Wanneer de Ombudsman wordt geconfronteerd met zeer brede verzoeken om toegang tot niet-gedefinieerde documenten, erkent hij dat het voor een instelling nodig kan zijn om veel documenten te controleren. Om verzoekers door te verwijzen naar documenten die voor hen nuttig zijn, kan het aanvaardbaar zijn dat de instelling gedeeltelijke toegang verleent tot de relevante delen van een document, teneinde verzoekers bij te staan en de transparantie te vergroten. Het is echter belangrijk dat een dergelijke aanpak niet leidt tot misbruik van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Het mag er met name niet toe leiden dat de verplichting om de niet-openbaarmaking van een opgevraagd document volledig te rechtvaardigen, wordt omzeild. Indien een verzoeker, na gedeeltelijke toegang te hebben gekregen, erop aandringt een document in zijn geheel te verkrijgen, moet dit aan de verzoeker worden verstrekt, tenzij de instelling aantoont dat een uitzondering van artikel 4 op het gehele document of een deel ervan van toepassing is.