Töötlemistoimingu avalik register: Isikuandmete kogumine seoses Euroopa Ombudsmani hea halduse auhinna tseremooniaga Euroopa Ombudsmani büroo kommunikatsiooniüksuse poolt

1. Selle kirje viimane ajakohastamine: 26/10/2022

2. Viitenumber: 8/2022

3. Vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed: Euroopa Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktisik: Teabevahetuse üksus, e-post: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed: Francesca Pavesi – andmekaitseametniku asetäitja: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Volitatud töötleja nimi ja kontaktandmed:

Teabevahetusüksus võib volitada väliseid spetsialiste tegema fotosid ning heli- ja videosalvestisi ombudsmani auhinnatseremooniatest.

6. Kaasvastutava(te) töötleja(te) nimi ja kontaktandmed: Ei kohaldata

7. Töötlemise eesmärk (eesmärgid):

2017. aastal kasutusele võetud Euroopa Ombudsmani hea halduse auhinnaga tunnustatakse ELi avaliku teenistuse tegevust, millel on nähtav ja positiivne mõju kodanike elule, ning selle eesmärk on julgustada heade ideede ja tavade jagamist.

Euroopa Ombudsmani peamine eesmärk on tagada, et ELi haldusasutused toimiksid võimalikult kõrgete standardite kohaselt ja teeniksid avalikke huve. Auhind on võimalus tuua näiteid pühendunud ELi ametnike suurepärasest tööst laiemale publikule, et levitada häid tavasid institutsioonides ning aidata ületada lõhet kodanike ja ELi haldusasutuste vahel.

Ombudsman peab töötlema isikuandmeid, et hinnata kandidaate, korraldada tseremoonia, viia läbi avalik hääletus ja anda Euroopa Ombudsmanile hea halduse auhind.

8. Andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete kategooriate kirjeldus:

9. Andmete säilitamise ja võimaluse korral kustutamise tähtaeg:

Kõiki eespool punktis 8 loetletud isikuandmeid säilitatakse sideüksuse draivis viis aastat, pärast mida need kustutatakse, välja arvatud mõned järgmistes punktides loetletud erandid.

Välistöövõtjate esitatud auhinnatseremooniate pilte ning video- ja helisalvestisi säilitatakse ühisel kõvakettal viis aastat, pärast mida need kustutatakse.

Teatavad auhinnatseremoonia pildid ja videosalvestised võivad ilmuda ombudsmani veebisaidil või sotsiaalmeediakanalites ilma kustutamise tähtajata.

Võitnud projektide nimed (ilma isikuandmeteta) avaldatakse Euroopa Ombudsmani veebisaidil ilma kustutamise tähtajata.

Ameti tegevuse seisukohast olulised andmed arhiveeritakse ajaloolistel eesmärkidel.

Nende isikute isikuandmeid, kes hääletavad oma lemmikprojekti poolt, kasutatakse üksnes selleks, et keegi ei saaks hääletada rohkem kui üks kord. Andmed kustutatakse kahe kuu jooksul pärast auhinnatseremooniat.

10. Andmete saajad:

Teabevahetusüksus, mis koordineerib, korraldab ja juhib avalikke üritusi kooskõlas ombudsmani strateegiaga.

Haldusdirektoraat, mis tegeleb avalike ürituste finants- ja lepinguliste aspektidega.

Ombudsmani kabinet, mis edastab kõnelejate või osalejate nimed ja kontaktandmed.

väline nõuandekogu, mis abistab teabevahetusüksust auhinnale kandideerivate projektide valimisel.

Auhinnatseremooniate videod avaldatakse ombudsmani veebisaidil ja YouTube’i kanalil ning neid kantakse otse üle mõlemal veebisaidil. Andmed võivad ilmuda ka ombudsmani muudes sotsiaalmeediakanalites, mis on avalikult kättesaadavad. Võitjate pildid avaldatakse ka ombudsmani veebisaidil.

Auhinnakandidaatide nimekirjad jagatakse kõigile auhinnatseremoonial osalejatele.

Auhinnakandidaatide ja võitjate nimed, tiitlid ja pildid võib avaldada ombudsmani büroosiseses uudiskirjas.

11. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele ja/või rahvusvahelistele organisatsioonidele? Ei kohaldata

12. Turvameetmete üldkirjeldus: Ombudsmani töötajate ja väliste andmesubjektide isikuandmeid, mida kogutakse auhinnaorganisatsiooni raames, kaitstakse info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektori kehtestatud turvameetmetega, et säilitada institutsiooni elektroonilise vara terviklikkus ja konfidentsiaalsus.

