Magħmul skont l-Artikolu 3(7) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew^[1]

Sfond għall-investigazzjoni strateġika

1. Il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea (“il-Kunsill”) hu magħmul mill-gvernijiet tal-Istati Membri tal-UE. Flimkien mal-Parlament Ewropew^[2], il-Kunsill jadotta leġiżlazzjoni tal-UE. Qabel ma l-ministri mill-Istati Membri jilħqu pożizzjoni formali dwar l-abbozz ta’ leġiżlazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill, ikun hemm diskussjonijiet preparatorji fil-Kumitat tar-Rappreżentanti Permanenti (“Coreper”) tal-Kunsill^[3] u f’aktar mill-150 korp preparatorju tal-Kunsill li jattendu għalihom impjegati taċ-ċivil nazzjonali, inkluż fl-hekk imsejħa “gruppi ta’ ħidma”^[4]. F’ħafna każijiet, dawn il-gruppi preparatorji għandhom influwenza deċiżiva fuq it-test leġiżlattiv finali. Għalhekk, id-diskussjonijiet f’dawn il-korpi preparatorji kollha huma parti kruċjali tal-proċess leġiżlattiv tal-UE.

Kunsill tal-ministri nazzjonali

↑

COREPER tal-ambaxxaturi nazzjonali

↑

Gruppi ta’ ħidma tal-impjegati taċ-ċivil nazzjonali.

2. Li jiġi żgurat li ċ-ċittadini jkunu jistgħu jsegwu l-progress ta’ leġiżlazzjoni mhuwiex xi ħaġa li għandha tkun mixtieqa; hi rekwiżit legali. Skont it-Trattati tal-UE, kull ċittadin għandu “d-dritt li jipparteċipa fil-ħajja demokratika tal-Unjoni” u d-deċiżjonijiet tal-UE għandhom jittieħdu “kemm jista’ jkun fil-miftuħ u fil-qrib taċ-ċittadin”^[5]. B’mod speċifiku, it-Trattati jirrikjedu li l-Kunsill jiltaqa’ fil-pubbliku “meta jkun qed jikkunsidra u jivvota dwar abbozz ta’ att leġiżlattiv”^[6]. Din it-tip ta’ trasparenza hi intenzjonata li tkun tapplika tul il-proċess leġiżlattiv kollu, fi żmien tajjeb u mhux biss b’mod retrospettiv wara li jkun ġie konkluż il-proċess. Fundamentalment, din hi mmirata lejn il-fatt li jiġi assigurat li ċ-ċittadini jistgħu jkunu jafu kif qed jipprogressa kwalunkwe proċess leġiżlattiv, id-diversi opzjonijiet li qed jiġu diskussi u l-pożizzjonijiet li qed jiġu promossi jew li qed jiġu opposti mill-gvernijiet nazzjonali.

3. Id-dokumenti relevanti f’din l-investigazzjoni huma dawk imressqa fil-korpi preparatorji tal-Kunsill li jittrattaw l-abbozz tal-leġiżlazzjoni. Dawn id-dokumenti kollha huma “dokumenti leġiżlattivi” fis-sens li fih hu użat dan it-terminu fir-regolamenti tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti^[7]. Tali dokumenti għandhom jitpoġġew disponibbli b’mod proattiv “mil-leġiżlatur tal-UE”, biex jiġi żgurat l-aktar aċċess pubbliku wiesa’ possibbli^[8]. L-aċċess għad-dokumenti pubbliċi jista’ jiġi ristrett biss taħt iċ-ċirkostanzi previsti “mill-eċċezzjonijiet” stabbiliti skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti^[9]. Għajr f’każijiet li xejn mhuma normali, anki jekk kellhom japplikaw tali eċċezzjonijiet, dawn jistgħu jinqelbu jekk ikun hemm interess pubbliku prevalenti biex jiġu divulgati. Minħabba l-interess pubbliku ċar biex jiġu divulgati tali dokumenti biex iċ-ċittadini jkunu jistgħu jeżerċitaw b’mod effettiv id-dritt tagħhom li jiskrutinizzaw il-proċess leġiżlattiv^[10], f’każijiet rari biss ikun hemm waħda minn dawn l-eċċezzjonijiet li tiġġustifika in-non-divulgazzjoni ta’ dokumenti leġiżlattivi.

