Fakt, że dokument może być wykorzystywany w jednym „procesie decyzyjnym”, nie wyklucza możliwości wykorzystania tego samego dokumentu w innych późniejszych „procesach decyzyjnych”. Postępowanie administracyjne może obejmować szereg etapów, z których każdy obejmuje wyraźnie wyodrębniony „proces decyzyjny” i każdy etap prowadzący do wydania odrębnej „decyzji” w rozumieniu terminu „decyzja” użytego w art. 4 ust. 3 akapit pierwszy i drugi rozporządzenia 1049/2001. Podsumowując, dokument może odnosić się do zakończonego procesu decyzyjnego, a także do innego trwającego procesu decyzyjnego.