonomiska aktören Personal från kontoret för ekonomiska aktörer (tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda, utstationerade nationella experter och praktikanter). externa leverantörer, anbudsgivare.

- Uppgiftskategorier: Alla data lagras i ABAC

• Namn, förnamn.
• Kön, nationalitet, titel, befattning.
• Kontaktuppgifter (e-postadress, företagstelefonnummer, mobiltelefonnummer, postadress, företag och avdelning, bosättningsland, internetadress).
• Bankkontoreferens (IBAN- och BIC-koder).
• Momsnummer.
• Nationellt försäkringsnummer.
• ID-kort/passnummer och personnummer.
• Födelseort och födelsedatum
• Andra personuppgifter i meritförteckningarna (expertis, tekniska färdigheter och yrkeserfarenhet av språk, inklusive uppgifter om nuvarande och tidigare anställningar).

9. Tidsfrist för lagring av uppgifterna och, om möjligt, för radering:

Ärenden som rör finansiella transaktioner ska bevaras i arkivet i fem år efter det att det finansiella förfarandet avslutats. Beviljandet av ansvarsfrihet för det finansiella förfarandet innebär i allmänhet två år efter budgetåret, för totalt sju år för innehav av personuppgifterna.

- Fram till slutet av en eventuell revision om den inleddes före slutet av ovannämnda period.

När den lagstadgade tidsfristen har löpt ut raderas filerna.

10. Mottagare av uppgifterna

Den ekonomiska aktören och generalsekreteraren (i tillämpliga fall)/direktoratet för administration – i egenskap av utanordnare, chefen för finans- och budgetgruppen och de anställda som arbetar med ABAC (operativa beredningsansvariga och förhandskontrollanter), enhetschefer som berörs av det finansiella förfarandet, ABAC-systemets operatörer vid kommissionen.

11. Överförs personuppgifter till tredjeländer och/eller internationella organisationer? Ej tillämpligt

12. Allmän beskrivning av säkerhetsåtgärder:

Uppgifterna lagras i kommissionens datacentral i Luxemburg och skyddas därför av ett antal åtgärder som införts av GD Informationsteknik för att skydda integriteten och konfidentialiteten hos kommissionens elektroniska produkter. Tillgången till personuppgifter skyddas genom åtkomsträttigheter, som är strikt begränsade i enlighet med principen om behovsenlig behörighet och grundar sig på de uppgifter som anförtrotts åtkomstinnehavarna.

Pappersfiler förvaras i låsta skåp på kontoren för anställda från finanssektorn. Elektroniska filer lagras i en särskild mapp i filsystemet och är endast tillgängliga för direktören för administration och chefen för budget- och finansteamet.

13. Information om hur de registrerade kan utöva sin rätt till tillgång och rättelse och, i tillämpliga fall, till radering, begränsning och dataportabilitet:

De registrerade har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och att rätta dem om deras personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. I tillämpliga fall har de rätt att radera sina personuppgifter och begränsa behandlingen av sina personuppgifter. De har rätt att invända mot den behandling av deras personuppgifter som lagligen utförs i enlighet med artikel 5.1 a av skäl som hänför sig till deras särskilda situation. De kan begära information från den ekonomiska aktören om behandlingen av deras personuppgifter via e-post (EOinvoice@ombudsman.europa.eu). Begäranden från registrerade kommer att behandlas inom en månad. De kan också kontakta dataskyddsombudet när som helst: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Om du vill klaga på ombudsmannens behandling av dina personuppgifter kan du kontakta Europeiska datatillsynsmannen: www.edps.europa.eu]

Meddelande om behandling av personuppgifter avseende finansiella transaktioner vid Europeiska ombudsmannens kontor

I detta meddelande om skydd av personuppgifter förklaras skälet till behandlingen, hur Europeiska ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av alla personuppgifter som lämnas, hur denna information används och vilka rättigheter de registrerade kan utöva med avseende på sina uppgifter.

