Inleiding

Goedemiddag dames en heren.

Het verheugt mij u te mogen toespreken over de rol van de Europese Ombudsman en de relevantie van mijn werk voor u als beroepsbeoefenaar op het gebied van Europese zaken.

Ik ben de voorzitter van de SEAP, mevrouw Lyn Trytsman Gray, bijzonder dankbaar dat ik u vandaag mag toespreken. Ik dank ook mevrouw Catherine Stewart, vicevoorzitter van de SEAP, die mijn laatste toespraak tot deze organisatie in 2005 heeft gecoördineerd en die hier vandaag aanwezig is.

Tijdens mijn presentatie van vandaag zal ik het hebben over het werk dat ik doe om de transparantie in de Unie te bevorderen. Ik zal het hebben over de ontwikkelingen op het gebied van de toegang tot documenten en over hoe ik toezicht houd op de EU-instellingen om ervoor te zorgen dat zij hun beloften inzake raadpleging nakomen. Tot slot zal ik het hebben over de Europese code van goed administratief gedrag en hoe de code kan helpen bij het bereiken van het doel van een open, verantwoordelijk en servicegericht EU-bestuur.

Ik weet dat veel van uw discussies vandaag gericht zijn op het nieuwe register voor belangenvertegenwoordigers en de gedragscode voor lobbyisten. Mijn keynote speech maakt deel uit van de sessie getiteld "Ethiek en lobbyen".

Om te beginnen wil ik erop wijzen dat ik als ombudsman alleen klachten tegen de instellingen en organen van de EU afhandel en dat ik niet bevoegd ben om iemand anders te onderzoeken. Mijn belangrijkste focus is ervoor te zorgen dat de EU-administratie de wet eerbiedigt, de beginselen van goed bestuur naleeft en de eerbiediging van de grondrechten waarborgt.

Een open, kwalitatief hoogwaardige en goed functionerende EU-administratie is van bijzonder belang voor u als beroepsbeoefenaar op het gebied van Europese aangelegenheden, aangezien u hierdoor beter in staat bent uw werk doeltreffend uit te voeren. Ik hoop dat mijn presentatie van vandaag u een goed beeld zal geven van de manier waarop de Ombudsman heeft gewerkt aan het waarborgen van goed bestuur in de instellingen en organen van de EU.

Europees transparantie-initiatief

Het grootste probleem dat aanleiding geeft tot onderzoeken van de Ombudsman is het gebrek aan transparantie. Bijna een derde van al onze onderzoeken betreft het niet verstrekken van adequate informatie.

Dit onderstreept het belang van projecten zoals het Europees transparantie-initiatief van de Commissie. Dit initiatief heeft tot doel de Europese Unie en haar instellingen opener te maken en meer verantwoording af te leggen.

Transparantie en democratische verantwoording gaan hand in hand. Het basisidee van transparantie is dat burgers gemakkelijk de informatie moeten kunnen verkrijgen die zij nodig hebben om overheidsinstanties ter verantwoording te roepen.

Transparantie houdt in dat overheidsinstanties proactief informatie moeten publiceren op een manier die gemakkelijk te begrijpen is voor het beoogde publiek. Bovendien vereist transparantie dat overheidsinstanties snel en, voor zover mogelijk, positief reageren op verzoeken van leden van het publiek om toegang tot informatie en documenten die nog niet zijn gepubliceerd.

Een van de bekommernissen achter het Europees Transparantie-initiatief is de noodzaak om corruptie te bestrijden, en ik ben er zeker van dat deze kwestie deel zal uitmaken van uw discussies over "ethiek in lobbywerk". Ik ben ervan overtuigd, en uit alle ervaringen blijkt, dat meer transparantie en openheid in het openbaar bestuur negatief gecorreleerd is met corruptieniveaus. Een open en transparant openbaar bestuur maakt het moeilijker om corrupte praktijken te verbergen.

Mijn bijdrage als Europese Ombudsman aan de bestrijding van corruptie ligt voornamelijk in mijn werk om meer openheid en transparantie in het bestuur van de EU te bevorderen en te streven naar een grotere verantwoordingsplicht tussen de instellingen en organen van de EU.

Sinds het Europees transparantie-initiatief van start is gegaan, heb ik de ontwikkeling ervan op de voet gevolgd. Ik heb duidelijk gemaakt dat ik van mening ben dat een van de meest doeltreffende manieren om het vertrouwen in de Unie en haar bestuur te vergroten, het verbeteren van de transparantie is.