4.  Il-Kunsill u l-Parlament Ewropew huma “ko-leġiżlaturi” taħt it-Trattati tal-UE^[11]. Il-Parlament Ewropew elett b’mod dirett diġà għandu grad għoli ta’ trasparenza, u għalhekk ta’ accountability, meta jkun qed jiddelibera dwar u jadotta leġiżlazzjoni. Il-passi ewlenin tal-proċess leġiżlattiv fil-Parlament Ewropew, u d-dispożizzjonijiet ta’ trasparenza korrispondenti huma kif ġej:

Abbozz ta’ Rapport tal-Kumitat	Ippubblikat
Dibattitu/Dibattiti tal-Kumitat	Pubbliku
Emendi tal-Kumitat	Ippubblikat
Emendi kompromessi	Ippubblikat
Votazzjonijiet b’sejħa tal-ismijiet tal-Kumitat	Ippubblikat
Rapport tal-Kumitat	Ippubblikat
Emendi plenarji	Ippubblikat
Dibattitu plenarju	Pubbliku
Votazzjonijiet b’sejħa tal-ismijiet tal-Plenarja	Ippubblikat
Rapport plenarju	Ippubblikat

5. Fil-preżent, id-dokumenti leġiżlattivi tal-Kunsill mhumiex, b’mod sinifikanti, qed jitpoġġew aċċessibbli direttament u b’mod proattiv għall-pubbliku waqt li jkun għaddej il-proċess leġiżlattiv. Talbiet individwali għal aċċess pubbliku għal dokumenti leġiżlattivi tal-Kunsill, ġeneralment huma indirizzati skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess għad-dokumenti. Madankollu, minħabba nuqqasijiet fil-mod kif il-Kunsill jirreġistra dawn id-dokumenti, ħafna drabi l-pubbliku mhuwiex f’pożizzjoni li jkun jaf, f’ħin reali, x’dokumenti attwalment jeżistu. L-Ombudsman hi konxja li l-Kunsill għamel progress sinifikanti biex itejjeb il-proċeduri interni tiegħu tat-trattament tad-dokumenti. L-Ombudsman tfaħħar lill-Kunsill għal dawn il-passi. Madankollu, l-aktar kwistjoni fundamentali hi l-livell ta’ impenn tal-Kunsill biex jiżgura t-trasparenza u għalhekk l-accountability fir-rwol tiegħu bħala leġiżlatur tal-UE.

6. Fil-kuntest tat-tħassib dwar perċezzjoni ta’ nuqqas ta’ accountability, u n-nuqqas ta’ opportunità konsegwenti għaċ-ċittadini biex jipparteċipaw fl-attivitajiet leġiżlattivi tal-Kunsill, l-Ombudsman iddeċidiet li tinvestiga l-kwistjoni fuq inizjattiva tagħha stess permezz ta’ “investigazzjoni strateġika”.

L-investigazzjoni strateġika

7. L-investigazzjoni ffukat fuq it-trasparenza tad-diskussjonijiet leġiżlattivi fil-korpi preparatorji tal-Kunsill. B’mod partikolari, din ikkonċernat kif is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill (“is-Segretarjat”) jappoġġja mil-lat amministrattiv il-proċess leġiżlattiv tat-teħid ta’ deċiżjonijiet fir-reġistrazzjoni tiegħu tal-eżiti tad-diskussjonijiet li saru bejn l-Istati Membri fil-korpi preparatorji u billi jirreġistra, jittratta u jippubblika d-dokumenti relatati.

8. Fl-10 ta’ Marzu 2017, l-Ombudsman għamlet 14-il mistoqsija lill-Kunsill[12], li l-Kunsill irrisponda fis-26 ta’ Lulju 2017^[13].

9. Imbagħad l-Ombudsman nediet konsultazzjoni pubblika fejn stiednet lill-membri tal-pubbliku, lis-soċjetà ċivili, lill-akkademiċi u lill-parlamenti nazzjonali biex jissottomettu l-opinjonijiet tagħhom dwar il-kwistjonijiet li tqajmu. Dawk kollha li għamlu xi kontribuzzjoni esprimew tħassib, fi gradi differenti, dwar l-accountability u t-trasparenza tad-diskussjonijiet leġiżlattivi fid-diversi korpi preparatorji tal-Kunsill^[14].