Kontrollanten är EO. Den gemensamt personuppgiftsansvariga är Europeiska kommissionens generaldirektorat BUDGET, som förvaltar ABAC, det redovisningssystem som inrättats av kommissionen och som används av den ekonomiska aktören för att övervaka genomförandet av dess budget och för att utarbeta dess räkenskaper. och GD ”DIGIT” som genomför och underhåller ABAC.

1. Vilka personuppgifter kommer EO att behandla?

Vi behandlar följande personuppgifter för varje enskild person/entreprenör som tar emot en betalning från EO: Personal från kontoret för ekonomiska aktörer (tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda, utstationerade nationella experter och praktikanter). Externa leverantörer, anbudsgivare:

• Namn, förnamn.

• Kön, nationalitet, titel, befattning.

• Kontaktuppgifter (e-postadress, företagstelefonnummer, mobiltelefonnummer, postadress, företag och avdelning, bosättningsland, internetadress).

• Referens för bankkonto (IBAN- och BIC-koder).

• Momsnummer.

• Nationellt försäkringsnummer.

• ID-kort/passnummer och personnummer.

• Födelseort och födelsedatum.

• Andra personuppgifter i meritförteckningarna (sakkunskap, tekniska färdigheter och yrkeserfarenhet av språk, inklusive uppgifter om nuvarande och tidigare anställningar).

2. Varför behandlar den ekonomiska aktören dessa personuppgifter?

Syftet med denna process är att övervaka genomförandet av den ekonomiska aktörens budget och att utarbeta dess räkenskaper.

3. Vilka är de rättsliga grunderna och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Behandlingen av uppgifterna grundar sig på budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser.

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige och för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part i syfte att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (artikel 5.1 a, b och c i förordning 2018/1725).

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Uppgifterna behandlas av direktoratet för administration, ekonomi och budget.

5. Vilka kommer att vara mottagare av uppgifterna?

Den ekonomiska aktören, generalsekreteraren, direktören för administrationen, chefen för finans- och budgetgruppen och de anställda som arbetar med ABAC (operativa beredningsansvariga och förhandskontrollanter), enhetschefer som berörs av det finansiella förfarandet och ABAC-systemets operatörer vid kommissionen.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Akter som rör finansiella transaktioner ska bevaras i arkiven.

• under en period på fem år efter det att det finansiella förfarandet avslutats. Beviljandet av ansvarsfrihet för det finansiella förfarandet innebär i allmänhet två år efter budgetåret, för totalt sju år för innehav av personuppgifterna.
• fram till slutet av en eventuell revision, om den inleddes före slutet av ovannämnda period.

När den lagstadgade tidsfristen har löpt ut raderas filerna.

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Uppgifterna lagras i kommissionens datacentral i Luxemburg och skyddas därför av ett antal åtgärder som införts av GD Informationsteknik för att skydda integriteten och konfidentialiteten hos kommissionens elektroniska produkter. Tillgången till personuppgifter skyddas genom åtkomsträttigheter, som är strikt begränsade i enlighet med principen om behovsenlig behörighet och grundar sig på de uppgifter som anförtrotts åtkomstinnehavarna.

Pappersfiler förvaras i låsta skåp på kontoren för anställda inom finanssektorn. Elektroniska filer lagras i en särskild mapp i filsystemet och är endast tillgängliga för direktören för administration och chefen för budget- och finansteamet.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har rätt att få tillgång till dina egna personuppgifter och till relevant information om hur EO använder dem.

Du har också rätt att begära rättelse av ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dig. Du kan när som helst korrigera identifieringsuppgifter. Du har rätt att när som helst invända mot EO:s användning av dina uppgifter av skäl som hänför sig till din specifika situation. Under vissa omständigheter har du rätt att begära att EO raderar dina personuppgifter eller begränsar användningen av dem.

Den ekonomiska aktören kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om hanteringen av finansiella transaktioner till den ekonomiska aktören på följande adress:

Europeiska ombudsmannen

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Du kan också kontakta dataskyddsombudet vid EO-kontoret på följande adress: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: EDPS@edps.europa.eu