Strasbourg, 2004.05.05.

Javier SOLANA az Európai Unió
főtitkára

1048 Brüsszel
BELGIUM

főtitkár úr,

Azért írok Önnek, hogy együttműködését kérjem annak a szolgáltatásnak a javítása érdekében, amelyet az Európai Unió nyújt a polgároknak a dokumentumokhoz való hozzáféréssel kapcsolatban.

Az 1049/2001/EK rendelet rövid határidőket állapít meg az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság hozzáférés iránti kérelmekre adott válaszaira vonatkozóan. Mind az alapkérelmek, mind a megerősítő kérelmek esetében a rendes határidő tizenöt munkanap. A határidő mindkét szakaszban további tizenöt munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy erről a kérelmezőt előzetesen értesítik, és ezt részletesen megindokolják.

Úgy tűnik tehát, hogy a közösségi jogalkotó nemcsak azt tartotta fontosnak, hogy a polgárok a lehető legszélesebb körű hozzáférést élvezzék a dokumentumokhoz, hanem azt is, hogy ezt a lehető leggyorsabban meg tudják tenni.

A kétlépcsős pályázati eljárás lehetőséget ad az intézménynek arra, hogy alaposan megvizsgálja az érintett dokumentumokat, és megfontolt álláspontot alakítson ki az érintett jogi és ténybeli kérdésekkel kapcsolatban. A polgárok számára ezért nehéz lehet megérteni, hogy az intézménynek miért van szüksége további három teljes naptári hónapra ahhoz, hogy véleményt nyilvánítson a megerősítő kérelem elutasítása ellen az ombudsmanhoz benyújtott panaszról.

Ezért azt szeretném javasolni, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférésre irányuló, az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelem elutasítása elleni panasz esetén az intézmény számára a panaszról való véleménynyilvánításra rendelkezésre álló szokásos három teljes naptári hónapot csökkentsék két hónapra.

Természetesen, ha egy adott esetben alapos oka lenne annak, hogy a rövidebb határidőt miért nem lehet betartani, az ombudsman kész lenne elfogadni a meghosszabbítás iránti kérelmet.

Remélem, hogy pozitívan fog reagálni erre a javaslatra.

Tisztelettel:

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

cc : Piris úr