1. Última actualización de este registro: 12/04/2024

2. Número de referencia: 18/2020

Número de registro Ares: Ares(2024)4403751

3. Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento: Defensor del Pueblo Europeo, 1 avenue du President Robert Schuman, CS 30403, 67001 Estrasburgo Cedex

Contacto del servicio responsable:

Dirección de Administración-Equipo Financiero y Presupuestario-

Correo electrónico: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Datos de contacto del delegado de protección de datos:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nombre y datos de contacto del transformador: N/A

6. Nombre y datos de contacto del corresponsable o corresponsables del tratamiento:

Comisión Europea (CE)

• DG «BUDGET», que gestiona ABAC, el sistema contable establecido por la CE y utilizado por el OE para supervisar la ejecución de su presupuesto y preparar sus cuentas, y
• DG «DIGIT», que ejecuta y mantiene ABAC.

Persona de contacto: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu

7. Finalidad(es) del tratamiento: El objetivo de este proceso es supervisar la ejecución del presupuesto de la OE y preparar sus cuentas.

Breve descripción: Todas las transacciones son soportadas por ABAC.

Las transacciones financieras se componen de:

• compromisos presupuestarios: la operación mediante la cual el OE asigna fondos para cubrir uno o más gastos futuros y se registra en ABAC;
• pagos consistentes en transferir un importe financiero a un proveedor externo (por ejemplo: licitadores) o la cuenta bancaria de un miembro del personal;
• transferencias entre líneas presupuestarias (si procede).

8. Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales:

- Categorías de interesados: cada individuo/contratista que reciba un pago del EO: los miembros del personal de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo (funcionarios, agentes temporales y contractuales, expertos nacionales en comisión de servicios y becarios); proveedores externos, licitadores.

- Categorías de datos: Todos los datos se conservan en ABAC

• nombre y apellidos;
• Género, nacionalidad, cargo, cargo;
• Información de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono comercial, número de teléfono móvil, dirección postal, empresa y departamento, país de residencia, dirección de Internet);
• Referencia de la cuenta bancaria (códigos IBAN y BIC),
• número de IVA;
• Número de seguro nacional;
• Número de documento de identidad/pasaporte y número personal;
• Lugar y fecha de nacimiento
• Otros datos personales contenidos en los currículos (experticia, competencias técnicas y experiencia profesional en idiomas, incluidos detalles sobre el empleo actual y pasado).

9. Plazo de conservación de los datos y, en la medida de lo posible, de supresión:

Los expedientes relativos a las transacciones financieras se conservarán en los archivos durante un período de cinco años a partir de la aprobación de la gestión del ejercicio financiero. La aprobación de la gestión del ejercicio financiero se indica generalmente dos años después del ejercicio financiero, por un total de siete años para la tenencia de los datos personales;

Hasta el final de una posible auditoría si se inició antes del final del período anterior.

Una vez expirado el plazo legal, los archivos se eliminan

10. Destinatarios de los datos

El ordenador de pagos y el secretario general (si procede) / Dirección de Administración, en su calidad de ordenadores, el jefe del equipo de finanzas y presupuesto y los miembros del personal que se ocupan de ABAC (agentes iniciadores operativos y controladores ex ante), los jefes de los equipos afectados por el procedimiento financiero y los operadores del sistema ABAC en la CE.

11. ¿Existen transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales?: N/A

12. Descripción general de las medidas de seguridad:

Los datos se almacenan en el centro de datos de la CE en Luxemburgo y, por lo tanto, están protegidos por una serie de medidas introducidas por la DG DIGIT para proteger la integridad y confidencialidad de los productos electrónicos de la CE. El acceso a los datos personales está protegido por derechos de acceso, que están estrictamente limitados de conformidad con el principio de «necesidad de conocer» y se basan en las obligaciones encomendadas a los titulares de acceso.

Los archivos de papel se guardan en armarios cerrados en las oficinas de los miembros del personal del sector financiero. Los archivos electrónicos se almacenan en una carpeta específica en el sistema de archivos y solo son accesibles para el Director de Administración y el Jefe del Equipo de Presupuesto y Finanzas.

