Het EMA heeft een positieve plicht om ervoor te zorgen dat de registers worden bewaard op een manier die een doeltreffendere toegang van het publiek mogelijk maakt. Zij wijst erop dat een openbaar register tot doel heeft het publiek in staat te stellen gedetailleerde en actuele kennis te verwerven van de documenten, of in ieder geval van het soort documenten, waarover een instelling beschikt. Deze kennis maakt het voor leden van het publiek gemakkelijker om hun grondrecht op toegang tot documenten uit te oefenen.