10. Fit-23 ta’ Jannar 2018, it-tim investigattiv tal-Ombudsman spezzjona[15] fajls mill-Kunsill dwar tliet proposti leġiżlattivi li kienu ffinalizzati fl-2016: ir-Regolament dwar il-protezzjoni tad-Data^[16], id-Deċiżjoni dwar l-indirizzar ta’ xogħol mhux iddikjarat^[17] u d-Direttiva dwar l-aċċessibilità ta’ siti web u ta’ applikazzjonijiet għall-apparat mobbli ta’ korpi tas-settur pubbliku^[18]. Din l-ispezzjoni immirat li tagħti lill-Ombudsman għarfien dwar kif is-Segretarjat jipproduċi, iqassam, jirreġistra u jippubblika dokumenti mressqa waqt laqgħat tal-korpi preparatorji tal-Kunsill.

11. Wara analiżi ddettaljata tal-feedback riċevut matul il-konsultazzjoni pubblika, ir-riżultati tal-ispezzjoni u l-opinjonijiet proposti mill-Kunsill, l-Ombudsman sabet li prattiċi kurrenti tal-Kunsill jikkostitwixxu amministrazzjoni ħażina.

12. Fid-9 ta’ Frar 2018, l-Ombudsman għamlet tliet rakkomandazzjonijiet speċifiċi lill-Kunsill dwar kif jista’ jtejjeb it-trasparenza tal-proċess leġiżlattiv tiegħu. Hi talbet ukoll lill-Kunsill biex jirrispondi għal sett ta’ suġġerimenti għal titjib^[19].

13. F’konformità mat-Trattati tal-UE^[20] u mal-Istatut tal-Ombudsman^[21], l-Ombudsman tat lill-Kunsill perjodu ta’ tliet xhur biex jipprovdi opinjoni ddettaljata dwar ir-rakkomandazzjonijiet u s-suġġerimenti tagħha.

14. L-Ombudsman kienet iddiżappuntata li l-Kunsill ma rrispondiex għar-rakkomandazzjonijiet u għas-suġġerimenti tagħha fi żmien l-iskadenza stabbilita legalment, li skadiet fid-9 ta’ Mejju 2018. Fid-dawl tal-importanza tal-kwistjoni tat-trasparenza leġiżlattiva, l-Ombudsman iddeċidiet li ma tagħti l-ebda estensjoni lill-Kunsill lil hinn mill-iskadenza.

Il-valutazzjoni u s-sejbiet tal-Ombudsman

15. Il-punt tal-bidu tal-valutazzjoni tal-Ombudsman kien l-importanza tat-trasparenza għal-leġittimità demokratika tal-leġiżlazzjoni tal-UE u tal-UE. Billi l-korpi preparatorji tal-Kunsill ma ltaqgħux fil-pubbliku, iċ-ċittadini jistgħu jeżerċitaw id-dritt demokratiku tagħhom li jsegwu d-diskussjonijiet leġiżlattivi biss billi jaċċessaw ir-rekords ta’ dawn id-diskussjonijiet. Biex dan ikun possibbli, (A) id-diskussjonijiet leġiżlattivi fil-korpi regolatorji jridu jkunu dokumentati, (B) meta l-Istati Membri jieħdu pożizzjonijiet fil-korpi regolatorji, dan għandu jiġi rrekordjat, u (Ċ) l-aċċess pubbliku fil-ħin għad-dokumenti leġiżlattivi għandu jkun disponibbli faċilment.

A. Dokumentazzjoni tax-xogħol tal-korpi preparatorji tal-Kunsill

16. F’Novembru 2016, il-Kunsill introduċa sistema tal-IT ġdida għar-rekordjar u d-distribuzzjoni ta’ dokumenti mressqa fil-laqgħat tal-Kunsill, inkluż fil-laqgħat tal-korpi preparatorji. Din is-sistema tiżgura li d-dokumenti kollha sottomessi lill-korpi preparatorji tal-Kunsill issa huma rreġistrati sistematikament. Dan jinkludi, pereżempju, il-kummenti minn rappreżentanti ta’ gvernijiet ta’ Stati Membri li s-Segretarjat jirċievi permezz tal-posta elettronika u ta’ dokumenti abbozzati matul il-laqgħat tal-korpi preparatorji[22]. L-Ombudsman tirrikonoxxi li din is-sistema għandha l-potenzjal li tikkontribwixxi b’mod sostanzjali għat-titjib tat-trasparenza tad-diskussjonijiet leġiżlattivi.

