Buenas tardes. Es bueno estar aquí con ustedes hoy.

El uso de un lenguaje claro es una cuestión que ocupa un lugar central en mi trabajo como Defensora del Pueblo Europea.

El principal trabajo de un defensor del pueblo es ayudar a las personas que tienen problemas con los servicios públicos. Estos problemas pueden empeorar cuando los funcionarios utilizan un lenguaje legal o confuso en sus cartas y correos electrónicos.

Es común que las personas abandonen su primer contacto con una autoridad pública sintiéndose decepcionadas, frustradas o confundidas por las explicaciones que reciben. Sin embargo, desde el punto de vista de la autoridad, la información facilitada puede parecer totalmente correcta, completa y acorde con la ley.

Ambas partes están siendo honestas, pero ninguna gana mucho. Es una situación bien descrita por una cita a menudo vinculada al dramaturgo irlandés George Bernard Shaw: «El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar».

En pocas palabras, si las palabras son correctas y legales, pero el ciudadano todavía se siente confundido, ¿qué se ha logrado realmente?

Cuando pensamos en cómo interactúan las personas con las autoridades públicas, a menudo nos imaginamos tareas cotidianas como renovar el permiso de conducir, solicitar prestaciones sociales o recibir asistencia sanitaria. Estas tareas pueden ser mucho más difíciles cuando la información proporcionada es demasiado compleja o llena de burocracia.

El uso de un lenguaje claro no solo es importante para ayudar a las personas a acceder a los servicios públicos. También desempeña un papel clave en el apoyo a la democracia participativa, también a escala de la UE.

Las personas tienen el derecho básico de compartir sus puntos de vista y preocupaciones sobre las leyes y políticas que afectan sus vidas.

Para que esto sea posible, necesitan las herramientas y oportunidades adecuadas —por ejemplo, consultas públicas o foros abiertos—, así como información e investigación claras que expliquen lo que cada norma o política pretende lograr y cómo. Igualmente importante, esta información debe ser fácil de entender.

Esto es especialmente importante en un momento en que la elaboración de políticas de la UE se está expandiendo a ámbitos nuevos y vitales, como la regulación digital, la inteligencia artificial, la defensa y la seguridad, todos los cuales afectan directamente a los derechos de las personas y a su vida cotidiana.

Los ciudadanos quieren entender cómo pueden ayudar a dar forma a estas políticas y lo que significarán en la práctica. Cuando la información no está clara o es incompleta, es menos probable que las personas confíen o acepten el resultado. A menudo, los ciudadanos no rechazan las leyes porque no estén de acuerdo con ellas, sino porque no las entienden o sienten que el proceso detrás de ellas fue injusto o exclusivo.

Con el tiempo, esto podría hacer que las leyes europeas sean menos representativas de las personas a las que deben servir y debilitar la confianza en la democracia de la UE.

Por eso es esencial una comunicación clara. No se trata simplemente de un «buen servicio», sino de un deber básico de servicio público. Un lenguaje claro conecta a las instituciones de la UE con los ciudadanos a los que sirven, ayuda a generar confianza y protege la legitimidad democrática del proyecto europeo.

Por supuesto, lograr esto es más fácil decirlo que hacerlo.

La creciente complejidad de la gobernanza moderna corre el riesgo de ampliar la brecha entre los responsables políticos y los ciudadanos a los que sirven.

Es fácil suponer que las palabras y términos que utiliza todos los días —como abogado, administrador o científico— son igual de claros para todos los demás. En realidad, a menudo no lo son.

También es justo preguntarse si, a veces, simplificar demasiado puede conducir a información que ya no es precisa.

Afortunadamente, muchas instituciones de la UE cuentan con directrices y programas de formación para ayudar a que sus comunicaciones sean claras y accesibles sin dejar de ser correctas. Algunos, como la Comisión Europea, incluso tienen premios internos por escritura simple para alentar al personal a seguir mejorando sus habilidades.

Todos estos son pasos positivos, pero la comunicación clara es un viaje continuo en lugar de un destino fijo.

Esta es la razón por la que eventos como la conferencia de hoy son tan valiosos y por la que el trabajo de organizaciones internacionales como PLAIN y Clarity es tan importante.

Nos ayudan a fortalecer las habilidades que necesitamos para explicar problemas complejos en un lenguaje claro y accesible. Comparten las últimas investigaciones sobre cómo las personas entienden la información y proporcionan un espacio para intercambiar desafíos, encontrar soluciones y desarrollar mejores prácticas.

Es realmente alentador ver que tantas personas se unen para mejorar la forma en que la UE se comunica y se compromete con sus ciudadanos.

Permítanme también subrayar que la comunicación clara es una prioridad para mi oficina.

Debido a que manejamos las quejas, gran parte de nuestro trabajo implica el contacto directo con los miembros ordinarios del público. A menudo acuden a nosotros después de una experiencia frustrante o estresante con otra parte de la administración de la UE. Lo último que queremos es que se enfrenten a una experiencia similar con nosotros.

