Europeiska ombudsmannens ämbetsområde

Europeiska ombudsmannen har mandat att genomföra undersökningar av fall av administrativa missförhållanden i verksamheten vid Europeiska gemenskapernas institutioner och organ. Hans befogenheter och uppgifter fastställs i fördragen - särskilt artikel 195 i EG-fördraget - och i ombudsmannens stadga (1).

Vänliga lösningar

Fördragen och stadgan ger Europeiska ombudsmannen ett antal verktyg som han kan använda när han finner att det förekommer administrativa missförhållanden. Innan man övergår till dessa verktyg är det dock viktigt att påpeka att ombudsmannen enligt stadgan i möjligaste mån ska försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen eller det berörda organet för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillfredsställa den klagande.
Denna skyldighet gäller under hela förfarandet. Om en klagande till exempel endast hävdar att administrationen inte har svarat på en skrivelse är det vanligt att ombudsmannens avdelningar kontaktar administrationen informellt för att ta reda på om administrationen redan har svarat eller är på väg att svara på klagandens skrivelse. Om så är fallet och så snart ombudsmannen har fått en kopia av detta svar kommer klagomålet att betraktas som löst. Ombudsmannen försöker också främja att institutionerna eller organen i fråga söker en lösning direkt med den klagande. Detta har varit ganska framgångsrikt. Nästan 200 ärenden har under fem år avgjorts först när klagomålet har skickats till den berörda institutionen eller det berörda organet. Det kan till exempel ha varit ett svar på en begäran, ett offentliggörande av information, ett dokument som begärts eller en försenad betalning som ska uppfyllas, eller ogiltigförklaring av ett felaktigt tillkännagivet anbud eller anbud.
Om en uppgörelse inte nås ska ombudsmannen vid behov lämna förslag till en vänskaplig förlikning till administrationen. Detta är det arbetssätt som antagits i det franska ombudsmannasystemet (la mediation). Dessa förslag godtas ofta av administrationen. Eftersom institutionerna och organen har avgjort många ärenden direkt har det funnits mindre utrymme för ombudsmannen att ta initiativ till förslag till vänskapliga förlikningar. Endast i ett tiotal fall har ombudsmannen nått en uppgörelse i godo. Denna siffra, för förlikningar och vänskapliga förlikningar som inletts av ombudsmannen, visar också att EU:s institutioner och organ är beredda att samarbeta med ombudsmannen och åtgärda fall av administrativa missförhållanden.
Om en vänskaplig förlikning inte kan uppnås kommer ombudsmannen att använda de verktyg som står till hans förfogande.

Kritiska anmärkningar

Ombudsmannen har utvecklat en praxis som består i att göra en kritisk anmärkning i fall där det har förekommit administrativa missförhållanden men där det (t.ex. på grund av den tid som förflutit) inte finns något vettigt sätt att avhjälpa situationen. Tanken bakom den kritiska anmärkningen är att ange ett etablerat fall av administrativa missförhållanden och försöka undvika en upprepning i den framtida verksamheten. Svagheten i denna lösning består i att ombudsmannen hittills, på grund av sin tunga arbetsbörda, inte systematiskt har kunnat kontrollera om administrationen tar hänsyn till dessa kritiska anmärkningar i framtida ärenden. Europaparlamentet har också nyligen lyft fram detta problem. Förhoppningen är att ökningen av de resurser som ställs till ombudsmannens förfogande kommer att göra det möjligt för ombudsmannen att ta itu med detta problem.

Ytterligare anmärkningar

I detta sammanhang bör det noteras att det också finns fall där ombudsmannen drar slutsatsen att det inte förekommit några uppenbara administrativa missförhållanden, men där han anser att det vore önskvärt för administrationen att förbättra sitt beteende i framtiden. I sådana fall lämnar ombudsmannen detta råd till administrationen i form av ytterligare en anmärkning i slutet av det beslut som avslutar ärendet. Det är glädjande att se att administrationen i allt högre grad svarar på dessa ytterligare anmärkningar.

Utkast till rekommendationer

Om ombudsmannen upptäcker ett administrativt missförhållande som fortfarande kan åtgärdas informerar han administrationen om detta. Stadgan ger honom möjlighet att lägga fram förslag om vilka åtgärder som kan vidtas. I stadgan kallas dessa förslag för "förslag till rekommendationer". De lanseras offentligt. Hittills har ombudsmannen utnyttjat denna möjlighet i 24 av de fall där han genomförde en fördjupad undersökning. I 11 av dessa fall godtog administrationen förslagen till rekommendationer. Tio mål pågick fortfarande den 31 augusti 2000 (2).

