Hispaania Kuningriik ühelt poolt ja Euroopa Ombudsman teiselt poolt,

võttes arvesse üldasjade ja välissuhete nõukogu 13. juuni 2005. aasta järeldusi täiendavate keelte ametliku kasutamise kohta nõukogus ning võimaluse korral teistes Euroopa Liidu institutsioonides ja asutustes,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikleid 21 ja 195 ning Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artiklit 107d,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklit 314,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi otsust ombudsmani ülesannete täitmist reguleerivate personalieeskirjade ja üldtingimuste kohta,

Võttes arvesse järgmist:

1. Jõupingutused liidu lähendamiseks kodanikele nõuavad, et kodanikel ja nende esindajatel oleks võimalikult lihtne suhelda institutsioonidega nende emakeeles, mis on oluline element nende samastumise tugevdamisel liidu poliitilise projektiga.

2. Liidus on keeli, välja arvatud nõukogu määruses nr 1/1958 osutatud keeled, mille staatust tunnustab liikmesriigi põhiseadus kogu selle territooriumil või osal sellest või mille kasutamine riigikeelena on seadusega lubatud,

on nõustunud sõlmima käesoleva halduskokkuleppe, et võimaldada Euroopa Ombudsmani ning Hispaania kodanike ja elanike vahelises suhtluses ametlikult kasutada lisaks hispaania/kastiilia keelele ka muid keeli, millel on Hispaanias tunnustatud staatus vastavalt Hispaania 1978. aasta põhiseadusele.

Esimene klausel

Hispaania kodanikud või mis tahes füüsilised või juriidilised isikud, kes elavad või kelle registrijärgne asukoht on Hispaanias, võivad vastavalt Hispaania õigusaktides sätestatud tingimustele ja kooskõlas nõukogu 13. juuni 2005. aasta järeldustega saata Euroopa ombudsmanile kirjalikke teateid mis tahes keeles, mis Hispaania põhiseadusliku korra kohaselt on Hispaania territooriumil ametlik.

1.1. Kui kasutatav keel ei ole hispaania/kastiilia keel, rakendatakse seda võimalust järgmise menetluse abil:

• Kodanik saadab kirjaliku teate tõlkimiseks Hispaania riigi määratud pädevale asutusele (edaspidi „pädev asutus”). Pädev asutus saadab ombudsmanile kõnealuse teatise kinnitatud tõlke hispaania/kastillaani keelde.
• Teate kättesaamise kuupäevaks loetakse kuupäeva, mil ombudsman saab pädevalt asutuselt kinnitatud tõlke.
• Ombudsman koostab oma vastuse hispaania keeles ja saadab selle pädevale asutusele, kellele Hispaania valitsus on usaldanud ülesande tagada kodanikule vastuse kinnitatud tõlge originaaldokumendi keelde. Ombudsman teavitab asjaomast kodanikku tüüpkirjaga originaaldokumendi keeles.
• Pädev asutus saadab asjaomasele isikule võimalikult kiiresti ombudsmani vastuse kinnitatud tõlke originaaldokumendi keelde. Ta teatab ombudsmanile tõlke kodanikule edastamise kuupäeva. Pädev asutus teavitab ombudsmani ka sellest, kui kodanik on ombudsmani teatele vastanud.

1.2. Ombudsman tagastab saatjale teated, mille ta saab muus keeles kui hispaania/kastilia keel ja millel on Hispaania 1978. aasta põhiseaduse kohaselt Hispaanias ametlikult tunnustatud staatus ning millele ei ole lisatud kinnitatud tõlget hispaania/kastilia keelde.

Sellisel juhul teatab ombudsman asjaomasele isikule tüüpkirjaga originaaldokumendi keeles, et tema õigust pöörduda institutsiooni poole ja saada vastus tema valitud keeles tuleb kasutada, saates teate selles keeles Hispaania riigi poolt selleks määratud pädevale asutusele.

1.3. Hispaania riigi poolt selleks määratud pädev asutus esitab ombudsmanile tüüpkirjade tõlked teistesse keeltesse, millel on Hispaanias ametlikult tunnustatud staatus ja mida ombudsman kasutab kodanikega suhtlemisel.

1.4. Mis tahes viivitused või vead tõlkimisel muusse keelde või muust keelest kui hispaania/kastillaani keel, samuti sellest tulenev vastuse väärtõlgendamine ei too mingil juhul kaasa ombudsmani vastutust, kelle jaoks on autentne ainult teadete hispaania/kastillaani versioon. Seda mainitakse selgesõnaliselt tõlgete tekstis.

1.5. Dokumentide edastamine Hispaania riigi määratud pädeva asutuse ja ombudsmani vahel ning käesolevas halduskokkuleppes sätestatud teated edastatakse elektrooniliselt. Selleks määratakse konkreetsed e-posti aadressid.

Teine klausel

2.1. Käesoleva halduskokkuleppe osalised kohustuvad võtma vajalikke meetmeid, et säilitada igal ajal käesoleva kokkuleppega hõlmatud teabevahetuse konfidentsiaalsus, eelkõige seoses Hispaania riigi määratud pädeva asutuse tehtud tõlgetega.

2.2. Tuleb märkida, et Hispaania riigi määratud pädev asutus on kohustatud järgima Hispaania õigusnorme, millega rakendatakse direktiivi 95/46 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta.

Kolmas klausel

3.1. Hispaania ametiasutused teevad kodanikele kättesaadavaks veebilehed, kus kaebuse vormi keeleversioonid ja muud Euroopa Ombudsmani teabedokumendid, mis on mõeldud ühenduse kodanikele, on kättesaadavad muudes keeltes kui hispaania/kastilia keel, millel on Hispaanias 1978. aasta Hispaania põhiseaduse kohaselt tunnustatud staatus.

3.2. Euroopa Ombudsmani veebisait hispaania keeles/Castillane sisaldab linki Hispaania ametiasutuste loodud lehekülgedele. Tõlgitud dokumentide ja nende tõlke kvaliteedi eest vastutavad üksnes Hispaania ametiasutused ega võta mingil juhul vastutust Euroopa Ombudsmanilt. Seda mainitakse selgesõnaliselt Euroopa Ombudsmani veebisaidil ja veebilehtedel, mille eest vastutavad Hispaania ametiasutused.

Lõppsäte

Seda korda hakatakse kohaldama niipea, kui Hispaania valitsus teavitab ombudsmani asutustest, mis on Hispaania õigusega määratud pädevateks asutusteks, kes teevad selles osutatud tõlkeid.