Štrasburg, 18. – 10. 2011

Návšteva agentúry OI/12/2011/JSA – návšteva Európskeho monitorovacieho centra pre drogy a drogovú závislosť.

Vážený pán Götz,

V máji 2011 som spustil program návštev agentúr EÚ s cieľom identifikovať a šíriť najlepšie postupy, ktoré agentúry používajú vo svojich vzťahoch s občanmi. Spočiatku som uskutočnila tri „pilotné“ návštevy v agentúrach EÚ v Spojenom kráľovstve, t. j. v Európskom orgáne pre bankovníctvo, Európskej agentúre pre lieky a Európskej policajnej akadémii. Následne som sa 1. júna stretol s vedúcimi všetkých agentúr EÚ a mal som príležitosť podrobnejšie ich oboznámiť s touto iniciatívou. Dňa 20. októbra navštívim Európsku environmentálnu agentúru v Kodani, kde sa uskutoční ďalšie zasadnutie Európskej siete ombudsmanov členských štátov EÚ a kandidátskych krajín.

Informácie o mojich predchádzajúcich návštevách agentúr EÚ sú k dispozícii na tejto stránke môjho webového sídla:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Európsky ombudsman doteraz vykonal veľmi málo vyšetrovaní týkajúcich sa Európskeho monitorovacieho centra pre drogy a drogovú závislosť (EMCDDA). V skutočnosti mi boli za posledných pätnásť rokov predložené len štyri sťažnosti proti EMCDDA. Dve z nich boli neprípustné. V dvoch vyšetrovaniach, ktoré som otvoril, agentúra vyriešila prvé k spokojnosti sťažovateľa. V druhom vyšetrovaní som nezistil žiadny nesprávny úradný postup zo strany agentúry. Vzhľadom na význam EMCDDA a zjavný záujem verejnosti o otázky, ktorými sa zaoberá, nemôžem tento veľmi nízky počet sťažností vykladať ako dôsledok nedostatočnej informovanosti verejnosti o existencii centra alebo jeho činnostiach. Naopak, považujem to za znak toho, že Vaša agentúra úspešne začleňuje dobrú správu vecí verejných do svojich postupov a pracovných metód. Mám preto osobitný záujem oboznámiť sa s najlepšími postupmi EMCDDA v tejto ranej fáze mojich návštev agentúr EÚ a získať poznatky, ktoré by som mohol potenciálne využiť v budúcnosti.

V novembri 2011 budem v Lisabone na oficiálnej návšteve národného ombudsmana Portugalska a rôznych ďalších portugalských orgánov. Radi sa s Vami a príslušnými členmi Vášho tímu stretneme v pondelok 21. novembra, najlepšie od 9.30 do 11.30 h. V prílohe k tomuto listu Vám zasielame návrh programu našej schôdze počas návštevy EMCDDA, ako aj niektoré dodatočné informácie týkajúce sa procedurálnych aspektov tohto typu návštev.

Počas mojej návštevy agentúry ma bude sprevádzať pán João Sant'Anna, riaditeľ môjho úradu, ktorý bude pôsobiť ako kontaktná osoba pre organizačné aspekty nášho stretnutia. Jeho kontaktné údaje sú: 00 33 3 88 17 5346. Bol by som Vám vďačný, keby ste ma mohli informovať o príslušnej kontaktnej osobe z Vášho personálu, ktorá by s ním mohla spolupracovať na všetkých potrebných prípravách.

Dovoľujem si Vás upozorniť, že po návšteve a našom stretnutí týkajúcom sa podstatných bodov uvedených v oznámení v prílohe sa stretnem aj s výborom zamestnancov EMCDDA. Moje rozhodnutie tak urobiť nadväzuje na žiadosť zhromaždenia výborov zamestnancov agentúr (AASC), aby som sa systematicky stretával s výbormi zamestnancov agentúr, ktoré sú predmetom mojich návštev z vlastnej iniciatívy.

Chcel by som sa Vám ešte raz poďakovať za súhlas s organizáciou tejto návštevy a teším sa na plodnú výmenu názorov na rôzne témy uvedené v poznámke v prílohe k tomuto listu. Ďalej by som chcel vopred poďakovať vedeniu EMCDDA za zorganizovanie praktických aspektov môjho stretnutia s výborom zamestnancov EMCDDA, ktoré by sa malo konať v pondelok 21. novembra od 11.30 do 12.30 h toho istého dňa.

Tvoje úprimné,

P. Nikiforos Diamandouros

Príloha: 1

PRÍLOHA: Procedurálne aspekty a návrh programu návštevy.

