Antecedentes de la denuncia

1. El demandante, Advocates Abroad, es una organización no gubernamental (ONG) estadounidense y griega. Ayuda a los refugiados y solicitantes de asilo de todo el mundo, entre otras cosas, a preparar sus entrevistas de asilo y redactar sus apelaciones.

2. El 25 de abril de 2018, el demandante envió tres cartas al jefe de operaciones de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (EASO). En la primera carta, criticaba el comportamiento de varios entrevistadores e intérpretes de la EASO en entrevistas con solicitantes de asilo en Grecia desde 2016. Afirmó que los entrevistadores habían sido abusivos y/o estaban mal preparados. También se opuso a la falta de un mecanismo de denuncia para los solicitantes de asilo que desearan quejarse del comportamiento de los entrevistadores o intérpretes. El autor también criticó el hecho de que los solicitantes de asilo no siempre reciben transcripciones de sus entrevistas.

3. Las cartas segunda y tercera se referían a una entrevista de dos días a la que asistió un abogado que trabaja para la demandante, en su calidad de representante de un solicitante de asilo, «Sr. X»^[1]. La segunda carta criticaba una serie de irregularidades cometidas por el intérprete árabe durante la entrevista. La tercera carta se refería a la conducta del experto de la EASO que llevó a cabo la entrevista con el Sr. X y que, según el abogado, «realizó la entrevista de manera hostil y contradictoria, parecía confundido sobre los hechos e ignorante sobre cuestiones relacionadas con la orientación sexual y la identidad de género, y en ocasiones impaciente, agresivo e insensible con [el Sr. X]». En opinión del abogado, la entrevista se llevó a cabo «fuera de los límites de las normas de profesionalidad de la EASO».

4. Dado que el reclamante no recibió respuesta de la EASO, recurrió al Defensor del Pueblo Europeo.

La investigación

5. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la falta de respuesta de la EASO a la correspondencia del reclamante. Informó a la EASO de que, una vez recibida su respuesta, consideraría si sería necesario seguir investigando el aspecto sustantivo de la denuncia, relativo a la supuesta mala conducta de los entrevistadores e intérpretes desplegados por la EASO.

6. En el curso de la investigación, la EASO respondió al denunciante y lamentó el retraso. Posteriormente, el Defensor del Pueblo recibió las observaciones del reclamante sobre la respuesta de la EASO.

7. Tras examinar detenidamente la respuesta de la EASO y las observaciones del reclamante, el Defensor del Pueblo decidió seguir investigando ^[2] el fondo de la reclamación.

8. Recibió una respuesta adicional de la EASO y las observaciones del reclamante al respecto.

Presunta falta en el caso del Sr. X

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

9. La EASO declaró que había examinado detenidamente el caso del Sr. X en el contexto de un «informe de evaluación de calidad»^[3], que es un documento de evaluación interna. La EASO consideró que el informe de comentarios de calidad mostraba que el entrevistador seguía una línea de interrogatorio inadecuada para el caso y mostraba un malentendido de la situación del reclamante. Por consiguiente, el funcionario encargado del asunto había «incurrido en un grave error de juicio al tramitar [ese] asunto», lo que no debería haber sido aprobado por su director. La EASO también reconoció que había problemas con el trabajo del intérprete.

10. Sin embargo, la EASO aclaró que su función es prestar apoyo únicamente a las autoridades nacionales, por lo que no está en condiciones de influir en la decisión final del Servicio de Asilo griego (GAS) sobre las solicitudes de asilo. La EASO alegó que el sistema de informes de retroalimentación de calidad se creó para garantizar que la EASO no sobrepasara su mandato. Estos informes tienen por objeto mejorar la calidad general del trabajo de la EASO y no intervenir en casos individuales «abiertos». La EASO informó a la Defensora del Pueblo de que ha estado compartiendo sus informes de evaluación de la calidad con las autoridades griegas desde principios de 2019.

11. En respuesta a la pregunta del Defensor del Pueblo sobre qué medidas podrían adoptarse en un caso como este, en el que se han detectado errores graves pero el solicitante de asilo ha sido deportado tras la denegación de su solicitud, la EASO declaró que no tiene mandato para solicitar o facilitar el retorno de los solicitantes de asilo en tal situación.