Ik werd bijvoorbeeld sterk aangemoedigd door maatregelen om de gegevens over begunstigden van EU-middelen transparanter te maken. Het idee dat de lidstaten informatie moeten verstrekken over wie EU-geld ontvangt, is zeker een stap in de goede richting.

Als Ombudsman heb ik klachten ontvangen over een gebrek aan transparantie op het gebied van begunstigden van EU-middelen. Ik ben van mening dat het in het algemeen belang is om informatie te verstrekken over de wijze waarop het geld van de belastingbetaler in de EU wordt besteed. Door openlijk uit te leggen wat de EU en de lidstaten namens de burger doen, wordt de Europese Unie democratischer en toegankelijker.

Daarom was ik ingenomen met het besluit van het Europees Parlement om algemene informatie over de vergoedingen van de leden van het Europees Parlement op zijn website te publiceren. Hoewel ik van mening ben dat het Parlement verder had moeten gaan, is zijn erkenning dat het publiek het recht heeft om te weten hoe leden van het Europees Parlement overheidsgeld uitgeven een belangrijke stap voorwaarts.

Als hoeder van de transparantie

Sinds de oprichting van de instelling heeft de Europese Ombudsman gestreefd naar een meer open en democratische Europese Unie.

Veel van de verwezenlijkingen van de Europese Ombudsman op het gebied van de bevordering van transparantie houden verband met onderzoeken naar beschuldigingen van weigering van toegang tot documenten en informatie. Klachten die mijn kantoor op dit gebied heeft behandeld, hebben geholpen om een echt verschil te maken.

Wat betreft het betwisten van besluiten die zijn genomen in het kader van de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten (namelijk Verordening (EG) nr. 1049/2001), biedt de verordening verzoekers de keuze uit rechtsmiddelen: zij kunnen een weigering van toegang aanvechten, hetzij in gerechtelijke procedures, hetzij door een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

Bij het maken van hun keuze zullen burgers er ongetwijfeld rekening mee houden dat het geen kosten met zich meebrengt om naar de Ombudsman te gaan, dat er geen advocaat nodig is en dat we normaal gesproken sneller zaken behandelen dan een rechtbank. Anderzijds ben ik niet bevoegd om een besluit tot weigering van toegang nietig te verklaren.

Ik geef u een voorbeeld van een zaak die de toepassing van deze regels illustreert en de inspanningen van de Ombudsman om verdere transparantie te bevorderen:

Ik heb de Commissie bekritiseerd voor haar weigering om toegang te verlenen tot documenten die zij bij de WTO had ingediend over wetenschappelijke zorgen over de veiligheid van genetisch gemodificeerde levensmiddelen. Dit volgde op een klacht van de milieu-ngo Friends of the Earth, die de Commissie om de documenten had gevraagd. De Commissie heeft uiteindelijk toegang tot de documenten verleend.

In een andere transparantiezaak diende Corporate Europe Observatory een klacht in tegen de Commissie over het onleesbaar maken van de namen van industriële lobbyisten in door de Commissie vrijgegeven documenten. Ik bekritiseerde dit als een schending van de Europese transparantieregels. Dezelfde zaak werd voorgelegd aan het Gerecht van eerste aanleg, dat het eens was met de conclusie van de Ombudsman.

Recentere ontwikkelingen

Toen de Commissie haar groenboek over het transparantie-initiatief lanceerde, heb ik erop gewezen dat de geplande herziening van de verordening inzake de toegang tot documenten een belangrijke test zou zijn om aan te tonen hoe ernstig deze in dit opzicht werkelijk is.

Op 30 april van dit jaar heeft de Commissie in het kader van het transparantie-initiatief een voorstel voor een verordening ingediend, dat, indien het definitief wordt aangenomen, Verordening 1049/2001 zal herzien en vervangen. Op 2 juni heb ik de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken van het Europees Parlement in kennis gesteld van mijn eerste standpunten met betrekking tot het voorstel. Hoewel het voorstel bepaalde positieve aspecten heeft, die ik in mijn mededeling aan het Parlement heb geprezen, werpt het ook een aantal belangrijke punten van zorg op. Laat me een specifiek punt met u bespreken, omdat ik denk dat het bijzonder relevant is voor uw eigen activiteiten.