17. Madankollu, matul din l-investigazzjoni, l-Ombudsman sabet inkonsistenzi mad-dokumentazzjoni ġġenerata mis-Segretarjat għall-korpi preparatorji differenti. Ix-xogħol tal-korpi preparatorji differenti hu rrekordjat fuq livelli differenti, u hemm prattiki diverġenti rigward kif inhuma rrekordjati l-attivitajiet, kif ukoll xi nuqqasijiet fid-dokumentazjoni (ara l-Anness 1 għal ħarsa ddettaljata tas-sejbiet tal-Ombudsman).

18. L-Ombudsman hi tal-opinjoni li approċċ komprensiv u konsistenti lejn id-dokumentazzjoni fil-korpi preparatorji tal-Kunsill jiffaċilita ħafna t-traċċar tal-progress ta’ proposti leġiżlattivi. Prattiċi diverġenti, li mhumiex iġġustifikati bi ħtieġa oġġettiva, jirriskjaw li joħolqu konfużjoni bla bżonn għal dawk li jfittxu li jsegwu u jifhmu proċedura leġiżlattiva fid-dettall. Għalhekk, l-Ombudsman issuġġeriet li l-Kunsill jadotta linji gwida li jikkonċernaw it-tip ta’ dokumenti li huma prodotti fil-kuntest ta’ proċeduri leġiżlattivi f’korpi preparatorji, kif ukoll li jikkonċernaw l-informazzjoni li trid tiġi inkluża f’dawk id-dokumenti.

B. Irrekordjar u divulgazzjoni tal-pożizzjonijiet tal-Istati Membri

19. Hemm prattiki differenti li jirrigwardaw kif il-pożizzjonijiet tal-Istati Membri huma rrekordjati f’dokumenti mfassla u ċċirkolati fi ħdan il-korpi preparatorji tal-Kunsill. L-ispezzjoni wriet li, f’xi każijiet biss, kienu rrekordjati l-identitajiet tal-Istati Membri li jieħdu pożizzjonijiet fil-korpi preparatorji. F’każijiet oħra, l-Istati Membri ma kinux identifikati bħala li qed jappoġġjaw xi pożizzjoni partikolari u, minflok kien hemm referenzi għal “delegazzjonijiet” mhux identifikati.

20. L-Ombudsman tenfasizza li r-rappreżentanti tal-Istati Membri involuti fil-ħidma leġiżlattiva huma parti mil-leġiżlatur tal-UE u għandhom ikunu responsabbli bħala tali. Biex ikunu jistgħu jżommu lill-gvernijiet tagħhom responsabbli għal deċiżjonijiet dwar il-leġiżlazzjoni tal-UE, il-pubbliku jrid ikun kapaċi jsir jaf liema gvern ħa liema pożizzjoni fil-proċess tal-emendi u tal-adozzjoni tal-proposti leġiżlattivi tal-UE. Mingħajr din “l-evidenza minima u essenzjali”^[23], iċ-ċittadini ma jkunu qatt kapaċi li jiskrutinizzaw kif suppost il-mod li bih aġixxew ir-rappreżentanti nazzjonali tagħhom. Huwa importanti wkoll għall-parlamenti nazzjonali, fil-kompitu tagħhom li jissorveljaw l-azzjonijiet tal-gvernijiet tagħhom, biex ikunu jistgħu jkunu jafu l-pożizzjonijiet meħuda mill-gvernijiet tagħhom.

21. Trasparenza akbar rigward il-pożizzjonijiet meħuda mill-gvernijiet nazzjonali dwar il-liġijiet tal-UE hi wkoll importanti għal-leġittimità tal-leġiżlazzjoni tal-UE. Il-fatt li tali informazzjoni tkun pubblika jobbliga wkoll lill-gvernijiet tal-Istati Membri biex jassumu responsabbiltà akbar għal din il-leġiżlazzjoni u biex jiskoraġġixxuhom milli “jwaħħlu” fi Brussell għal deċiżjonijiet li fl-aħħar mill-aħħar ħadu huma stess. Ħafna kontribuzzjonijiet għall-konsultazzjoni pubblika enfasizzaw bil-qawwa l-importanza li jkunu jistgħu jiġu magħrufa l-pożizzjonijiet meħuda mill-Istati Membri individwali waqt in-negozjati leġiżlattivi.

