A háttér

1. Az „Európa a polgárokért” program kétféle támogatásból (projekttámogatások és működési támogatások) [1] támogatott különböző fellépéseket javasol. Az 1. fellépés („Aktív polgárok Európáért”) célja, hogy Európa-szerte összehozza a helyi közösségekből származó embereket, hogy megosszák egymással tapasztalataikat, véleményüket és értékeiket, tanuljanak a történelemből, és építsenek a jövőre. Ösztönzi a különböző országokból származó európai polgárok közötti találkozókat, eszmecseréket és vitákat különböző eszközökkel, többek között az 1.1. intézkedés (Twinning polgári találkozók) keretében, amely ebben az esetben releváns [2].

2. Az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (EACEA) felelős az Európa a polgárokért program [3] valamennyi intézkedésének végrehajtásáért. A panaszos egy ír szervezet, amely 25 éve testvérkapcsolati partnerséget folytat egy francia partnerrel. Az ikerintézményi partnerségek a 2007–2013-as időszakra vonatkozó programútmutató hatálya alá tartoztak, és irányításuk jelenleg a 2014–2020-as időszakra vonatkozó programútmutatóval összhangban történik.

3. Mindkét programútmutató szeptember 1-jét jelölte meg a testvérvárosi programokra vonatkozó pályázatok benyújtásának határidejeként a határidőt követő év január 1-jétől szeptember 30-ig.

4. 2014. június 28-án a panaszos felvette a kapcsolatot az EACEA-val, és kifejezte azon szándékát, hogy 2015 áprilisában testvérvárosi projektet szervez. A panaszos annak megerősítését kérte, hogy a szeptember 1-jei határidő alkalmazandó.

5. 2014. június 30-i válaszában az EACEA arról tájékoztatta a panaszost, hogy a 2014-ben benyújtott kérelmek esetében az Európa a polgárokért program késedelmes jóváhagyása miatt módosítani kell a határidőket.

6. Ugyanezen a napon kelt válaszában a panaszos azt kérte, hogy tájékoztassák a felülvizsgált határidő közzétételéről, valamint arról, hogy 2015 áprilisában benyújthat-e azonnali kérelmet a javasolt ikerintézményi projektre.

7. Ugyanezen a napon az EACEA tájékoztatta a panaszost, hogy a pályázati útmutatót 2014. május 6-án közzétette honlapján [4]. Az EACEA tájékoztatta a panaszost, hogy kérelmét 2014. június 4-ig kellett volna benyújtania.

8. Ugyanezen a napon kelt válaszában a panaszos azzal érvelt, hogy nem igazságos, ha a pályázati útmutató közzététele és a határidő között kevesebb mint egy hónap telik el.

9. 2014. július 1-jei válaszában az EACEA megismételte azokat a korlátokat, amelyek miatt 2014-re vonatkozóan kiigazításokat hajtott végre.

10. 2014. augusztus 20-án a panaszos panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz. Panaszában a panaszos azzal érvelt, hogy az EACEA azáltal, hogy 2014. május 6-án kivételesen rövid, 2014. június 4-i határidőt fogadott el erre az évre, nem biztosított elegendő időt az ikerintézményi megállapodások teljesítésére. A panaszos hangsúlyozta, hogy 2007 és 2020 között minden második évben szeptember 1-je volt vagy lesz a vonatkozó határidő.

A vizsgálat

11. Az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és a következő állítást és állítást azonosította:

1) Az EACEA méltánytalanul lerövidítette a testvérvárosi projektek finanszírozására irányuló pályázatok benyújtásának határidejét.

Alátámasztó érvek:

A panaszos azzal érvelt, hogy a korábbi évek határideje alapján szokásos 2014. szeptember 1-jei jelentkezési határidőre törekszik. Az EACEA azonban azáltal, hogy 2014. május 6-án kivételesen rövid, 2014. június 4-i határidőt hirdetett ki erre az évre, nem biztosított elegendő időt az ikerintézményi megállapodások teljesítésére. A panaszos azt állította, hogy 2007 és 2020 között minden második évben szeptember 1-je volt vagy lesz a vonatkozó határidő.

2) Az EACEA-nak el kell fogadnia a panaszos kérelmét, és érdemben meg kell vizsgálnia azt.

Az az állítás, hogy az EACEA méltánytalanul lerövidítette a testvérvárosi projektek finanszírozására irányuló kérelmek benyújtásának határidejét és a kapcsolódó kérelmet

Az ombudsman vizsgálatának első lépése: egyszerűsített eljárás

12. A célszerűség érdekében, valamint annak feltárása érdekében, hogy milyen eredmény érhető el, amely hasznos lehet a panaszos és más érintett polgárok számára, az ombudsman szolgálatai 2014. szeptember 12-én kapcsolatba léptek az EACEA-val a panasszal kapcsolatban. Az EACEA 2014. október 6-án küldte meg válaszát. A panaszos 2014. október 23-án küldte meg a válaszra vonatkozó észrevételeit.

