Strasbourg, 05-05-2004

Javier SOLANA Generalsekretær

Rådet for Den Europæiske Union
1048 Bruxelles
BELGIEN

Hr. generalsekretær,

Jeg skriver for at søge Deres samarbejde med henblik på at forbedre den service, som Den Europæiske Union yder borgerne i forbindelse med aktindsigt.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter korte frister for Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens svar på begæringer om aktindsigt. For både oprindelige og genfremsatte begæringer er den normale frist 15 arbejdsdage. En forlængelse på yderligere 15 arbejdsdage er mulig i begge faser, forudsat at ansøgeren underrettes på forhånd, og at der gives en detaljeret begrundelse.

Fællesskabslovgiveren synes således at have fundet det vigtigt at sikre ikke blot, at borgerne har størst mulig adgang til dokumenter, men at de er i stand til at gøre det så hurtigt som muligt.

Ansøgningsproceduren i to faser giver institutionen mulighed for grundigt at gennemgå de pågældende dokumenter og tage stilling til de retlige og faktuelle spørgsmål, der er tale om. Borgerne kan derfor have svært ved at forstå, hvorfor institutionen skulle have brug for yderligere tre hele kalendermåneder til at afgive udtalelse om en klage indgivet til Ombudsmanden over afslag på en genfremsat begæring.

Jeg vil derfor foreslå, at den normale frist på tre hele kalendermåneder for institutionen til at afgive udtalelse om en klage afkortes til to måneder i tilfælde af en klage over afslag på en genfremsat begæring om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001.

Hvis der i en bestemt sag var en god grund til, at den kortere frist ikke kunne overholdes, ville Ombudsmanden naturligvis være parat til at acceptere en anmodning om forlængelse.

Jeg håber, at De vil reagere positivt på dette forslag.

Din oprigtige,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

cc : Piris