Julkinen rekisteri käsittelytoimista: Euroopan oikeusasiamiehen toimiston viestintäyksikön suorittama henkilötietojen kerääminen Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallinnon palkinnon myöntämisen yhteydessä

1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 26/10/2022

2. Viitenumero: 8/2022

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot: Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Yhteydenotot: Viestintäyksikkö, sähköposti: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Francesca Pavesi – apulaistietosuojavastaava: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot:

Viestintäyksikkö voi antaa ulkopuolisille ammattilaisille tehtäväksi ottaa valokuvia ja tehdä ääni- ja videotallenteita palkintoseremonioista oikeusasiamiehelle.

6. Yhteisrekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) nimi ja yhteystiedot: Ei sovelleta

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset):

Vuonna 2017 käyttöön otetulla Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallinnon palkinnolla annetaan tunnustusta EU:n julkisen palvelun toimille, joilla on näkyvä ja myönteinen vaikutus kansalaisten elämään, ja pyritään kannustamaan hyvien ideoiden ja käytäntöjen jakamiseen.

Euroopan oikeusasiamiehen ensisijaisena tavoitteena on varmistaa, että EU:n hallinto toimii mahdollisimman korkeatasoisesti ja palvelee yleistä etua. Palkinto on keino tuoda esimerkkejä EU:n virkamiesten erinomaisesta työstä laajemmalle yleisölle sekä hyvien käytäntöjen levittämiseksi toimielimissä että kansalaisten ja EU:n hallinnon välisen kuilun kaventamiseksi.

Oikeusasiamiehen on käsiteltävä henkilötietoja nimitysten arvioimiseksi, seremonian järjestämiseksi, julkisen äänestyksen järjestämiseksi ja Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallinnon palkinnon myöntämiseksi.

8. Rekisteröityjen ryhmien ja henkilötietoryhmien kuvaus:

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika:

Kaikki edellä 8 kohdassa luetellut henkilötiedot säilytetään viestinnän yksikköasemassa viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan, lukuun ottamatta joitakin seuraavissa kohdissa lueteltuja poikkeuksia.

Ulkopuolisten toimeksisaajien toimittamia palkintoseremonioiden kuvia sekä video- ja äänitallenteita säilytetään yhteisellä tallennusasemalla viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan.

Tietyt palkintoseremonian kuvat ja videotallenteet voivat näkyä oikeusasiamiehen verkkosivustolla tai sen sosiaalisen median kanavissa ilman määräaikaa niiden poistamiselle.

Voittaneiden hankkeiden nimet (ilman henkilötietoja) julkaistaan Euroopan oikeusasiamiehen verkkosivustolla ilman määräaikaa niiden poistamiselle.

Viraston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut tiedot arkistoidaan historiallisia tarkoituksia varten.

Suosikkiprojektiaan äänestävien henkilöiden henkilötietoja käytetään yksinomaan sen varmistamiseksi, että kukaan ei voi äänestää useammin kuin kerran. Tiedot poistetaan kahden kuukauden kuluessa palkintoseremoniasta.

10. Tietojen vastaanottajat:

Viestintäyksikkö, joka koordinoi, järjestää ja hallinnoi julkisia tapahtumia oikeusasiamiehen strategian mukaisesti.

Hallinto-osasto, joka vastaa julkisten tapahtumien taloudellisista ja sopimusnäkökohdista.

Oikeusasiamiehen kabinetti, joka toimittaa puhujien tai osallistujien nimet ja yhteystiedot.

Ulkoinen neuvottelukunta, joka avustaa viestintäyksikköä palkintoa saavien hankkeiden valinnassa.

Palkintotilaisuuksien videot julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja YouTube-kanavalla, ja ne lähetetään suorina lähetyksinä molemmilla verkkosivustoilla. Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen muissa sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla. Voittajien kuvat julkaistaan myös oikeusasiamiehen verkkosivustolla.

Palkintoehdokkaiden luettelot jaetaan kaikille palkintoseremonioiden osallistujille.

Palkintoehdokkaiden ja -voittajien nimet, tittelit ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille? Ei sovelleta

12. Turvatoimien yleinen kuvaus: Oikeusasiamiehen henkilöstön ja ulkopuolisten rekisteröityjen henkilötietoja, jotka on kerätty kilpailun järjestämisen yhteydessä, suojataan tieto- ja viestintätekniikka-alan käyttöön ottamilla turvatoimilla toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan tutustua tietoihin ja oikaista niitä sekä tarvittaessa poistaa ne, rajoittaa niiden käyttöä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

• Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin, niiden ratifiointia tai poistamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa.
• Vahvistaessaan osallistumisensa palkintoseremoniaan joko verkon ulkopuolella tai verkossa mahdollisille osallistujille ilmoitetaan, että heistä saatetaan ottaa kuvia tapahtuman aikana ja että oikeusasiamiehen toimisto voi käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos heillä on kysyttävää, he voivat ottaa yhteyttä viestintäyksikköön sähköpostitse osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii ottamaan heidän huolenaiheensa huomioon mahdollisuuksien mukaan (esimerkiksi huoneen kokoonpanosta riippuen tai tummentamalla tai peittämällä heidän kuvansa digitaalisten seremonioiden aikana otetuilla yhteisillä tulostusnäytöillä).