Pokiaľ ide o procesné aspekty

Návštevy európskeho ombudsmana sa formálne vykonávajú na základe jeho právomoci viesť vyšetrovania z vlastnej iniciatívy. Korešpondencia týkajúca sa tejto návštevy bude mať preto registračné referenčné číslo pre takéto vyšetrovania z vlastného podnetu (OI/12/2011/JSA). Ombudsman by bol vďačný, keby EMCDDA mohlo uviesť toto referenčné číslo vo svojej korešpondencii týkajúcej sa návštevy.

Vyšetrovanie z vlastnej iniciatívy okrem iného znamená, že sa uplatňujú obvyklé procesné záruky týkajúce sa takýchto vyšetrovaní. Patrí medzi ne právo agentúry požiadať európskeho ombudsmana o dôverné zaobchádzanie s informáciami a dokumentmi – pozri články 5.1, 5.2 a 14.2 vykonávacích ustanovení ombudsmana:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Okrem informovania agentúry, ktorá má byť navštívená, o otázkach, ktoré má v úmysle nastoliť, ju ombudsman môže tiež požiadať, aby mu vopred poskytla určité relevantné informácie a/alebo dokumenty.

Po každej návšteve ombudsman písomne informuje agentúru o svojich zisteniach. Ak predloží konkrétne návrhy, zvyčajne požiada agentúru, aby ho informovala o všetkých následných opatreniach, ktoré navrhuje prijať. V závislosti od odpovede agentúry ombudsman buď zváži ukončenie vyšetrovania, alebo podnikne ďalšie kroky, napríklad vydaním formálnych odporúčaní.

Dovoľujeme si Vás upozorniť, že prípravný list k tejto návšteve, ako aj táto príloha budú uverejnené na webovom sídle európskeho ombudsmana. Ak sa ombudsman po svojej návšteve rozhodne predložiť agentúre návrhy, na tejto stránke sa uverejní aj oznámenie obsahujúce takéto návrhy, ako aj odpoveď agentúry, akákoľvek ďalšia korešpondencia a konečné písomné závery ombudsmana. Tieto výmeny sa objavia na tejto stránke webového sídla ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Pokiaľ ide o otázky, ktoré sú na programe

 Pokiaľ ide o obsah návštevy z 20. októbra 2011, európsky ombudsman by chcel prediskutovať tieto témy:

• Prvé kontakty EMCDDA s verejnosťou
• Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť
• Prijímanie zamestnancov
• Ponuky a zmluvy
• Konflikty záujmov

Konkrétne otázky, ktorými by sa ombudsmanka chcela zaoberať v rámci každej témy, sú tieto:

1. Prvé kontakty s verejnosťou

Jednou zo základných úloh ombudsmana je zabezpečiť, aby administratíva EÚ bola otvorená, orientovaná na služby a efektívna pri riešení kontaktov s občanmi. Príslušné základné zásady sú stanovené v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (CGAB). Táto otázka je v našej každodennej práci naďalej významná, čo naznačuje, že administratíva EÚ stále čelí určitým výzvam v tejto oblasti. V prípade potreby sa európsky ombudsman snaží nájsť rýchle riešenie sťažností, ktoré sa týkajú sťažností na počiatočné kontakty občana s administratívou. Zvyčajne to znamená, že moje útvary kontaktujú príslušnú osobu telefonicky.

Hoci chápem, že všetky agentúry EÚ súhlasili s prijatím Európskeho kódexu dobrej správnej praxe na zasadnutí riaditeľov agentúr, ktoré sa konalo v októbri 2008 v Lisabone, nie som si vedomý toho, ako EMCDDA vykonávalo toto rozhodnutie a ako zabezpečuje, aby jeho zamestnanci dodržiavali zásady stanovené v uvedenom kódexe. Na webovom sídle EMCDDA sa mi nepodarilo nájsť odkazy na túto záležitosť, a preto by som bol vďačný za prezentáciu na túto tému.

Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť

Európsky ombudsman tiež kladie dôraz na podporu transparentnosti a zvýšenie zodpovednosti v administratíve EÚ. Táto požiadavka sa okrem iného odráža v právnych predpisoch EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, v ktorých sa ombudsman výslovne uvádza ako orgán zodpovedný za preskúmanie. Odráža sa to aj v rozsiahlych vyšetrovacích právomociach ombudsmana, ktoré nám umožňujú dôkladne objasniť skutočnosti a otázky nastolené v našich vyšetrovaniach.

Bol by som preto vďačný, keby som sa dozvedel viac o týchto otázkach:

(1) Ako EMCDDA rieši v praxi žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom? Aké sú usmernenia a/alebo praktické opatrenia EMCDDA na vybavovanie takýchto žiadostí? Uveďte príklady, ako napríklad hlavnú korešpondenciu pri vybavovaní posledných troch žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom, ktorými sa zaoberá nariadenie č. 1049/2001, zo strany agentúry. (Podstata rozhodnutia EMCDDA v týchto príkladoch sa nebude skúmať, pretože to nie je účelom tejto návštevy.)