12. El denunciante consideró que la EASO debería haber informado proactivamente a las autoridades griegas de los errores que había cometido en el caso del Sr. X. Alegó que el Sr. X había sido deportado a su país de origen como consecuencia de estos errores, y que ahora se presumía que había muerto.^[4] Además, el denunciante alegó que el hecho de que la EASO no informara a las autoridades griegas sobre los errores cometidos no puede justificarse por el hecho de que los informes de comentarios de calidad solo están destinados a mejorar en el futuro. El denunciante alegó que la EASO debía informar inmediatamente a las autoridades griegas de cualquier error grave de procedimiento o de fondo que detectara. El mero hecho de que un asunto esté «cerrado» desde el punto de vista de la EASO no significa que el asunto esté cerrado para el solicitante de asilo o las autoridades nacionales.

Evaluación del Defensor del Pueblo

13. Como se indica en la solicitud de respuesta del Defensor del Pueblo en este caso, los errores detectados por la EASO pueden haber contribuido al hecho de que el Sr. X fuera deportado. El Defensor del Pueblo también expresó su preocupación en dicha solicitud por el hecho de que la EASO enviara su respuesta (retrasada) al demandante y al Defensor del Pueblo el mismo día en que el Sr. X fue deportado. Según el demandante, ahora se teme que el Sr. X haya muerto. Si bien es difícil ver qué se podría hacer en esta etapa para corregir los errores que se cometieron en su caso, es de la mayor importancia determinar qué lecciones se podrían aprender para el futuro.

14. Es cierto que la responsabilidad jurídica última de las decisiones sobre las solicitudes de asilo individuales recae en las autoridades griegas [5]. ^{Sin embargo,} la EASO lleva a cabo entrevistas con los solicitantes de asilo y elabora los dictámenes correspondientes. Aunque estos dictámenes no son vinculantes para las autoridades nacionales, pueden ayudar a fundamentar su decisión final. Como tal, la EASO debe velar por que su trabajo sea de la mayor calidad posible, que se identifiquen los errores cometidos por sus expertos y que, en la medida de lo posible, se adopten medidas correctoras. 

15. La Defensora del Pueblo valora positivamente que el sistema de informes de retroalimentación de calidad se haya establecido para garantizar que la EASO no rebase su mandato, para mejorar la calidad general del trabajo de la EASO y para no intervenir en casos individuales «abiertos». Sin embargo, si a través de ese sistema se detecta un error grave, el Defensor del Pueblo considera que la EASO debe hacer todo lo posible para subsanarlo.

16. El Defensor del Pueblo reconoce que la EASO no está facultada para pedir a las autoridades nacionales que adopten medidas específicas si detecta errores graves después de haberles transferido un expediente. No obstante, el Defensor del Pueblo considera que la EASO podría tratar de informar a las autoridades nacionales, de forma inmediata y sistemática, cuando se detecten errores significativos. A continuación, las autoridades nacionales pueden decidir si es necesario adoptar medidas correctoras, en particular si aún no se ha adoptado una decisión definitiva o si el solicitante de asilo aún no ha sido deportado.

17. En el curso normal, cabría esperar que tales errores fueran identificados por las autoridades nacionales, una vez que hayan visto la transcripción de la entrevista.^[6] Sin embargo, dada la gravedad del asunto y las consecuencias humanas de los errores en este ámbito, el Defensor del Pueblo considera que sería razonable que la EASO considerara esta medida como una salvaguardia adicional.

18. Por consiguiente, la Defensora del Pueblo considera que el hecho de que la EASO no abordara de manera adecuada y oportuna los graves errores cometidos en el caso del Sr. X constituía una mala administración.

19. La EASO ha declarado que ahora está compartiendo sus informes de retroalimentación de calidad con el GAS. La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción esta medida y anima a la EASO a compartir los informes de manera oportuna para que, en caso necesario, las autoridades nacionales puedan adoptar medidas correctoras. Sin embargo, dado que los informes de retroalimentación de calidad se anonimizan, compartirlos con las autoridades nacionales es potencialmente insuficiente. Si un informe de evaluación de la calidad revela que se ha producido un error grave durante una entrevista, la EASO debe considerar la posibilidad de informar a las autoridades nacionales no solo del error, sino también de la identidad del solicitante de asilo de que se trate.

20. Dado que, lamentablemente, la mala administración detectada por el Defensor del Pueblo en el caso del Sr. X no puede subsanarse en esta fase, el Defensor del Pueblo no formulará una recomendación, sino que formulará la correspondiente sugerencia de mejora a continuación.