22. Fit-tweġiba inizjali tiegħu lill-Ombudsman ta’ Lulju 2017, il-Kunsill ikkonferma li l-kwistjoni tal-irrekordjar tal-pożizzjonijiet tal-Istati Membri kienet ġiet diskussa f’laqgħa tal-Coreper ta’ Mejju 2014 wara sentenza relatata tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE^[24]. Coreper kien ikkonkluda li din is-sentenza ma kinitx tistabbilixxi obbligu li jiġu rrekordjati u identifikati l-pożizzjonijiet tal-Istati Membri individwali, iżda li l-Istati Membri jkunu identifikati jekk jitqies li jkun “xieraq”^[25].

23. L-Ombudsman hi konxja li xi gvernijiet ta’ xi Stati Membri jistgħu ma jkunux komdi jikxfu l-pożizzjonijiet tagħhom qabel vot formali fuq proposta leġiżlattiva partikolari jew fuq l-adozzjoni eventwali tagħha. Min-naħa l-oħra s-Segretarjat jista’ jħossu inibit dwar liema dokumenti leġiżlattivi jista’ jagħmel aċċessibbli għall-pubbliku b’mod proattiv u dirett. Fil-fatt, skont ir-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill, is-Segretarjat ma jistax, b’mod proattiv, jagħmel dokumenti disponibbli li “jirriflettu l-pożizzjonijiet tad-delegazzjonijiet”^[26] waqt li jkunu għadhom għaddejjin id-diskussjonijiet. Barra minn hekk, anki wara l-promulgazzjoni ta’ biċċa leġiżlazzjoni partikolari, Stat Membru jista’ jitlob li d-dokumenti li jirriflettu l-pożizzjoni individwali tiegħu ma jitpoġġewx direttament aċċessibbli għall-pubbliku^[27].

24. Madankollu, li wieħed ikun lest li jibdel il-pożizzjoni u jikseb kompromess hija karatteristika fundamentali tat-teħid ta’ deċiżjonijiet b’mod demokratiku. Li ċ-ċittadini jkunu konxji ta’ dawn it-tibdiliet, u li dawn it-tibdiliet u l-kompromessi li jirriżultaw jiġu spjegati lilhom hu element kruċjali tal-accountability^[28]. Għalhekk, il-Qorti tal-Ġustizzja, fil-każ imsemmi hawn fuq, ikkunsidrat li l-Kunsill kien żbaljat li jirrifjuta l-aċċess pubbliku għal parti minn nota tas-Segretarjat tiegħu li kien fiha emendi proposti minn numru ta’ gvernijiet ta’ Stati Membri. Il-Qorti ċċarat li r-regoli tal-UE dwar l-aċċess għad-dokumenti “jimmiraw li jiżguraw l-aċċess pubbliku għall-kontenut sħiħ tad-dokumenti tal-Kunsill, inkluż, f’dan il-każ, għall-identità ta’ dawk li pproponew il-proposti”^[29].

25. L-Ombudsman laqgħet il-konferma tal-Kunsill li, bħala konsegwenza tas-sentenza tal-Qorti, dokumenti leġiżlattivi li fihom il-pożizzjonijiet tal-Istati Membri, issa huma wkoll divulgati fuq talba, “barra f’każijiet eċċezzjonali u ġġustifikati kif jixraq”. L-Ombudsman issuġġeriet li l-Kunsill jaġġorna r-regoli ta’ proċedura tiegħu biex jirrifletti din il-prattika^[30].Tabilħaqq, dan l-impenn ifisser ftit jekk il-pożizzjonijiet tal-Istati Membri mhumiex irrekordjati kif suppost fl-ewwel lok.

26. Minħabba s-sinifikat għaċ-ċittadini li jkunu jafu l-pożizzjonijiet tal-Istati Membri, l-Ombudsman sabet li n-nuqqas tas-Segretarjat li b’mod sistematiku jirrekordja l-identità tal-Istati Membri meta jesprimu l-pożizzjonijiet fid-diskussjonijiet fi ħdan il-korpi preparatorji jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, l-Ombudsman għamlet ir-rakkomandazzjoni li ġejja lill-Kunsill.

