Dokumenter, der indeholder "udtalelser" kan skelnes fra andre dokumenter på grundlag af følgende faktorer. En forfatter af en "udtalelse" giver sit synspunkt og har skønsbeføjelse med hensyn til omfanget og arten af indholdet af denne udtalelse. Der er i det mindste mulighed for, at de ansvarlige for de synspunkter, der fremsættes i en "udtalelse", ikke altid vil udtrykke sig frit og ærligt, hvis de ved, at deres synspunkter kan offentliggøres. Det er vigtigt for effektiviteten af en institutions beslutningskapacitet, at ophavsmænd ikke engagerer sig i en sådan selvcensur. Risikoen for, at der opstår selvcensur, er akut, hvis de holdninger, som forfatterne skal give udtryk for, er særligt følsomme, f.eks. hvis de er (selv)kritiske, spekulative eller kontroversielle.