Verordening (EG) nr. 1049/2001 is van toepassing op alle documenten die in het bezit zijn van de betrokken instelling. In het voorstel van de Commissie wordt echter een nieuwe definitie van "document" ingevoerd. Deze voorgestelde wijziging houdt in dat de toegangsregels alleen gelden voor documenten die “formeel aan een of meer ontvangers zijn toegezonden” of anderszins zijn geregistreerd. Door te ontkennen dat een document een "document" is totdat het formeel is verzonden of geregistreerd, zou de Commissie het publiek bijvoorbeeld de toegang ontzeggen tot documenten die informeel worden verspreid, zoals documenten die informeel worden doorgegeven aan begunstigde lobbyisten. Mijn angst is dat deze definitie uiteindelijk zou versterken wat velen beschouwen als een overdreven geheimzinnige lobby van de Brusselse cultuur.

Ik heb het Europees Parlement opgeroepen zijn rol als medewetgever actief te gebruiken om te zorgen voor een succesvolle hervorming van de huidige regels.

De vaststelling van Verordening (EG) nr. 1049/2001 door de EU-wetgever heeft het proces van grotere openheid in de Unie aanzienlijk vergemakkelijkt. Het is belangrijk dat dit momentum naar meer en grotere openheid ook in de toekomst behouden blijft.

Bevordering van de deelname aan het beleidsvormingsproces

Meer transparantie in de EU, in de vorm van een betere toegang tot informatie en meer open besluitvormingsprocedures, is van cruciaal belang om de deelname aan het EU-beleidsproces te vergemakkelijken.

De Ombudsman speelt een rol bij het vergemakkelijken van uw deelname aan het beleidsvormingsproces, niet alleen door meer transparantie aan te moedigen, maar ook door te zorgen voor eerlijke en doeltreffende raadplegingsprocedures.

De groei van de lobbysector in Brussel weerspiegelt het feit dat de hier aangenomen wetgeving ernstige gevolgen heeft voor bedrijven, organisaties en particulieren in de hele Unie en daarbuiten. De Ombudsman kan geen wetgeving nietig verklaren, noch is het mijn taak om te onderzoeken hoe het politieke proces heeft gefunctioneerd. Ik kan echter nagaan of de Commissie met name procedurele vereisten heeft nageleefd, zoals de verplichting om overleg te plegen alvorens wetgeving voor te stellen. Zo ontving ik een klacht van de wereldwijde GSM Association over de EU-regelgeving inzake roamingtarieven. De vereniging beweerde dat de Commissie de procedures had misbruikt door de wetgeving overhaast door te voeren.

Een belangrijk onderdeel van het transparantie-initiatief, waarop u vandaag de dag de nadruk legt, is het bevorderen van meer transparantie in de activiteiten van lobbygroepen op EU-niveau. Een groot deel van het programma voor deze conferentie richt zich op hoe deze bewegingen uw werk dagelijks beïnvloeden.

Een aantal belanghebbenden heeft de Ombudsman een rol voorgesteld bij bijvoorbeeld het toezicht op de onlangs ingevoerde registratieregeling voor lobbyactiviteiten of bij het toezicht op de gedragscode voor lobbyisten.

Zoals ik eerder al zei, is mijn mandaat beperkt tot het openbaar bestuur van de EU. Zelfs daar onderzoek ik geen individuele misstanden, zoals corruptie, fraude of intimidatie. Dat is de rol van de EU-instellingen zelf en van een gespecialiseerd orgaan, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). Als Ombudsman kan ik onderzoeken of de instellingen en OLAF hun taken naar behoren hebben uitgevoerd en of hun administratieve systemen geschikt zijn voor het beoogde doel, ook op het gebied van lobbyen.

Het Verdrag verleent de Ombudsman echter geen enkele bevoegdheid om de activiteiten van particuliere organen zoals belangengroepen of lobbyisten te onderzoeken. Dit maakt geen deel uit van de normale rol van een ombudsman.

Recht op behoorlijk bestuur

Hoewel ik lobbyisten niet kan onderzoeken, kan ik, zoals ik al zei, de reactie van "de gelobbyden" onderzoeken. De Europese code van goed administratief gedrag is in dit verband van cruciaal belang. De gedragscode, die in 2001 door het Europees Parlement is aangenomen, bevat de beginselen die het personeel van de instellingen en organen in hun betrekkingen met het publiek in acht moet nemen.

De code is gericht tot het personeel van de communautaire instellingen en organen. Het bevat alle beginselen van goed administratief gedrag die zij in hun administratieve betrekkingen met het grote publiek in acht moeten nemen.

Indirect is de code ook tot u gericht - niet door u verplichtingen op te leggen, maar door u te informeren over uw rechten ten aanzien van de instellingen en organen van de EU.

Ik zal kort de inhoud van de code beschrijven:

Om te beginnen bevat het de klassieke beginselen van het bestuursrecht, zoals het beginsel van non-discriminatie, het recht om te worden gehoord en verklaringen af te leggen en de vermelding van de beroepsmogelijkheden.