(2) EMCDDA spracováva obrovské množstvo informácií a údajov. Nariadenie č. 1049/2001 sa prísne vzaté vzťahuje len na „dokumenty“. Aký je prístup EMCDDA k žiadostiam o prístup k informáciám na rozdiel od dokumentov v zmysle nariadenia č. 1049/2001 alebo v porovnaní s nimi?

(3) Vypracúva EMCDDA výročnú správu (internú alebo externú) o zaobchádzaní s prístupom verejnosti k dokumentom?

(4) Prevádzkuje alebo má EMCDDA v úmysle prevádzkovať verejný register v zmysle článku 11 nariadenia č. 1049/2001?

2. Výber a prijímanie zamestnancov

Pokiaľ ide o podstatu rozhodnutí o výbere a prijímaní zamestnancov, ombudsmanka uplatňuje podobný prístup ako súdy EÚ. To okrem iného znamená, že uznáva veľmi široké diskrečné právomoci administratívy pri výbere jej zamestnancov.

Pokiaľ ide o procedurálne aspekty výberu a prijímania zamestnancov, ombudsmanka veľmi aktívne pracovala na zvýšení transparentnosti prijímania zamestnancov do EÚ. Viedlo to napríklad k väčšej transparentnosti, pokiaľ ide o mená členov výberových komisií, a k podrobnejším hodnotiacim hárkom, ktoré uchádzačom poskytujú lepší prehľad o tom, ako boli hodnotení.

EMCDDA prijalo a uverejnilo na svojom webovom sídle veľmi dôkladné a podrobné usmernenia pre výberové konania, ktoré organizuje. Bol by som Vám vďačný, keby ste mi poskytli ďalšie objasnenie týchto otázok:

(1) Sú mená členov výberovej komisie uchádzačom známe?  Do akej miery poskytuje EMCDDA uchádzačom o zamestnanie prístup k posúdeniu ich žiadostí?

(2) Do akej miery EMCDDA hľadá rýchlejšie a menej formálne prostriedky na riešenie sporov týkajúcich sa rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania ako tie, ktoré sú uvedené v článku 90 služobného poriadku?

(3) Informuje EMCDDA systematicky uchádzačov o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi, ako sa stanovuje v článku 19 uvedeného kódexu dobrej správnej praxe?

3. Ponuky a zmluvy

Na úrovni preskúmania sa spormi týkajúcimi sa rozhodnutí o verejnej súťaži a zmluvných vzťahov najčastejšie zaoberajú súdy. Značná časť prípadov ombudsmana sa však v priebehu rokov týkala aj týchto oblastí. Pokiaľ ide o verejné súťaže, ombudsman čerpá inšpiráciu z prístupu Dvora audítorov, ktorým je uznať široké diskrečné právomoci administratívy pri posudzovaní vecných aspektov návrhov verejných súťaží, ale starostlivo skontrolovať, či poskytla platné a primerané dôvody pre svoje rozhodnutia a či primerane dodržiavala uplatniteľné postupy a práva na informácie. V súvislosti so zmluvnými spormi ombudsman ako taký neposudzuje, či došlo k porušeniu zmluvy. Dôkladne však skúma, či administratíva poskytla dobré dôvody pre svoje stanovisko, a skúma aj spravodlivosť správnych opatrení alebo opomenutí.

Otázky:

(1) Ako EMCDDA rieši spory týkajúce sa týchto oblastí?

(2) Sú uchádzači a dodávatelia informovaní o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi?

4. Konflikty záujmov

Konflikty záujmov vznikajú vtedy, keď osoby, ktoré pracujú pre verejnú správu, môžu byť vnímané ako osoby, ktoré majú neprimeraný osobný záujem na záležitosti, s ktorou sa zaoberajú. Takéto konflikty sa musia primerane riešiť, aby sa zabezpečilo objektívne rozhodovanie a zvýšila dôvera verejnosti v administratívu. Nedávne udalosti a prípady ukazujú, že administratíva EÚ nemá jasnú plnú dôveru verejnosti v súvislosti s touto otázkou.

Vzhľadom na tieto úvahy by ma zaujímalo, aké konkrétne opatrenia EMCDDA uplatňuje s cieľom zabrániť konfliktom záujmov v týchto oblastiach:

(1) Prijímanie zamestnancov vrátane vedúcich pracovníkov a vedeckých pracovníkov

(2) Súčasní a bývalí zamestnanci, najmä pokiaľ ide o vonkajšie činnosti počas ich služby v EMCDDA a po nej (pozri napríklad články 11, 11a, 12b a 16 služobného poriadku).