13. Información sobre la forma en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso y rectificación y, en su caso, de supresión, limitación y portabilidad de los datos:

Los interesados tienen derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos en caso de que sus datos personales sean inexactos o incompletos. En su caso, tienen derecho a borrar sus datos personales y a restringir el tratamiento de sus datos personales. Tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), por motivos relacionados con su situación particular. Podrán solicitar al Defensor del Pueblo Europeo información sobre el tratamiento de sus datos personales por correo electrónico (EOinvoice@ombudsman.europa.eu). Las solicitudes de los interesados se tramitarán en el plazo de un mes. También pueden ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos en cualquier momento: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Si desean presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales por parte del Defensor del Pueblo, pueden ponerse en contacto con el Supervisor Europeo de Protección de Datos: www.edps.europa.eu]

Declaración de confidencialidad relativa a las transacciones financieras en la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo

Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento, la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recopila, trata y garantiza la protección de todos los datos personales facilitados, cómo se utiliza esa información y qué derechos pueden ejercer los interesados en relación con sus datos.

El controlador es el EO. El corresponsable del tratamiento es la Comisión Europea (CE) - Dirección General (DG) «BUDGET», que gestiona ABAC, el sistema contable establecido por la CE y utilizado por el operador económico para supervisar la ejecución de su presupuesto y preparar sus cuentas; y la DG «DIGIT», que ejecuta y mantiene ABAC.

1. ¿Qué datos personales tratará la OE?

Procesamos los siguientes datos personales de cada individuo / contratista que recibe un pago del EO: los miembros del personal de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo (funcionarios, agentes temporales y contractuales, expertos nacionales en comisión de servicios y becarios); proveedores externos, licitadores:

• Nombre y apellidos;

• Género, nacionalidad, cargo, cargo;

• Información de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono comercial, número de teléfono móvil, dirección postal, empresa y departamento, país de residencia, dirección de Internet);

• Referencia de la cuenta bancaria (códigos IBAN y BIC),

• número de IVA;

• Número de seguro nacional;

• número de documento de identidad/pasaporte y número personal;

• Lugar y fecha de nacimiento.

• Otros datos personales contenidos en los currículos (experticia, competencias técnicas y experiencia profesional en idiomas, incluidos detalles sobre el empleo actual y pasado).

2. ¿Por qué la OE trata estos datos personales?

El objetivo de este proceso es supervisar la ejecución del presupuesto de la OE y preparar sus cuentas.

3. ¿Cuáles son las bases legales y la necesidad de procesar estos datos?

El tratamiento de los datos se basa en el Reglamento Financiero y sus normas de desarrollo.

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una tarea realizada en interés público, para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento y para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte con el fin de tomar medidas a petición del interesado antes de celebrar un contrato [artículo 5, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento (UE) 2018/1725].

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

Los datos son procesados por el equipo de la Dirección de Administración - Finanzas y Presupuesto.

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

El Defensor del Pueblo Europeo, el Secretario General, el Director de Administración, el Jefe del equipo de Finanzas y Presupuesto y los miembros del personal que trabajan con ABAC (agentes iniciadores operativos y controladores ex ante), los Jefes de los equipos afectados por el procedimiento financiero y los operadores del sistema ABAC en la CE.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Los expedientes relativos a las transacciones financieras deben conservarse en los archivos

• durante un período de cinco años a partir de la aprobación de la gestión del ejercicio financiero. La aprobación de la gestión del ejercicio financiero se indica generalmente dos años después del ejercicio financiero, por un total de siete años para la tenencia de los datos personales;
• hasta el final de una posible auditoría si comenzó antes del final del período anterior.

Una vez expirado el plazo legal, los archivos se eliminan.

7. ¿Cómo protegemos sus datos?

Los datos se almacenan en el centro de datos de la CE en Luxemburgo y, por lo tanto, están protegidos por una serie de medidas introducidas por la DG DIGIT para proteger la integridad y confidencialidad de los productos electrónicos de la CE. El acceso a los datos personales está protegido por derechos de acceso, que están estrictamente limitados de conformidad con el principio de «necesidad de conocer» y se basan en las obligaciones encomendadas a los titulares de acceso.

Los archivos de papel se guardan en armarios cerrados en las oficinas de los miembros del personal del sector financiero. Los archivos electrónicos se almacenan en una carpeta específica en el sistema de archivos y solo son accesibles para el Director de Administración y el Jefe del Equipo de Presupuesto y Finanzas.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Tiene derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utiliza el operador económico.

También tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna. Puede rectificar los datos de identificación en cualquier momento. Usted tiene derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del EO por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento. Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso.

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos sobre la gestión de transacciones financieras al EO, a la siguiente dirección:

Defensor del Pueblo Europeo

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Estrasburgo Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

También puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de la oficina de EO en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu