L'EMA ha il dovere positivo di garantire che le registrazioni siano conservate in modo da consentire un accesso più efficace del pubblico. Sottolinea che l'obiettivo di un registro pubblico è quello di consentire al pubblico di acquisire una conoscenza dettagliata e aggiornata dei documenti, o almeno del tipo di documenti, detenuti da un'istituzione. Questa conoscenza facilita i membri del pubblico ad esercitare il loro diritto fondamentale di richiedere l'accesso ai documenti.