Il-Kunsill għandu jirrekordja b’mod sistematiku l-identità tal-gvernijiet tal-Istati Membri meta jesprimu pożizzjonijiet f’korpi preparatorji.

C. L-aċċess għal dokumenti minn korpi preparatorji

27. L-Ombudsman identifikat żewġ kwistjonijiet speċifiċi rigward l-aċċess faċli u fil-ħin għad-dokumenti minn korpi preparatorji: i) il-kompletezza u l-aċċessibilità tar-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Kunsill; u ii) il-prattika tal-Kunsill li jirrestrinġi l-aċċess għal dokumenti leġiżlattivi waqt li jkun għaddej il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet (l-hekk imsejħa klassifikazzjoni “LIMITE”).

Ir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Kunsill

28. Il-fatt li jkun hemm reġistru pubbliku komplut u aċċessibbli hu importanti għat-trasparenza leġiżlattiva. Biex il-pubbliku jkun jista’ jeżerċita b’mod sħiħ id-dritt tal-aċċess għad-dokumenti, id-dokumenti leġiżlattivi kollha prodotti u/jew iċċirkolati fil-korpi preparatorji għandhom jitniżżlu f’reġistru pubbliku, irrispettivament mill-format tagħhom u minn jekk dawn humiex aċċessibbli b’mod sħiħ jew parzjali jew mhumiex aċċessibbli xejn. Jekk id-dokumenti ma jidhrux f’reġistru pubbliku, il-pubbliku ma jistax ikun jaf x’dokumenti jeżistu. Barra minn hekk, biex il-pubbliku jkun jista’ fil-fatt jaċċessa dawn id-dokumenti, dawn iridu jkunu jistgħu jinstabu faċilment fuq is-sit web tal-Kunsill. Permezz ta’ reġistru komplut u aċċessibbli biss, il-pubbliku jista’ jkollu ħarsa ġenerali tad-deliberazzjonijiet li jkunu qed iseħħu fil-korpi preparatorji.

29. L-Ombudsman sabet li r-reġistru pubbliku tad-dokumenti attwali tal-Kunsill mhuwiex komplut u mhuwiex daqshekk faċli għall-utent[31]. Pereżempju, il-prattika tal-pubblikazzjoni ta’ listi ta’ “dokumenti ta’ ħidma” li m’għandhom l-ebda entrata separata fir-reġistru, mhijiex sodisfaċenti, billi tagħmilha diffiċli għall-membri tal-pubbliku biex isiru jafu b’mod faċli u fil-ħin li tali dokumenti jeżistu. B’mod ġenerali, hu meħtieġ għarfien estensiv tal-funzjoni tal-Kunsill biex wieħed isib dokument speċifiku. Dan jagħmilha skomdu għall-pubbliku ġenerali biex jaċċessa informazzjoni dwar negozjati f’korpi preparatorji.

30. Skont l-analiżi tagħha l-Ombudsman issuġġeriet li l-Kunsill jelenka t-tipi ta’ dokumenti kollha fir-reġistru pubbliku tiegħu, irrispettivament mill-format tagħhom u minn jekk humiex aċċessibbli kompletament jew parzjalment jew xejn mhuma aċċessibbli.

31. Biex jiġi evitat l-eċċess ta’ informazzjoni, dan għandu jsir flimkien mat-titjib tal-aċċessibilità għad-dokumenti permezz tar-reġistru. L-Ombudsman temmen li l-aċċess ikun iktar iffaċilitat jekk id-dokumenti preparatorji jiġi organizzati b’mod kronoloġiku fuq sit web wieħed għal kull proposta leġiżlattiva^[32]. Għalhekk, l-Ombudsman issuġġeriet li l-Kunsill jiżviluppa sit web iddedikat u aġġornat għal kull proposta leġiżlattiva, billi jsegwi l-eżempju “tal-Osservatorju Leġiżlattiv” fuq is-sit web tal-Parlament. F’dan il-kuntest, l-Ombudsman laqgħet il-progress li sar mill-Kunsill, mill-Parlament Ewropew u mill-Kummissjoni fl-istabbiliment ta’ “bażi tad-data” konġunta fuq fajls leġiżlattivi.

