Le partage d'expériences, de bonnes pratiques et de réflexions est un élément fondamental de la philosophie de l'Ombudsman et je suis heureux de pouvoir échanger des points de vue avec vous aujourd'hui.

Comme vous pouvez le lire dans notre rapport annuel 2020 qui vient d’être publié, mon équipe a traité environ 2 150 plaintes l’année dernière, à partir desquelles nous avons ouvert 370 enquêtes. 210 de ces enquêtes concernaient la Commission européenne. Les plaintes que je reçois expriment des préoccupations concrètes de la part des citoyens européens, ainsi que des entreprises et des organisations de la société civile.

Comme vous le savez, le Médiateur européen ne s'occupe que de l'administration des institutions de l'UE. Mon mandat ne s'étend pas aux actions des administrations nationales et mon interaction avec la Commission aborde très rarement ces questions.

Notre travail avec la Commission se divise en trois catégories: rappels, débureaucratisation et encouragements.

En ce qui concerne les rappels, je veux dire le fait que la direction de la Commission doit parfois se rappeler les bonnes normes et lignes directrices administratives qu'elle s'est fixées et les attentes toujours croissantes du public en matière de normes élevées de performance, d'intégrité et de prestation.

Un exemple récent est l’enquête stratégique, que j’ai ouverte la semaine dernière, sur la gestion par la Commission du problème du «pantouflage», dans le cadre de laquelle des membres du personnel de la Commission s’installent dans le secteur privé.

Dans le cadre de cette enquête, mon équipe examinera 100 dossiers provenant de nombreuses DG. L’intention est de pouvoir soutenir l’engagement éthique de la Commission en identifiant les domaines d’amélioration dans la gestion de cette question.

Lors d'une précédente enquête, j'ai rappelé à la Commission qu'elle pourrait adopter une approche plus solide, comme le prévoit le statut actuel.

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Une administration complexe, telle que la Commission, peut devenir trop bureaucratique, en regardant constamment les règles plutôt que les citoyens et leurs préoccupations très humaines.

Les questions et préoccupations des citoyens sont répondues, souvent de bonne foi, mais avec des déclarations et des explications qui ont subi tant d’étapes de cadrage politique et de dissection juridique, et souvent de traduction, que le message a essentiellement été perdu. Je me rends compte que cela peut également se produire lorsque la Commission est invitée à répondre aux députés européens et, en particulier, à la commission des pétitions.

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De temps à autre, des erreurs sont commises et la Commission bénéficie d'une surveillance externe et de notre ferme encouragement à faire mieux la prochaine fois. Notre rôle est toujours de chercher des solutions et de ne pas pointer du doigt aucun bon effet.

Nous le faisons chaque fois que nous faisons des recommandations dans une enquête. Par exemple, j’ai récemment émis une recommandation concernant les préoccupations relatives à la transparence et au risque de conflits d’intérêts avec les membres d’un groupe d’experts de haut niveau sur l’union des marchés des capitaux de l’UE.

En l’espèce, la Commission a appliqué des mesures générales pour atténuer les risques de conflit d’intérêts, au lieu de suivre les règles qu’elle s’était fixées. L'affaire est en cours et j'espère recevoir une réponse positive de la Commission dans les prochaines semaines.

Une véritable bonne coopération est la norme attendue entre les institutions de l’UE, et même la «tug of war» occasionnelle entre elles peut être considérée comme un signe d’un système démocratique sain où les positions sont exposées et débattues librement et ouvertement.

Vous, les membres élus du Parlement européen, tenez le bras exécutif de l'administration de l'UE politiquement responsable. La Cour le tient juridiquement responsable. Mon travail, en tant que Médiateur, consiste à demander des comptes à la Commission sur son respect du droit fondamental à une bonne administration, du droit d'accès aux documents de l'UE, du droit de participer à la vie démocratique de l'Union et des principes plus larges de bonne administration.

Un exemple de ce comportement administratif, et un bon exemple de bonne coopération entre les institutions, est la procédure «Fast-Track» de mon Bureau pour les plaintes relatives à l’accès aux documents. Ces plaintes découlent du droit d’accès du public aux documents détenus par les institutions de l’Union, tel que défini par le règlement (CE) no 1049/2001.

J’ai toujours considéré que «l’accès retardé est refusé» et la procédure «Fast-Track» vise à garantir que mon bureau et la Commission traitent les demandes d’accès aux documents le plus rapidement possible. Nous avons réduit les formalités administratives aux deux extrémités, et mes enquêtes produisent maintenant des évaluations plus rapides. C'est une procédure gagnant-gagnant.

