Godmorgen allesammen og tak for invitationen til at tale til jer i dag.  Det arbejde, dine agenturer udfører, er afgørende for alle EU-borgeres trivsel, og denne workshop er et tegn på den strategiske betydning, du tillægger det at kunne kommunikere med disse borgere, og at disse borgere igen kan kommunikere med dig.

God kommunikation skaber bedre resultater, men også tillid. Pandemien viste os den afgørende betydning af kommunikation og tillid, og de af jer, hvis agenturer arbejdede i forreste linje i EU's reaktion, vil være meget bevidste om dette. Borgerne så på dig for at få hurtige og pålidelige oplysninger, for at vurdere deres risikoniveauer, for at sikre, at vaccinerne var sikre at udrulle, og for at sikre, at den finansiering, der blev ydet til støtte for dem, der havde mistet job eller var midlertidigt hjemsendt, blev administreret hurtigt og effektivt.

Pandemien har været en masterclass for os alle i værdien af gode offentlige tjenester inden for god forvaltning, og god kommunikation er kernen i alt dette.

I betragtning af de vigtige opgaver, som EU-agenturerne udfører, har offentligheden berettigede forventninger til dit arbejde. Det er derfor opmuntrende at notere sig dit netværks strategiske mål om at placere "EU-agenturer og fællesforetagender som en rollemodel for administrativ ekspertise"ved at dele tjenester og bedste praksis og ved at samle opgaver og kapaciteter. Workshops som denne er et eksempel på dette.

De europæiske borgere har også ret til at forvente, at agenturerne vil spille deres rolle med hensyn til at virkeliggøre to politiske rettigheder, som er afgørende for unionsborgerskabet: retten til viden og retten til at deltage. En grundlæggende betingelse for, at EU-borgerne kan udøve disse rettigheder, er, at de kan modtage oplysninger og bidrage på et sprog, som de har det godt med og taler flydende.

Mange mennesker i EU taler kun ét officielt sprog, selv om det og eventuelle begrænsninger i brugen af officielle sprog, når EU-administrationen kommunikerer til offentligheden, derfor mindsker offentlighedens evne til at interagere med det.

EU-agenturerne bliver derfor afhængige af andre aktører på europæisk eller nationalt plan for at nå ud til og modtage oplysninger fra offentligheden. Dette mindsker i væsentlig grad EU-agenturernes synlighed, og den direkte kontakt med offentligheden som et middel til at opbygge tillid og sikre legitimitet bringes i fare.

Nogle af jer føler jer måske "langt væk" fra borgerne – ikke fysisk, men også med hensyn til de materielle spørgsmål, I har at gøre med. Hvem lytter til dig uden for dit agentur og en bredere EU-administrationsboble, og hvad er det kritiske publikum, du forsøger at kommunikere med?

Taler du bevidst kun til et specialiseret publikum (eksperter, myndigheder i medlemsstaterne, virksomheder osv.), eller forsøger du at formidle oplysninger, der er (eller bør være) af interesse for offentligheden? Under hele denne pandemi har falske nyheder spillet en dødelig rolle med hensyn til udbredelsen af vacciner og andre foranstaltninger, der har til formål at afbøde pandemiens virkninger.  Og som følge heraf og for at imødegå de falske oplysninger blev mange borgere et meget mere opmærksomt publikum på niveauer af videnskabelig og teknisk information, som de tidligere kunne have anset for irrelevante for dem. Mange "almindelige borgere ønskede f.eks. at kende videnskaben bag de nye RNA-vacciner eller de komparative risici mellem virusvarianterne, oplysninger, som forvaltningerne måske selv tidligere havde overvejet, lå inden for "ekspertområdet" og ikke inden for den brede offentligheds område.

For at imødegå falske nyheder – noget, der bogstaveligt talt nu er et spørgsmål om liv eller død – skal de relevante agenturer koncentrere sig om at levere langt mere videnskabelige og tekniske oplysninger til det bredest mulige publikum, og det betyder, at de skal sikre, at deres sprogpolitik er egnet til dette formål.

Der findes visse specifikke sprogrettigheder (f.eks. har alle EU-borgere ret til at modtage et svar fra EU-administrationen på et hvilket som helst af de 24 officielle sprog). Ud over disse specifikke rettigheder har EU-institutionerne imidlertid et vist skøn med hensyn til, hvilke sprog de anvender i specifikke situationer. Hvordan de udøver dette skøn, er et spørgsmål om god forvaltningsskik. Som ombudsmand har jeg tidligere modtaget mange klager over, hvordan EU-administrationen udøver denne skønsbeføjelse.