Presunta mala conducta durante las entrevistas

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

21. La EASO describió las medidas que ha puesto en marcha para prevenir, reducir y responder a los errores cometidos durante las entrevistas. Afirmó que debía reforzar estas medidas [7]. Al mismo tiempo, la EASO reiteró que solo desempeña un papel de apoyo, ya que las autoridades nacionales adoptan las decisiones definitivas sobre todas las solicitudes.

22. La EASO alegó que las críticas del denunciante al comportamiento de varios entrevistadores e intérpretes de la EASO entre 2016 y 2018 se hicieron «de forma aislada, independientemente del contexto completo de la entrevista o del caso»^[8] y no revelan un problema sistémico. El denunciante no había indicado si, ni en qué medida, las cuestiones destacadas habían dado lugar a una decisión incorrecta del GAS. En cualquier caso, durante la etapa de apelación, todos los solicitantes pueden plantear cualquier problema encontrado durante la entrevista, que consideren que ha afectado negativamente a su solicitud.

23. Por lo que se refiere a la supervisión de los intérpretes, la EASO aclaró que los funcionarios encargados de los casos son los principales responsables de la entrevista. Tienen la autoridad para dar instrucciones directas a los intérpretes durante el proceso. En caso de dificultades persistentes, el funcionario encargado del caso puede solicitar la asistencia de sus administradores.^[9] Si de la transcripción de la entrevista se desprende que el funcionario encargado del caso no tomó las medidas necesarias para subsanar las deficiencias del intérprete, esto se incluye en el informe de evaluación de la calidad.

24. La EASO señaló que existen propuestas para establecer un mecanismo de denuncia en el proyecto de Reglamento por el que se crea una Agencia de Asilo de la Unión Europea (AAUE)^[10], que aún se encuentra en proceso legislativo. En este contexto, la EASO está debatiendo actualmente cómo establecer un mecanismo de denuncia para cubrir sus actividades. Mientras tanto, las quejas recibidas a través de diferentes canales siguen siendo registradas y tratadas en consecuencia.

25. El denunciante expresó su preocupación por el hecho de que, a pesar de las medidas adoptadas por la EASO, persistan las violaciones de los derechos fundamentales y las personas responsables no rindan cuentas.

26. El denunciante también expresó su preocupación por la forma en que la EASO supervisa a los intérpretes. Afirmó que, según su experiencia, en la práctica no se lleva a cabo ninguna supervisión y que a menudo son los intérpretes los que proporcionan asesoramiento u orientación a los funcionarios encargados del caso. Además, el autor alegó que es difícil, si no imposible, que el funcionario encargado del caso vele por que el intérprete cumpla las normas de conducta previstas si habla en un idioma que no comprende.

27. Además, el denunciante consideró que la EASO no había facilitado ninguna información específica sobre el futuro mecanismo de denuncia. En particular, alegó que la EASO no mencionó cuándo y cómo se pondría a disposición del público este mecanismo de reclamación, ni tampoco indicó cómo registra y aborda actualmente las reclamaciones.

Evaluación del Defensor del Pueblo

28. Esta es la segunda reclamación que el Defensor del Pueblo ha recibido en la que se alegan deficiencias en la conducta de los expertos que llevan a cabo o facilitan las entrevistas con los solicitantes de asilo y que son desplegados por la EASO en Grecia. En su decisión en el asunto 735/2017/MDC, la Defensora del Pueblo señaló que cualquier deficiencia en el proceso de entrevistas (y en las decisiones del GAS) se aborda mejor en el curso de los recursos individuales, en lugar de en el contexto de una investigación del Defensor del Pueblo ^[11].

29. Lo que una investigación del Defensor del Pueblo en este ámbito puede ayudar a identificar es dónde pueden realizarse mejoras sistémicas. A tal fin, la Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la iniciativa de la EASO de establecer un mecanismo de reclamación, y anima a la EASO a tratar este asunto como una prioridad. Ella hará una sugerencia de mejora a tal efecto, invitando a la retroalimentación dentro de los tres meses. En su respuesta a la sugerencia, el Defensor del Pueblo espera que la EASO aborde las preocupaciones del reclamante expuestas en el apartado 27.