Bien sûr, même si cela accélère le processus, cela n'augmente pas nécessairement les chances que les documents soient divulgués. Dans de nombreux cas, les plaignants se voient simplement dire «non» plus tôt qu’ils ne l’auraient fait, dans les cas où la Commission refuse une recommandation d’accès.

Je serais très heureux d'avoir l'occasion de discuter avec vous au sein de cette commission de ce que la Commission peut faire de mieux en matière de transparence et de la manière dont le règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents de l'UE pourrait être révisé. Il s'agit d'une question si importante pour les citoyens européens.

La Commission et mon Bureau ont bien travaillé ensemble pour améliorer les méthodes sûres et fiables de partage électronique des documents, ce qui a évidemment été très utile pendant cette période pandémique.

D’une manière générale, les institutions de l’UE continuent d’utiliser plusieurs systèmes de gestion des documents, ce qui n’est pas pratique ou efficace à mon avis. Cependant, l'outil informatique le plus intelligent ne peut remplacer la capacité de résolution de problèmes d'une réunion en face à face ou d'un appel téléphonique entre collègues.  

J’ai toujours encouragé cette approche plus directe et informelle, car elle est non seulement plus rapide, mais aussi un excellent moyen de partager des points de vue et d’aller rapidement à la racine d’un problème. Des détachements de courte durée, tels que ceux que nous avons déjà effectués entre mon bureau et le secrétariat de la commission des pétitions, pourraient également être une bonne idée pour approfondir la coopération avec la Commission.

Traditionnellement, l'UE a eu des difficultés à établir une relation entre ses institutions et les citoyens ordinaires.

Nous devons trouver de nouveaux moyens d’engager véritablement le public dans l’UE, et la conférence sur l’avenir de l’Europe pourrait peut-être donner lieu à une réflexion nouvelle à ce sujet. Mais les gens ne sont pas des imbéciles et peuvent sentir quand l’engagement est cosmétique plutôt qu’authentique, quand une institution pratique ce que je pourrais appeler le «lavage de citoyens», prétendant tendre la main ou le faire de manière discrète, plutôt que de rechercher un engagement démocratique profond.

Toute relation saine, qu'elle soit grande ou petite, repose sur l'honnêteté et la confiance. Ici, la Commission porte une grande responsabilité, mais elle n'est pas seule. Comme votre comité l'a dit à maintes reprises et comme l'étude présentée aujourd'hui le répète également: Il est nécessaire de veiller à ce que les citoyens soient bien informés des niveaux auxquels les décisions sont prises. Cela peut contribuer à prévenir le phénomène de «blâmer Bruxelles», par lequel les ministres ou les gouvernements cherchent à blâmer une partie de l’UE « à Bruxelles » pour les décisions qu’ils ont eux-mêmes prises au sein du Conseil.

J’espère sincèrement que la conférence sur l’avenir de l’Europe comblera le fossé entre l’Europe institutionnelle et l’Europe des citoyens, qu’elle constituera une véritable initiative transformatrice et qu’elle ne constituera pas une brève note de bas de page dans un livre d’histoire.

À cet égard, je suis également de près l’évolution du rapport de cette commission, dirigé par Mme Vedrenne, sur le dialogue avec les citoyens. En tant que représentants directement élus des citoyens de l'UE, le Parlement européen jouit d'une légitimité démocratique inégalée au sein des institutions de l'UE et peut-être le renforcement de cette légitimité démocratique sera-t-il également étudié par la Conférence.

Tout Européen a droit à une bonne administration. Cela inclut le droit à des institutions européennes réactives. Nous avons besoin d’une Union qui prenne au sérieux les préoccupations des citoyens, qui réponde aux préoccupations par de véritables propositions et qui soit suffisamment honnête pour admettre, si nécessaire, qu’elle n’a parfois pas le pouvoir d’aider.

Ce dont nous n'avons pas besoin, c'est d'une Union qui considère l'engagement comme un exercice à cocher. Les systèmes politiques peuvent être déroutants même pour les initiés et l'Union européenne est l'une des énigmes les plus complexes de tous les temps. Nous ne pouvons pas nous attendre à ce que tous les Européens sachent où les pouvoirs de la Commission commencent et où ils se terminent, et il est donc essentiel que la Commission fasse ce saut imaginatif hors de la bulle et tente de véritablement faire preuve d’empathie et de communiquer efficacement avec les personnes qui répondent à leurs préoccupations.