Az ombudsman vizsgálatának második lépése: megoldási javaslat

13. Az ombudsman elemezte az ügyet, és figyelembe vette a felek által előterjesztett érveket és véleményeket [5].

14. A megoldásra irányuló javaslathoz vezető elemzésében az ombudsman figyelembe vette azt a tényt, hogy a következő év áprilisában végrehajtandó intézkedések határidejét következetesen szeptember 1-jében határozták meg. Tekintettel a helyes hivatali magatartás elveire, az ombudsman megvizsgálta, hogy indokolt volt-e az EACEA szeptember 1-jei határidővel kapcsolatos gyakorlatától való eltérés, tekintettel a) a jogos indokokra és b) arra, hogy a határidő módosítása kellően átlátható módon történt-e.

15. Az ombudsman arra az előzetes megállapításra jutott, hogy az EACEA (a) nem indokolta jogosan és (b) nem biztosított kellő átláthatóságot azon döntését illetően, hogy a testvérvárosi projektekre vonatkozó pályázatok benyújtási határidejét 2015. első kilenc hónapjára előrehozza 2014. június 4-re. Tekintettel arra, hogy az EACEA magatartása hivatali visszásságnak minősülhetett, az ombudsman úgy vélte, hogy a hivatali visszásságok kiküszöbölésére és a panaszos megelégedésére megfelelő megoldás lenne, ha a határidő lejárta ellenére felkérnék az EACEA-t, hogy érdemben vizsgálja meg a panaszosnak a 2015 áprilisában lezajlott testvérvárosi projekttel kapcsolatos finanszírozási kérelmét.

16. Ezen elemzés fényében az ombudsman 2014. november 26-án a következő megoldási javaslatot tette:

„A fenti megállapításokat figyelembe véve az ombudsman azt javasolja, hogy az EACEA tekintse támogathatónak a panaszosnak a 2015 áprilisában lezajlott testvérvárosi projektre vonatkozó támogatási kérelmét, és érdemben vizsgálja meg azt.”

17. Az EACEA 2015. január 29-én küldte meg válaszát az ombudsman javaslatára. A panaszos 2015. január 31-én küldte meg észrevételeit.

18. Az ombudsman javaslatára adott válaszában az EACEA elnézést kért a kérelmezőknek okozott esetleges kellemetlenségekért. Az EACEA azonosította az Európa a polgárokért program (2007–2013) és a 2014–2020 közötti program közötti különbségeket, és megjegyezte, hogy bár a jelenlegi program az előző program tapasztalatain alapul, eltérő jogalappal rendelkezik, és a végrehajtandó intézkedések, a betartandó határidők és a teljesítendő kritériumok tekintetében bizonyos számú módosítást igényel.

19. Mindezek alapján az EACEA azzal érvelt az ombudsman által az elemzésében megállapított határidők nyilvánosságra hozatalának hiányával kapcsolatban, hogy 2014. március 26. és 2014. április 15. között a lehetséges időbeli kiigazításokra vonatkozó információkat a honlapján a „hírek rovatban” tették közzé, figyelmeztetve a kérelmezőket az eredetileg 2014. március 1-jére tervezett határidő 2014. június 4-re történő elhalasztására. Az EACEA továbbá azt állította, hogy a határidők kiigazítására vonatkozó információkat a programútmutató legelső oldalán tették közzé, amely az elsődleges dokumentum, amelyet a pályázati eljárás során valamennyi pályázónak meg kell tekintenie és figyelembe kell vennie.

20. Ezenkívül az EACEA rámutatott arra, hogy a panaszos soha nem nyújtott be kérelmet a projekt 2015 áprilisában történő végrehajtására. Ehelyett 2015 szeptemberében megvalósítandó projektre irányuló kérelmet nyújtott be. Időközben az EACEA érdemben értékelte a panaszos kérelmét, és a rendes eljárásoknak megfelelően odaítélte neki azt a finanszírozást, amelyre pályázott. E nyilatkozatok fényében az EACEA azt állította, hogy az ombudsman javaslatával összhangban érdemben és az uniós támogatások elosztására alkalmazandó szokásos eljárásoknak megfelelően értékelte a panaszos kérelmét.

21. Észrevételeiben a panaszos megköszönte az ombudsmannak a panasz kezelését, és elismerését fejezte ki az EACEA munkájáért. A panaszos ugyanakkor csalódottságának adott hangot amiatt, hogy az EACEA elutasította az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatát. Ennek megfelelően az ikerintézményi tevékenységek nem haladhattak az eredetileg 2015 húsvétjára tervezett módon.

