La ringrazio per avermi invitato a parlarLe oggi della relazione speciale che Le ho presentato in merito alla cattiva amministrazione sistemica da parte della Commissione europea nel modo in cui tratta le richieste di divulgazione di documenti relativi al suo processo decisionale.

La libertà di informazione è essenziale per una vera democrazia. È solo quando i cittadini comprendono chiaramente le ragioni per cui vengono prese le decisioni e da chi, che possono impegnarsi nel processo democratico, chiedere conto ai decisori e valutare quanto bene o in altro modo coloro che li rappresentano stiano facendo il loro lavoro.

Questo è ancora più vero per l'Unione europea. Il principale centro di potere di Bruxelles è lontano dalla vita quotidiana dei cittadini. La natura e la lingua necessariamente tecnica e giuridica dell'amministrazione hanno creato ulteriori ostacoli alla conoscenza e all'appartenenza.

Se vogliamo incoraggiare la partecipazione civica e aumentare l'affluenza alle elezioni europee dobbiamo informare tale partecipazione e tali scelte elettorali fornendo ai cittadini le informazioni di cui hanno bisogno.

È raro che il Mediatore europeo presenti una relazione speciale al Parlamento, che ho già presentato una sola volta negli ultimi dieci anni. Ciò è dovuto alla mancanza di trasparenza nell'attività legislativa del Consiglio dell'UE.

Si tratta di un'ultima risorsa perché la natura e la portata della cattiva amministrazione che ho riscontrato richiedono un dibattito pubblico più ampio e uno stretto controllo parlamentare, in quanto il normale scambio istituzionale e il dialogo non sono riusciti a risolvere il problema.

I cittadini europei godono del diritto fondamentale di accesso ai documenti detenuti dalle istituzioni dell'UE sia nei trattati che nella Carta dei diritti fondamentali. Questo diritto è stato sancito dalla legislazione oltre vent'anni fa in un regolamento che stabilisce i principi e le norme generali per le istituzioni, il regolamento n. 1049.

Ai sensi del presente regolamento, l'accesso è la regola e non un'opzione. L'accesso può essere rifiutato solo se la divulgazione danneggerebbe uno specifico interesse pubblico o privato, come la sicurezza pubblica, la privacy o le indagini.

Il regolamento stabilisce inoltre che le richieste del pubblico debbano essere trattate tempestivamente dall'amministrazione dell'UE. Vi sono due fasi, una fase iniziale, che dovrebbe essere completata entro un massimo di 30 giorni lavorativi, e una fase di riesame (o fase di conferma), che dovrebbe essere completata entro un massimo di 30 giorni lavorativi. Tale termine non può essere prorogato ulteriormente. Qualora l'accesso sia negato, in tutto o in parte, o qualora l'istituzione non risponda entro i termini applicabili, coloro che chiedono l'accesso del pubblico ai documenti possono adire la Corte di giustizia dell'UE o rivolgersi al Mediatore europeo.

Negli ultimi anni, il mio ufficio ha assistito a un numero crescente di denunce in merito ai ritardi nella gestione delle richieste di accesso del pubblico da parte della Commissione. Non è solo il volume di queste denunce a destare preoccupazione, ma anche la gravità delle questioni che riguardano e l'estrema natura dei ritardi. Permettetemi di fare solo alcuni esempi.

L'anno scorso, un giornalista ha presentato alla Commissione tre richieste di documenti riguardanti i sistemi di sorveglianza e sicurezza nei centri per migranti in Grecia. Si è rivolta al Mediatore dopo aver riscontrato ritardi nel ricevere una risposta a tutte e tre le richieste di riesame del rifiuto iniziale della Commissione. Ci è voluto più di un anno perché ricevesse la risposta a una delle richieste e, mentre parlo oggi in questa sede, la Commissione non ha ancora risposto a due delle richieste.

In un altro caso, un cittadino ha chiesto alla Commissione un elenco di documenti scambiati tra il comitato direttivo della Commissione che si occupa dell'acquisto di vaccini contro la COVID-19 e il governo polacco. La Commissione ha impiegato 14 mesi per rispondere, durante i quali il denunciante non aveva idea dello stato di avanzamento del caso.

In un ultimo esempio, una ONG ambientalista ha chiesto alla Commissione documenti sul divieto dei voli a breve distanza in Francia, per i quali esistono alternative più rispettose dell'ambiente. Non avendo ricevuto alcuna risposta dalla Commissione a seguito della loro richiesta di riesame, l'organizzazione si è rivolta al Mediatore. La domanda riguardava tre brevi documenti. Tuttavia, la Commissione ha impiegato dieci mesi per divulgarle.

In tutti e tre i casi e in molti altri "l'accesso ritardato è negato". I ritardi vanificano uno degli scopi stessi del diritto di accesso del pubblico, vale a dire consentire ai cittadini e alle organizzazioni di partecipare ai dibattiti pubblici e controllare le azioni che le autorità pubbliche prevedono o hanno intrapreso. Concedere l'accesso mesi o anni dopo che la questione è stata sotto gli occhi del pubblico può essere privo di significato.

