EMA ma pozytywny obowiązek zapewnienia, aby rejestry były przechowywane w sposób umożliwiający skuteczniejszy dostęp publiczny. Zwraca ona uwagę, że celem rejestru publicznego jest umożliwienie społeczeństwu uzyskania szczegółowej i aktualnej wiedzy na temat dokumentów lub przynajmniej rodzaju dokumentów będących w posiadaniu instytucji. Wiedza ta ułatwia obywatelom korzystanie z ich podstawowego prawa do ubiegania się o dostęp do dokumentów.