Alla personuppgifter som samlas in av Europeiska ombudsmannen ska behandlas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

För närvarande behöver användaren endast ange sina personuppgifter i förbindelse med två tjänster på denna webbplats:

(1) Om en användare önskar skicka ett elektroniskt meddelande till institutionen kan han/hon göra så genom att fylla i ett onlineformulär. I formuläret måste efternamn, förnamn och e-postadress anges. När användaren skickar iväg formuläret, skickas det vidare via e-post till den ansvariga personen eller tjänsten på ombudsmannens kontor. De uppgifter som angivits i formuläret registreras inte i någon databas på ombudsmannens webbplats och är heller inte tillgängliga för ombudsmannen och hans personal utom i det ovannämnda e-postmeddelandet.

(2) Om en användare önskar skicka ett klagomål till ombudsmannen via det elektroniska klagomålsformuläret måste han/hon först skapa ett användarkonto. Användaren måste ange en giltig e-postadress och välja ett lösenord. När kontot väl har aktiverats kan användaren göra utkast till klagomål, ändra i tidigare utkast, skicka in klagomål eller se klagomål som han/hon redan har skickat in. Uppgifterna om användarkontot, såväl som innehållet i alla klagomål som användaren skapat, lagras i en databas. Endast användaren själv kan komma åt klagomålen i databasen med hjälp av det lösenord som han/hon har valt. Europeiska ombudsmannen och hans personal har varken tillgång till användarlösenorden eller klagomålen i databasen. När användaren skickar in ett klagomål skickar databasen automatiskt ett e-postmeddelande som vidarebefordras till den ansvariga tjänsten vid ombudsmannainstitutionen.

De insamlade uppgifterna används endast till det tilltänkta och tydligt fastställda ändamålet. Den registrerade har rätt att få tillgång till personuppgifter om sig själv och att få dessa uppgifter korrigerade om de är felaktiga eller ofullständiga. Om den registrerade har några frågor om hur hans/hennes personuppgifter behandlas kan han/hon vända sig direkt till den registeransvarige. Den registrerade kan när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen.

Europeiska ombudsmannens webbplats innehåller ibland länkar till externa webbplatser. Eftersom ombudsmannen inte kontrollerar sådana webbplatser, bör du ta reda på vad de tillämpar för integritetsskyddspolicy.

EU-institutionerna måste ha ett centralt register över behandling av personuppgifter (artikel 31 i förordning (EU) 2018/1725). Registret innehåller uppgifter om till exempel syftet med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, den registrerades rättigheter samt kontaktuppgifter för ombudsmannens dataskyddsombud.