In tale contesto, ho avviato un'indagine di propria iniziativa per esaminare il modo in cui la Commissione tratta tali richieste e, in particolare, il modo in cui rispetta i termini stabiliti nel regolamento.

Dalla mia indagine è emerso che la Commissione registra ritardi, tra cui ritardi significativi, in particolare nel trattamento delle richieste in fase di riesame. Nel 2021, mentre nella fase iniziale si sono verificati ritardi in circa il 16 % dei casi, l'85 % di tutte le domande di conferma ha subito ritardi. Oltre il 60% di tutte le domande di conferma è stato trattato in più di 60 giorni lavorativi, nonostante il termine legale sia di 15 giorni lavorativi, che possono essere prorogati - in casi eccezionali - di altri 15 giorni lavorativi. Il mancato rispetto dei termini stabiliti dal legislatore dell’Unione era quindi sistemico.

La situazione non è migliorata. Il mio ufficio continua a registrare un aumento significativo delle denunce relative ai ritardi nel trattamento delle richieste di accesso ai documenti presso la Commissione. Ad oggi, il numero di tali indagini aperte nel 2023 è già cinque volte superiore a quello registrato per l'intero 2020.

Questa tendenza è chiaramente insostenibile e resta da vedere se i recenti miglioramenti apportati dalla Commissione - come un nuovo sistema informatico per la presentazione e la gestione delle richieste - miglioreranno le cose. Ma molto più importante a mio avviso, ci deve essere un cambiamento fondamentale sia in termini di cultura che di pratica.

Questo cambiamento fondamentale deve venire dall'alto.  La Commissione, ai massimi livelli, dovrebbe dimostrare nelle sue dichiarazioni pubbliche e nella pratica che la trasparenza è la regola e una priorità per l'istituzione.

In secondo luogo, come già proposto dal Parlamento europeo, la Commissione dovrebbe adottare procedure più rapide, accessibili e ulteriormente semplificate per il trattamento delle richieste di riesame dei rifiuti di concedere l'accesso.

La mia inchiesta si è conclusa anche con ulteriori suggerimenti per affrontare questi ritardi sistemici, come il miglioramento della trasparenza proattiva in modo che più documenti siano già di dominio pubblico, l'aumento delle risorse umane disponibili per trattare queste domande e il coinvolgimento più aperto e diretto dei cittadini quando cercano di rispondere alle loro richieste.

È giusto riconoscere che la Commissione riceve un grande volume di richieste ogni anno - circa 8000 richieste iniziali all'anno. Questi numeri sono in aumento poiché la portata della Commissione si è ampliata a seguito della pandemia di COVID-19 e della guerra in Ucraina e poiché sempre più sfide richiedono una risposta forte a livello europeo, come la migrazione e la crisi climatica. Stiamo già ricevendo denunce sulla risposta dell'UE alla crisi di Israele a Gaza, come senza dubbio è la Commissione.

Il volume e la complessità crescenti di tali richieste non possono tuttavia giustificare i ritardi sistemici.  Non solo la Commissione aspira ad essere un'amministrazione pubblica aperta, moderna e orientata ai servizi, ma ha anche fatto della difesa della democrazia una priorità dell'amministrazione von der Leyen, come il pacchetto legislativo che la Commissione adotterà il mese prossimo mira a dimostrare.

Nessuna di queste aspirazioni può essere soddisfatta se la Commissione non mette a disposizione le risorse necessarie per realizzarle o per adottare alcune delle misure più basilari per riformare e snellire le procedure esistenti. È un altro esempio di come le infrastrutture di base possano decadere a causa della mancanza di manutenzione e investimenti - in questo caso le infrastrutture di base delle nostre democrazie.

Infine, perché questi ritardi contano? Sono importanti perché, in primo luogo, comportano un'esperienza negativa con l'UE per i cittadini interessati e una perdita di credibilità per l'istituzione. I cittadini, da parte loro, sono tenuti a rispettare incondizionatamente i termini imposti loro dalle autorità pubbliche. Ho affrontato molteplici casi di cittadini a cui è stato negato l'accesso alle sovvenzioni, ai concorsi per l'occupazione, alle consultazioni pubbliche perché hanno mancato un termine giuridicamente inamovibile.

È difficile capire come dovrebbe essere accettabile che le autorità pubbliche possano ignorare i termini che la legge stabilisce per la loro azione. Inoltre, i ritardi vanificano uno degli scopi stessi del diritto di accesso del pubblico, vale a dire consentire ai cittadini e alle organizzazioni di partecipare ai dibattiti pubblici e controllare le azioni che le autorità pubbliche prevedono o hanno intrapreso. Concedere l'accesso mesi o anni dopo che la questione è stata sotto gli occhi del pubblico può essere privo di significato. La gravità della questione è aggravata dal fatto che, secondo l'esperienza del Mediatore, si verificano ritardi significativi in casi di grande importanza pubblica.

E' quindi giusto che la questione sia affrontata dai rappresentanti democratici dei cittadini per garantire il rispetto dei loro diritti più elementari.