Tietosuojaseloste

Euroopan oikeusasiamiehen toimiston viestintäyksikön suorittamasta henkilötietojen keräämisestä Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallinnon palkinnon myöntämisen yhteydessä

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamiehen toimisto kerää, miksi ja miten se kerää, käsittelee, käyttää ja tallentaa niitä. Lausumassa kuvataan myös, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan.

Rekisterinpitäjänä toimii Euroopan oikeusasiamies.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Keräämme henkilötietoja, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, työnantajan nimi ja joissakin tapauksissa kuvia, kuten valokuvia ja videotallenteita, sekä seremonian aikana otettuja tai ehdokkaiden itsensä toimittamia äänitallenteita.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Ainoastaan Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallinnon palkinnon koordinointiin, järjestämiseen ja hallinnointiin.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarve?

Käsittelemme tietoja Euroopan oikeusasiamiehen yleisen edun mukaisten tehtävien hoitamiseksi Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön ja asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a ja d alakohdan mukaisesti.

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies vastaa tietojenkäsittelystä, jota viestintäyksiköt suorittavat ulkoisen neuvoa-antavan lautakunnan avustamana palkintoa saavien hankkeiden valinnassa.

Viestintäyksikkö voi antaa ulkopuolisille ammattilaisille tehtäväksi ottaa valokuvia ja tehdä ääni- ja videotallenteita palkintoseremonioista.

5. Kuka vastaanottaa tiedot?

Viestintäyksikön, pääsihteeristön, hallinto-osaston ja oikeusasiamiehen kabinetin tiimin jäsenet, joiden työ edellyttää henkilötietojen käsittelyä julkisten tapahtumien järjestämisen yhteydessä.

Palkintotilaisuuksien videot julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja YouTube-kanavalla, ja ne lähetetään suorina lähetyksinä molemmilla verkkosivustoilla. Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen muissa sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla. Voittajien kuvat julkaistaan myös oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja/tai sosiaalisessa mediassa.

Palkintoehdokkaiden luettelot julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla, ja ne jaetaan kaikille palkintoseremonian osallistujille.

Palkintoehdokkaiden ja -voittajien nimet, tittelit ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Viestintäyksikön asemalle tallennetaan seuraavat tietokentät viiden vuoden ajaksi, minkä jälkeen ne poistetaan:

• ehdokkaiden ja nimittäjien nimet, ulkopuolisen neuvoa-antavan lautakunnan jäsenet, nimittäjien työnantajat ja ehdokkaat;
• ehdokkaiden ja nimittäjien sekä ulkoisen neuvoa-antavan lautakunnan jäsenten sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot;
• ehdokkaiden ammattinimikkeet ja heidän roolinsa nimetyissä hankkeissa;
• ulkopuolisen tuomariston jäsenten ammattinimikkeet; ja
• ehdokkaiden ja ulkoisen neuvoa-antavan lautakunnan jäsenten ammatilliset saavutukset.

Yleisöäänestyksessä säilytämme äänestäjien etunimen, sukunimen ja sähköpostiosoitteen enintään kahden kuukauden ajan palkintoseremonian jälkeen vain sen varmistamiseksi, että sama henkilö ei anna useita ääniä.

Viraston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut tiedot arkistoidaan historiallisia tarkoituksia varten.

Ulkopuolisten toimeksisaajien toimittamia palkintoseremonioiden kuvia sekä video- ja äänitallenteita säilytetään yhteisellä tallennusasemalla viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan. Viraston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut tiedot arkistoidaan myöhemmin historiallisia tarkoituksia varten.

Voittajien ja heidän palkintojensa nimet arkistoidaan määräämättömäksi ajaksi historiallisia tarkoituksia varten.

7. Miten suojaamme tietosi?

Henkilötietoja suojataan turvatoimilla, jotka oikeusasiamiehen toimiston tieto- ja viestintätekniikka-ala on ottanut käyttöön toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin, niiden ratifiointia tai poistamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Rekisteröity voi milloin tahansa lähettää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä osoitteeseen:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Viestintäyksikkö
Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu tai

Tee kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle: edps@edps.europa.eu

Strasbourgissa 26.10.2022