Mange klager vedrører to spørgsmål: de sprog, som EU-administrationen vælger at anvende i forbindelse med offentlige høringer og på deres websteder. Enkeltpersoner henvender sig til mit kontor, når de føler, at de ikke kan deltage i en offentlig høring (f.eks. fordi høringsdokumenterne kun offentliggøres på engelsk), eller hvis de ikke kan finde de oplysninger, de søger, på EU's websteder på et sprog, de forstår.

Gennem mit klagebaserede undersøgelsesarbejde har jeg konstateret, at der mangler konsekvens og gennemsigtighed i brugen af sprog på tværs af EU-institutionerne. Sprogrestriktioner og deres regler, hvor de findes, varierer fra den ene EU-institution til den anden. Det drejer sig navnlig om:

Ikke alle EU-institutioner og -organer har en sprogpolitik.

Det varierer, i hvilket omfang EU-institutionernes websteder eller dele af disse websteder er tilgængelige på flere eller alle officielle sprog.

Og der er forskellige sprogpolitikker med hensyn til offentlige høringer.

Jeg er klar over, at brugen af 24 officielle EU-sprog giver udfordringer (f.eks. oversættelsesomkostninger, langsommere beslutningstagning og uoverensstemmelser mellem sprogversioner). Det er udfordringer, der vedrører alle EU-institutioner og -organer, men som er særligt vigtige for mindre institutioner og organer med begrænsede ressourcer - f.eks. EU-agenturer eller mit eget kontor. Udfordringen består i at finde den rette balance mellem flersprogethed på den ene side og administrativ effektivitet og budgetmæssige begrænsninger på den anden side.

For bedre at forstå denne balance iværksatte jeg en offentlig høring om flersprogethed i 2018. Jeg har modtaget ca. 300 svar.

Svarene viste bred støtte til flersprogethed. Det blev dog også anerkendt, at sprogrestriktioner kan være acceptable, hvis de er objektivt begrundede, forholdsmæssige og gennemsigtige. Der blev igen lagt særlig vægt på flersprogede EU-websteder og offentlige høringer.

På grundlag af resultaterne af den offentlige høring udarbejdede mit kontor udkast til praktiske anbefalinger, som jeg delte med alle EU's institutioner og organer med henblik på kommentarer. 64 organer kommenterede, hvoraf 30 var medlemmer af dit netværk.

Det var meget opmuntrende at se den positive feedback, jeg modtog fra EU-agenturerne. De fleste af jer mente, at anbefalingerne var nyttige. Jeg noterede mig også de bekymringer, som nogle af Dem gav udtryk for i betragtning af Deres små størrelser, begrænsede ressourcer og den ofte tekniske karakter af Deres opgaver. De svar, jeg modtog, viste betydelige forskelle mellem EU-agenturerne. F.eks.: nogle EU-agenturer har allerede en sprogpolitik, andre har ikke; nogle EU-agenturer oversætter dele af deres websteder, mens andre ikke gør det og der er også meget forskellige tilgange til oversættelse af offentlige høringer og accept af svar på andre sprog end engelsk.

Vi har nøje overvejet Deres og de andre institutioners input, og vi kom frem til, hvad jeg anser for at være en god balance i vores praktiske anbefalinger:

• Oplysninger af interesse for offentligheden bør oversættes så meget som muligt. Dette indebærer, som jeg sagde tidligere, overvejelser om, hvad der er (og bør være) af interesse for offentligheden. Websteder og offentlige høringer er af særlig betydning i denne sammenhæng.
• Gøre maksimal brug af alle tilgængelige oversættelsesværktøjer og -teknologier.
• Hvis du mener, at sprogrestriktioner er nødvendige, skal du sikre, at de er objektive, forholdsmæssige og gennemsigtige.
• Med henblik herpå fastlægge en klar sprogpolitik, der fastsætter, hvilke sprog der anvendes i hvilken type situation (f.eks. i forbindelse med offentlige høringer, administrative procedurer, presserelationer eller brug af sociale medier). Dette gør det muligt for offentligheden at forstå, hvorfor ikke alt oversættes, imødegå mistanker om, at information er skjult, og forsikre dem om, at deres synspunkter er vigtige.

Netværket af EU-agenturer er en fremragende platform til at drøfte disse spørgsmål og lære af hinandens erfaringer. En idé, som flere EU-agenturer fremsatte i deres bemærkninger til mine udkast til anbefalinger, var at udvikle en skabelon for en sprogpolitik i netværket, som EU-agenturerne kunne tilpasse efter deres individuelle behov. Det kan faktisk være meget nyttigt.

Jeg håber, at mine forslag vil hjælpe dig med at opfylde de højeste standarder for administration samt offentlighedens legitime forventninger, da dine agenturer fortsat udfører deres vitale funktioner.