Särskilda rapporter

Om administrationen inte godtar ombudsmannens förslag till rekommendationer inom tre månader eller inte hittar något annat godtagbart sätt att avhjälpa det administrativa missförhållandet, har ombudsmannen rätt att offentligt lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet och be parlamentet att använda sina politiska befogenheter för att försöka få administrationen att undanröja det administrativa missförhållandet. Hittills har ombudsmannen överlämnat tre särskilda rapporter till Europaparlamentet.
Den första av dessa rapporter, som lades fram i december 1997, gällde allmänhetens tillgång till handlingar som finns hos 15 andra gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan än Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen. Alla berörda gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan har nu antagit bestämmelser om allmänhetens tillgång till de handlingar som de innehar, vilket innebär att ärendet har avslutats med framgång.
Den andra rapporten, som lades fram i oktober 1999, avsåg kommissionens vägran att ge sökande som deltagit i de rekryteringsförfaranden som kommissionen anordnat tillgång till sina rättade provhandlingar. I december 1999 informerade kommissionen ombudsmannen om att den nu hade godtagit ombudsmannens argument och skulle bevilja sådan tillgång i framtida rekryteringsförfaranden.
Slutligen gällde den tredje särskilda rapport som överlämnades till Europaparlamentet i april 2000 ombudsmannens förslag att EU:s institutioner och organ skulle anta en kodex för god förvaltningssed. Liksom sina två föregångare antogs denna särskilda rapport inom ramen för en undersökning på eget initiativ av Europeiska ombudsmannen.

Undersökningar på eget initiativ

Detta leder oss till en annan viktig punkt. Europeiska ombudsmannen har befogenhet att ta emot klagomål om administrativa missförhållanden från EU-medborgare. Han har emellertid även rätt att inleda en undersökning på eget initiativ. Ombudsmannen har hittills medvetet utnyttjat denna möjlighet på ett sparsamt sätt. Normalt kommer en undersökning på eget initiativ att inledas i fall där ombudsmannen har lärt sig av ett antal klagomål att det verkar finnas ett mer allmänt problem.
Den undersökning på eget initiativ om problemet med sena betalningar som inleddes i december 1999 är ett exempel på detta. Under årens lopp hade ombudsmannen mottagit ett antal klagomål från företag och medborgare som hade tillhandahållit tjänster till Europeiska kommissionen och som klagade över att de inte hade betalats alls eller inte i tid.
Ombudsmannen beslutade därför att inleda en undersökning på eget initiativ om det mer allmänna problem som föreföll föreligga. Det bör tilläggas att ombudsmannen också har utnyttjat möjligheten att inleda en undersökning på eget initiativ i fall där det verkade föreligga administrativa missförhållanden men där klaganden inte hade talerätt på grund av att han inte var EU-medborgare eller inte bodde i EU.

Andra möjligheter att påverka förvaltningen

Slutligen får man inte glömma att ombudsmannen förfogar över andra medel för att försöka påverka hur administrationen beter sig. Årsrapporten ger till exempel ombudsmannen möjlighet att göra mer allmänna kommentarer som förhoppningsvis inte går obemärkt förbi i administrationen.
Ombudsmannen kan också ge administrationen positiv vägledning om vad han anser vara god förvaltning. Under 1999 slutförde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ som ledde till att han föreslog en detaljerad kodex för god förvaltningssed för EU:s institutioner och organ. Ett antal av dessa organ har nu antagit denna kodex eller kodexar som grundar sig på ombudsmannens förslag.
Som nämnts ovan har ombudsmannen överlämnat ärendet till Europaparlamentet i en särskild rapport där han har föreslagit att en lag om god förvaltning ska antas för EU. Europaparlamentet undersöker fortfarande frågan.

Slutsats

Sammanfattningsvis kan det därför hävdas att Europeiska ombudsmannen förfogar över tillräckliga verktyg för att utföra sin uppgift. Det är naturligtvis upp till andra att bedöma om Europeiska ombudsmannen har varit framgångsrik i sitt arbete. Det kan dock påpekas att Europaparlamentet, till vilket ombudsmannen måste överlämna sin årsrapport, hittills ständigt har berömt Europeiska ombudsmannen för hans prestationer. Det faktum att antalet klagomål ständigt ökar - från omkring 500 under det första hela året till omkring 1 500 förra året - verkar visa att EU-medborgarna också är övertygade om att Europeiska ombudsmannen kan hjälpa dem.
Det bör tilläggas att det fortfarande finns ett stort antal klagomål som faller utanför ombudsmannens ämbetsområde, till exempel på grund av att de riktar sig till andra organ än EU:s institutioner eller organ. Ombudsmannen gör sitt bästa för att hjälpa de klagande även i sådana fall. Han ger därför regelbundet information om var den klagande kan vända sig för att få hjälp eller han själv överför klagomålet till en institution (t.ex. en nationell ombudsman) som kan hantera det.
Avslutningsvis är det lämpligt att ange att Europeiska ombudsmannens verksamhet finns tillgänglig på dess ständigt uppdaterade webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15.

(2) De återstående tre ärendena gav upphov till en särskild rapport till Europaparlamentet.