Por lo tanto, tenemos el deber particular de comunicarnos de una manera que sea identificable y empática.

Nuestro objetivo es garantizar que todas nuestras interacciones con el público sigan los principios de una escritura clara y un lenguaje sencillo.

Al mismo tiempo, nuestro trabajo principal requiere un análisis jurídico sólido y una comprensión profunda del Derecho de la UE. A menudo necesitamos explorar argumentos legales altamente complejos. Por ejemplo, algunas investigaciones recientes de la Defensora del Pueblo han abordado temas como la adopción de normas de la UE para la inteligencia artificial y el proceso de autorización de la Comisión para sustancias químicas peligrosas.

Sin embargo, nos esforzamos por explicar nuestros análisis y argumentos de la manera más comprensible posible, sin comprometer la claridad y la certeza jurídicas. Para casos de particular interés para el público, también proporcionamos resúmenes amigables para los ciudadanos en nuestro sitio web.

Para lograr estos objetivos, hemos desarrollado formulaciones estándar basadas en pautas de lenguaje sencillo. Estos nos ayudan a explicar temas complejos de manera clara y concisa. Utilizamos la Guía de estilo interinstitucional y la complementamos con nuestra propia guía de estilo personalizada, adaptada a los problemas específicos que surgen en nuestras consultas.

Además, ofrecemos formación interna sobre redacción clara, que desarrollamos en cooperación con la DG Traducción, y que se anima encarecidamente a todo el personal a seguir al asumir sus funciones.

Por último, en nuestras propias investigaciones, a veces nos enfrentamos a situaciones en las que llegamos a la conclusión de que una institución, órgano u organismo de la UE ha actuado correctamente, pero que podría haber explicado mejor sus razones para tomar una decisión en particular. En estos casos, no evitamos señalar esto para fomentar una comunicación más clara en el futuro.

Otra cosa que me gustaría señalar es que ningún debate sobre una comunicación clara en la UE debe pasar por alto la maravillosa diversidad lingüística de nuestro continente. En otras palabras, una buena comunicación no puede limitarse a una buena comunicación en inglés.

El uso cada vez mayor del inglés como lengua común aporta ciertos beneficios en lo que respecta a nuestra capacidad para trabajar juntos, pero no debemos olvidar que millones de ciudadanos europeos no hablan la lengua o no la hablan bien. E incluso a muchos de los que lo hacen todavía les gustaría recibir información en su lengua materna.

Si la UE quiere representar a todos sus ciudadanos, si quiere ofrecerles a todos la posibilidad de participar en la vida democrática, debe, como mínimo, estar dispuesta a comunicarse con ellos en una de las lenguas oficiales de su Estado miembro.

Sé que esto no siempre es sencillo. La administración de la UE produce un número extraordinario de documentos y otra información en el curso de la importante labor que realiza. Proporcionar todo esto en veinticuatro idiomas sería un desafío monumental por decir lo menos.

Para ayudar a conciliar la necesidad de respetar la diversidad lingüística con la eficiencia administrativa y las limitaciones presupuestarias, mi Oficina elaboró un conjunto de recomendaciones prácticas para el uso de las lenguas oficiales a la hora de comunicarse con el público. Estos se desarrollaron tras una consulta pública y debates con muchas instituciones, órganos y organismos de la UE.

Incluyen puntos como el establecimiento de una política clara sobre qué idiomas se utilizarán en cada situación y sobre la garantía de que esta política se aplique de manera coherente. También subrayan que las instituciones deben procurar que las consultas públicas estén disponibles en todas las lenguas oficiales o, como mínimo, dejar claro que las contribuciones serán aceptadas en todas estas lenguas.

Además, observamos que las instituciones de la UE deben hacer el máximo uso de todas las herramientas y tecnologías de traducción disponibles a la hora de apoyar el multilingüismo. Nuestras recomendaciones se publicaron antes del reciente desarrollo rápido de la inteligencia artificial, pero tal vez el uso inteligente de esta tecnología ofrezca otra vía potencial para ayudar a cerrar la brecha lingüística entre los responsables políticos y los ciudadanos.

La Unión Europea, y de hecho todo el mundo, está atravesando un período de turbulencia en este momento, un período que podría conducir a muchos cambios en nuestras reglas, nuestras regulaciones y nuestras políticas. En la mayor medida posible, estos cambios deben reflejar los deseos y aspiraciones de nuestros ciudadanos, pero para garantizar que así sea, debemos permitir y fomentar una participación democrática efectiva. Un lenguaje claro es una de nuestras mejores maneras de hacerlo. Al adoptar un lenguaje sencillo, evitar la jerga y hacer que la información sea más accesible, podemos asegurarnos de que el futuro de la UE no solo esté configurado para nuestros ciudadanos, sino también activamente por ellos.

Espero que las muchas cosas que ha aprendido en la conferencia de hoy se traduzcan bien en su trabajo y que, en última instancia, nos ayuden a construir una Unión Europea más abierta y mucho más cercana a sus ciudadanos.

Gracias.