Az ombudsman harmadik lépése a vizsgálat során: közvetítés

22. 2015. június 23-án az ombudsman hivatalának igazgatója találkozott az EACEA ügyvezető igazgatójával, hogy megvitassák az EACEA-nak az ombudsman javaslatára adott válaszát és a panaszos ezzel kapcsolatos észrevételeit. Az ombudsman igazgatója megjegyezte, hogy bár válaszában az EACEA kifejtette azokat a korlátokat, amelyekkel a program késedelmes elfogadása miatt szembesült, ezek az érvek nem magyarázták meg kellőképpen, hogy miért hozták előre a határidőt 2014. június 4-re. Felhívja továbbá az EACEA figyelmét arra, hogy az EACEA válaszából nem derül ki, hogy az információknak a honlapján való hivatalos közzététele előtt figyelmeztette volna az Európa a polgárokért program érdekelt feleit, hogy 2014-ben más határidő lesz érvényben.

23. 2015. július 2-án az EACEA levelet küldött a panaszosnak, amelyben megjegyezte, hogy az ombudsman szolgálataival folytatott további megbeszéléseket követően megértette, hogy félreértés történhetett a korábban szolgáltatott információkkal kapcsolatban, és további magyarázatokkal szolgált a 2014. évi benyújtási határidők és támogathatósági időszakok változásairól.

24. Az EACEA konkrétan tisztázta, hogy a testvérvárosi programok első fordulójának eredetileg 2014. március 1-jére tervezett határidejét 2014. június 4-re halasztották. A második forduló 2014. szeptember 1-jére tervezett határidejét fenntartották. Az EACEA kijelentette, hogy a határidők módosítása közvetlen hatással volt a támogathatósági időszakokra. Az 1. forduló támogathatósági időszakát (eredetileg 2014. július 1-jétől 2015. március 31-ig) 2015. szeptember 30-ig meghosszabbították. A 2. forduló támogathatósági időszakát (eredetileg 2015. január 1-jétől 2015. szeptember 30-ig) következésképpen úgy módosították, hogy az a 2015. szeptember 1-jétől 2015. december 31-ig tartó időszakra vonatkozzon. Az EACEA rámutatott, hogy 2014. március 26-án bejelentette a határidők módosítását [6]. Elismerte azonban, hogy ebben a szakaszban nem állt rendelkezésre információ a támogathatósági időszakok változásairól; ezt az információt 2014. május 6-án tették közzé. Az EACEA sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a pályázati felhívások időzítésének és a támogathatósági időszakoknak a program résztvevői javára történő kiigazítására irányuló erőfeszítései ellenére félreértés történt a panaszos projektjét illetően. Hozzáteszi, hogy reméli, hogy ezek a további pontosítások hasznosak lesznek.

25. Az EACEA levelével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy az ikerintézményi projekt 2015. szeptemberi megvalósítására vonatkozó támogatási határozat érvényességét meghosszabbították, és a projektre most 2016 húsvétján kerül sor. A panaszos kiemelte, hogy ezek a megállapodások mind számára, mind projektpartnere számára kielégítőek, és elismerését fejezte ki az ombudsmannak, amiért kielégítő következtetésre jutott.

Az ombudsman értékelése

26. Az ombudsman megjegyzi, hogy 2015. július 2-i levelében az EACEA kiemelte a kérelem benyújtási határidejének változása és az Európa a polgárokért program 1.1. intézkedése keretében megvalósuló projekt végrehajtására vonatkozó támogathatósági időszak változása közötti különbséget. Az ombudsman úgy véli, hogy ez a kiegészítő információ tisztázza a kérdést.

27. Ezenkívül a panaszos elégedettségét fejezte ki mind a további pontosításokkal, mind pedig azzal kapcsolatban, hogy az EACEA beleegyezett abba, hogy ikerintézményi projektjére 2016 húsvétján kerül sor.

28. E megfontolások fényében az ombudsman azzal a megállapítással zárja le az ügyet, hogy az EACEA megtette a megfelelő intézkedéseket annak érdekében, hogy az ügyet a panaszos megelégedésére rendezze.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az EACEA megfelelő lépéseket tett annak érdekében, hogy az ügyet a panaszos megelégedésére rendezze.

A panaszost és az EACEA-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 2015. 10. 29.

[1] A 2014–2020-as időszakra vonatkozó „Európa a polgárokért” program létrehozásáról szóló, 2014. április 14-i 390/2014/EU tanácsi rendelet (HL 2014. L 115., 3. o.).

[2] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens_hu

[3] Az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség létrehozásáról és a 2009/336/EK határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2013. december 18-i 2013/776/EU bizottsági végrehajtási határozat (HL 2013. L 343., 46. o.).

[4] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news/news-programme-guide_hu

[5] A panasz hátterével, a felek érveivel és az ombudsman elemzésével kapcsolatos további információkért kérjük, olvassa el az ombudsman megoldási javaslatának teljes szövegét, amely a következő címen érhető el: hiperhivatkozás.

[6] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news_hu