30. La Defensora del Pueblo señala que, para que este futuro mecanismo de reclamación sea eficaz, la EASO, en consonancia con su primera sugerencia, debe tratar de informar sistemática e inmediatamente a las autoridades nacionales de cualquier error significativo que detecte a raíz de una reclamación. Además, la Defensora del Pueblo entiende por su investigación anterior ^[12] que la EASO no dispone de transcripciones de entrevistas u otros documentos relacionados, ya que todos los expedientes de las entrevistas de admisibilidad se devuelven a las autoridades nacionales. Por lo tanto, será importante, en este contexto, reflexionar sobre cómo el mecanismo de denuncias puede llevar a cabo una revisión adecuada.

31. Por último, el Defensor del Pueblo toma nota de las preocupaciones del reclamante en relación con el trabajo y la supervisión de los intérpretes. Por lo tanto, formulará una tercera sugerencia a la EASO sobre este asunto.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva el asunto con la siguiente conclusión:

El hecho de que la EASO no abordara de manera adecuada y oportuna los graves errores cometidos en el caso del Sr. X constituía una mala administración.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la EASO.

Sugerencias de mejora

Si la EASO descubre [13] que se han producido errores significativos en la fase de entrevista, debe tratar de informar a las autoridades nacionales de forma inmediata y sistemática.

La EASO debe dar seguimiento a su compromiso de establecer un mecanismo de denuncia y hacerlo con carácter prioritario.

La EASO debe explicar cómo supera los retos detectados en este caso en relación con el trabajo y la supervisión de los intérpretes.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 30.9.2019

[1] El Sr. X solicitó asilo en Grecia por temor a ser perseguido por motivos de orientación sexual en Argelia, su país de origen.

[2] Las preguntas que la Defensora del Pueblo formuló a la EASO en su carta de investigación complementaria pueden consultarse en: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/115125

[3] Cada mes, la EASO lleva a cabo «revisiones detalladas de un lote de diez casos anonimizados». Al menos dos miembros del departamento pertinente revisan y discuten cada caso. La EASO declaró que este control de calidad ex post tiene lugar después de que el dictamen se haya compartido con el Servicio de Asilo griego. Los informes de retroalimentación de calidad están dirigidos a todos los oficiales de casos. Contienen ejemplos concretos de errores y aspectos encomiables de las entrevistas y opiniones. El informe de evaluación de la calidad en cuestión se publicó el 27 de marzo de 2018.

[4] El demandante informó al Defensor del Pueblo de que la solicitud de asilo del Sr. X había sido denegada y deportada. Luego desapareció.

[5] Véase la decisión del Defensor del Pueblo Europeo en el asunto 735/2017/MDC, apartado 46.

[6] Tal como se establece en la citada decisión del Defensor del Pueblo, las autoridades griegas pueden, una vez que hayan visto una transcripción de la entrevista, determinar si existían deficiencias que exijan que se repita la entrevista; o pueden discrepar del dictamen del experto de la EASO. Además, con arreglo al Derecho griego, la demandante puede recurrir la decisión del GAS ante los comités de apelación pertinentes.

[7] La EASO enumeró una serie de medidas que estaba adoptando o tenía previsto adoptar para seguir mejorando la calidad de los procedimientos de examen.

[8] A modo de ejemplo, la EASO se refirió a cuestiones planteadas por el denunciante sobre la negativa a conceder pausas en determinados puntos de determinadas entrevistas. Alegó que, sin el contexto completo de las entrevistas (duración, si hubo interrupciones anteriores, solicitudes anteriores), no podía determinarse si la negativa a aceptar la solicitud de interrupción era problemática.

[9] El jefe de equipo y el coordinador de la EASO, que supervisan la actuación de los intérpretes.

[10] El Parlamento Europeo ha propuesto incluir en el proyecto de Reglamento una disposición que obligue a la Agencia a establecer un mecanismo de denuncia para supervisar y garantizar el respeto de los derechos fundamentales en todas sus actividades.

[11] Véase la decisión del Defensor del Pueblo Europeo en el asunto 735/2017/MDC, apartado 46.

[12] Véase la decisión del Defensor del Pueblo Europeo en el asunto 735/2017/MDC, apartado 38.

[13] Pueden detectarse errores significativos a través de una serie de medios, por ejemplo, a través de informes de evaluación de la calidad, la «metodología de garantía de la calidad» de la EASO y también su futuro mecanismo de reclamación.