Het bevat ook bepalingen die een grotere transparantie waarborgen. Deze bepalingen bepalen bijvoorbeeld dat ambtenaren dienstgericht en toegankelijk moeten zijn in hun betrekkingen met het publiek en dat zij bij het beantwoorden van correspondentie moeten proberen zo nuttig mogelijk te zijn en zo volledig en nauwkeurig mogelijk moeten antwoorden op vragen die worden gesteld. Wat verzoeken om informatie betreft, schrijft de code voor dat ambtenaren het publiek op duidelijke en begrijpelijke wijze de informatie moeten verstrekken waarom zij verzoeken.

Ik maak veel gebruik van de Code of Good Administrative Behaviour in mijn werk. De code draagt bij tot transparantie door de normen vast te stellen voor de instellingen in hun contacten met personen, die op hun beurt weten wat zij van de administratie mogen verwachten. En, correct toegepast, maken de afzonderlijke bepalingen van de Code de administratie veel toegankelijker.

Deze code bevat principes van goed administratief gedrag in plaats van ethische richtlijnen. De toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur als zodanig draagt echter bij tot de bestrijding van corruptie en ander ongepast gedrag van overheidsfunctionarissen. De naleving van de beginselen van behoorlijk bestuur houdt in dat er duidelijke regels en beginselen worden vastgesteld en gevolgd over hoe ambtenaren zich moeten gedragen, met inbegrip van regels voor de omgang met conflicten en potentiële belangenconflicten. Dergelijke duidelijke regels en beginselen helpen verwarring te voorkomen - zowel voor de ambtenaren zelf als voor de mensen die met hen in contact staan - over wat legitiem is en wat niet. Verwarring in dit opzicht kan een potentieel corrosief effect hebben op persoonlijke gedragsnormen.

Ik heb gesuggereerd dat een natuurlijke aanvulling op het Europees transparantie-initiatief een initiatief zou zijn om ervoor te zorgen dat alle EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen onderworpen zijn aan een uniforme reeks beginselen, zoals die welke zijn vastgelegd in de Europese code van goed administratief gedrag.

Regels inzake goed administratief gedrag die uniform van toepassing zijn op alle EU-organen zouden niet alleen helpen om het begrip goed bestuur naar een hoger niveau te tillen, maar zouden ook de transparantie verder bevorderen.

In dit verband ben ik bijzonder verheugd aan te kondigen dat alle EU-agentschappen onlangs zijn overeengekomen de Europese code aan te nemen en na te denken over de beste manier om deze bekend te maken. Dit is goed nieuws voor iedereen die reden heeft om contact op te nemen met de agentschappen. Er moet nu een duidelijk beeld zijn van wat u mag verwachten.

Conclusie

Tot slot werd de Ombudsman opgericht om de betrekkingen tussen de instellingen van de Unie en de personen, bedrijven en verenigingen waarmee zij in contact staan, te helpen verbeteren.

Door te helpen bij het oplossen van klachten die onder zijn aandacht worden gebracht en door beste praktijken te bevorderen, wil de Ombudsman ervoor zorgen dat uw contacten met de EU-instellingen zo probleemloos mogelijk verlopen.

Bij de behandeling van deze zaken moedig ik de EU-instellingen consequent aan om geen defensieve houding aan te nemen ten aanzien van klachten. De procedures die ik voor onderzoeken gebruik, bieden de instelling de gelegenheid haar standpunt te herzien en toe te lichten, en eventuele fouten in een zo vroeg mogelijk stadium recht te zetten, waardoor de kwaliteit van haar prestaties en haar relatie met de burgers wordt verbeterd.

Om u een voorbeeld te geven, neem ik nu “star cases” op in mijn jaarverslag om de aandacht te vestigen op zaken die als model moeten dienen voor andere instellingen voor de beste manier om op klachten te reageren.

Door meer transparantie aan te moedigen, te zorgen voor eerlijke en doeltreffende raadplegingsprocedures en hoge bestuursnormen te bevorderen, kan de Ombudsman ervoor zorgen dat het openbaar bestuur in een goede positie verkeert om naar u te luisteren, u tegemoet te komen en u te betrekken.

Van uw kant is het belangrijk dat wanneer de EU-instellingen de relevante regels niet naleven of wanneer hun praktijken tekortschieten, u dit onder mijn aandacht brengt via de klachtenprocedure. Ik ben hier om te luisteren - en om te handelen.

Dank u voor uw aandacht.