13. Teave selle kohta, kuidas andmesubjektid saavad kasutada oma õigust andmetega tutvuda ja neid parandada ning vajaduse korral kustutada, piirata ja andmeid üle kanda:

• Andmesubjekt võib kasutada oma õigusi, näiteks taotleda juurdepääsu isikuandmetele, nende ratifitseerimist või kustutamist, saates e-kirja aadressile eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Taotlust käsitletakse põhjendamatu viivituseta ja igal juhul ühe kuu jooksul.
• Auhinnatseremoonial osalemise kinnitamisel nii veebis kui ka väljaspool seda teavitatakse võimalikke osalejaid sellest, et ürituse ajal võidakse neist pilte teha ja ombudsmani büroo võib neid kasutada teabevahetuse eesmärgil. Probleemide korral võivad nad võtta ühendust teabevahetuse üksusega e-posti aadressil eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Üksus püüab nende muresid võimalikult suures ulatuses arvesse võtta (nt sõltuvalt ruumi konfiguratsioonist või pimendades/kattes nende pilti digitaalsetel tseremooniatel tehtud ühistel prindiekraanidel).

Isikuandmete kaitse põhimõtted

isikuandmete kogumise kohta seoses Euroopa Ombudsmani hea halduse auhinna tseremooniaga Euroopa Ombudsmani büroo kommunikatsiooniüksuse poolt

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsmani büroo kogub, miks ja kuidas ta neid kogub, töötleb, kasutab ja säilitab. Avalduses kirjeldatakse ka seda, kuidas andmesubjektid saavad oma õigusi kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Kogume isikuandmeid, nagu eesnimi, perekonnanimi, e-posti aadress, tööandja nimi ja mõnel juhul pildid, nagu fotod ja videosalvestised, samuti tseremoonia ajal tehtud või kandidaatide endi edastatud helisalvestised.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Üksnes Euroopa Ombudsmani hea halduse auhinna koordineerimise, korraldamise ja haldamise eesmärgil.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Töötleme andmeid Euroopa Ombudsmani ülesannete täitmisel avalikes huvides kooskõlas Euroopa Ombudsmani põhikirjaga ning määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktidega a ja d.

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Euroopa Ombudsman vastutab andmetöötluse eest, mida teevad teabevahetusüksused, keda abistab auhinnale kandideerivate projektide valimisel väline nõuandekogu.

Teabevahetusüksus võib tellida välistelt spetsialistidelt fotode tegemist ning auhinnatseremooniate heli- ja videosalvestiste tegemist.

5. Kes andmed vastu võtab?

Teabevahetuse üksuse, peasekretariaadi, haldusdirektoraadi ja ombudsmani kabineti meeskonnaliikmed, kelle töö nõuab avalike ürituste korraldamisega seotud isikuandmete töötlemist.

Auhinnatseremooniate videod avaldatakse ombudsmani veebisaidil ja YouTube’i kanalil ning neid kantakse otse üle mõlemal veebisaidil. Andmed võivad ilmuda ka ombudsmani muudes sotsiaalmeediakanalites, mis on avalikult kättesaadavad. Võitjate pildid avaldatakse ka ombudsmani veebisaidil ja/või sotsiaalmeedias.

Auhinnakandidaatide nimekirjad avaldatakse ombudsmani veebisaidil ja neid jagatakse kõigile auhinnatseremoonial osalejatele.

Auhinnakandidaatide ja võitjate nimed, tiitlid ja pildid võib avaldada ombudsmani büroosiseses uudiskirjas.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Järgmised andmeväljad salvestatakse sideüksuse juhtimisseadmesse viieks aastaks, pärast mida need kustutatakse:

• nominentide ja nominentide nimed, välise nõuandekogu liikmed, nominentide ja nominentide tööandjad;
• kandidaatide ja nimetajate ning välise nõuandekogu liikmete e-posti aadressid ja telefoninumbrid;
• nominentide ametinimetused ja nende roll nomineeritud projektides;
• välise žürii liikmete ametinimetused; ja
• kandidaatide ja välise nõuandekogu liikmete ametialased saavutused.

Avalikul hääletusel säilitame valijate eesnime, perekonnanime ja e-posti aadressi maksimaalselt kaks kuud pärast auhinnatseremooniat, ainult selleks, et tagada, et samalt isikult ei saa mitu häält.

Ameti tegevuse seisukohast olulised andmed arhiveeritakse ajaloolistel eesmärkidel.

Välistöövõtjate esitatud auhinnatseremooniate pilte ning video- ja helisalvestisi säilitatakse ühisel kõvakettal viis aastat, pärast mida need kustutatakse. Ameti tegevuse seisukohast olulised andmed arhiveeritakse seejärel ajaloolistel eesmärkidel.

Võitjate ja nende auhindade nimed arhiveeritakse ajaloolistel eesmärkidel määramata ajaks.

7. Kuidas me teie andmeid kaitseme?

Isikuandmeid kaitstakse turvameetmetega, mille info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektor on kehtestanud ombudsmani büroos, et säilitada institutsiooni elektroonilise vara terviklikkus ja konfidentsiaalsus.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Andmesubjekt võib kasutada oma õigusi, näiteks taotleda juurdepääsu isikuandmetele, nende ratifitseerimist või kustutamist, saates e-kirja aadressile
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Taotlust käsitletakse põhjendamatu viivituseta ja igal juhul ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Andmesubjekt võib igal ajal saata andmekaitsega seotud küsimusi:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Teabevahetuse üksus
Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Võite võtta ühendust ka Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu või

Esitage kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 26. oktoober 2022