Il-klassifikazzjoni “LIMITE”

32. Il-Kunsill jirrestrinġi l-aċċess għal dokumenti fi proċeduri leġiżlattivi kontinwi billi jagħżel dokumenti bl-hekk imsejħa klassifikazzjoni “LIMITE”^[33]. Ir-riċevituri ta’ dokumenti li għandhom din il-klassifikazzjoni huma mistennija li jiżguraw li tali dokumenti ma jiġux iddivulgati barra mill-Kunsill. Il-Kunsill ma jpoġġix tali dokumenti aċċessibbli direttament għall-pubbliku fuq is-sit web tiegħu.  Madankollu, l-Ombudsman tifhem li l-klassifikazzjoni tad-dokumenti bħala “LIMITE” mhux bilfors timplika li l-aċċess għad-dokument se jiġi rifjutat meta jkun hemm talba skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

33. Is-Segretarjat hu responsabbli biex jikklassifika d-dokumenti “LIMITE”. Il-Kunsill spjega lill-Ombudsman f’Lulju 2017 li s-Segretarjat jikklassifika dokument bħala “LIMITE” skont “evalwazzjoni prima facie" dwar jekk hemmx riskju għal xi interess jew għal xi interessi protetti taħt l-eċċezzjonijiet stabbiliti fir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti^[34].

34. Madankollu, l-ispezzjoni tal-Ombudsman uriet, li d-dokumenti b’kodiċi interistituzzjonali distribwiti bejn is-Segretarjat, il-gruppi ta’ ħidma u Coreper li jirrelataw mat-tliet fajls leġiżlattivi kienu ġeneralment u sistematikament klassifikati bħala “LIMITE”^[35]. Dan indika li, mad-dipartimenti differenti tas-Segretarjat, hemm prattika li b’mod awtomatiku id-dokumenti leġiżlattivi preparatorji jiġu klassifikati bħala “LIMITE”. Ir-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill jidhru li jinkoraġġixxu din il-prattika ta’ “żball għandu jiffavorixxi s-sigurtà” u li jagħmel direttament aċċessibbli biss dawk id-dokumenti li “mhumiex koperti b’mod ċar””^[36] bl-ebda waħda mill-eċċezzjonijiet fir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Dan forsi jaqleb ta’ taħt fuq ir-rekwiżit legali li għandu jkun hemm l-iktar aċċess pubbliku wiesa’ possibbli^[37] għad-dokumenti leġiżlattivi^[38].

35. F’Lulju 2017, il-Kunsill qal lill-Ombudsman li, b’mod ġenerali, hu jneħħi l-istatus “LIMITE” waqt li jkunu għaddejjin diskussjonijiet leġiżlattivi, biss bi tweġiba għal talbiet speċifiċi. Reviżjoni sistematika tal-istatus ”LIMITE” tad-dokumenti jseħħ biss wara l-promulgazzjoni finali tal-att leġiżlattiv^[39]. Għalhekk, fi proċeduri leġiżlattivi kumplessi, id-dokumenti ma jistgħux jiġu ppubblikat b’mod proattiv sa bosta snin wara.^[40] L-Ombudsman tinnota li, fl-2015, 84% tat-talbiet għall-aċċess pubbliku għal dokumenti mmarkati bħala “LIMITE”, u li jirrigwardaw proċeduri leġiżlattivi li għadhom għaddejjin fl-2015, ġew aċċettati^[41]. Fil-każ tar-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data, 310 minn 321 dokument “LIMITE” kienu jirrigwardaw fajl li tpoġġa aċċessibbli b’mod sħiħ waqt li n-negozjati kienu għadhom għaddejjin. Dan ifisser li l-maġġoranza l-kbira tad-dokumenti leġiżlattivi fl-aħħar mill-aħħar ma kinux koperti b’xi waħda mill-eċċezzjonijiet għad-divulgazzjoi taħt ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti^[42].

36. L-Ombudsman tenfasizza li r-restrizzjonijiet fuq l-aċċess għal dokumenti leġiżlattivi għandhom ikunu kemm eċċezzjonali kif ukoll limitati fit-tul ta’ żmien għal dak li huwa assolutament neċessarju. L-istatus “LIMITE” għandu japplika biss għal dawk id-dokumenti, li fil-punt tal-evalwazzjoni, huma eżentati mid-divulgazzjoni skont il-bażi ta’ waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fir-regoli tal-UE dwar l-aċċess għad-dokumenti. Il-Kunsill għandu jagħmel id-dokumenti leġiżlattivi tiegħu^[43] disponibbli b’mod proattiv fuq is-sit web tiegħu mingħajr dewmien, bl-istess mod bħall-ko-leġiżlatur tiegħu, il-Parlament Ewropew.

37. Fid-dawl ta’ dan t’hawn fuq, l-Ombudsman sabet li l-prattika kurrenti li ħafna mid-dokumenti preparatorji fil-proċeduri leġiżlattivi kontinwi jiġu kklassifikati bħala “LIMITE”, tirrappreżenta restrizzjoni sproporzjonata fuq id-dritt taċ-ċittadini għal aċċess kemm jista’ jkun wiesa’ għal dokumenti leġiżlattivi. Dan jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, l-Ombudsman għamlet ir-rakkomandazzjonijiet segwenti lill-Kunsill:

Il-Kunsill għandu jiżviluppa kriterji ċari u disponibbli pubblikament għal kif jikklassifika d-dokumenti tiegħu bħala “LIMITE”, f’konformità mal-liġi tal-UE.

Il-Kunsill, għandu jirrevedi b’mod sistematiku l-istatus “LIMITE” tad-dokumenti fi stadju bikri, qabel l-adozzjoni finali ta’ att leġiżlattiv, inkluż qabel ma jibdew in-negozjati informali (l-hekk imsejħa “trilogi”) bejn il-Kunsill, il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni, f’liema punt il-Kunsill ikun laħaq pożizzjoni inizjali dwar il-proposta leġiżlattiva.

Konklużjoni

38. Fuq il-bażi ta’ dan t’hawn fuq, l-Ombudsman tikkunsidra li l-Kunsill għandu jtejjeb it-trasparenza tal-proċess leġiżlattiv tiegħu. Minħabba l-importanza tal-kwistjoni tat-trasparenza leġiżlattiva għall-accountability tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-UE, l-Ombudsman tfittex l-appoġġ tal-Parlament Ewropew għall-prevalenza fuq il-Kunsill biex jaġixxi fuq ir-rakkomandazzjonijiet u s-suġġerimenti tagħha.

Ir-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman

L-Ombudsman għamlet ir-rakkomandazzjonijiet li ġejjin lill-Kunsill:

Il-Kunsill għandu:

1. Jirrekordja b’mod sistematiku l-identità tal-gvernijiet tal-Istati Membri meta jesprimu pożizzjonijiet f’korpi preparatorji.
2. Jiżviluppa kriterji ċari u disponibbli pubblikament għal kif jikklassifika d-dokumenti tiegħu bħala “LIMITE”, f’konformità mal-liġi tal-UE.
3. Jirrevedi b’mod sistematiku l-istatus “LIMITE” tad-dokumenti fi stadju bikri, qabel l-adozzjoni finali ta’ att leġiżlattiv, inkluż qabel ma jibdew in-negozjati informali fit-”trilogi”, f’liema punt il-Kunsill ikun laħaq pożizzjoni inizjali dwar il-proposta.

Is-suġġerimenti tal-Ombudsman għal titjib

Il-Kunsill għandu:

1. Jagħmel reviżjoni ta’ kif jissodisfa l-obbligu legali tiegħu li jagħmel id-dokumenti leġiżlattivi direttament aċċessibbli. Din ir-reviżjoni għandha tkun konkluża fi żmien 12-il xahar mid-data ta’ din ir-Rakkomandazzjoni u għandha twassal għall-adozzjoni ta’ arranġamenti ġodda xierqa fi żmien 12-il xahar oħra.

2. Jadotta linji gwida dwar it-tipi ta’ dokumenti li għandhom jiġu prodotti mill-korpi preparatorji, il-kuntest tal-proċeduri legiżlattivi u l-informazzjoni li trid tiġi inkluża f’dawk id-dokumenti.

3. Jaġġorna r-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill biex jirriflettu l-prattika kurrenti tad-divulgazzjoni ta’ dokumenti leġiżlattivi li fihom il-pożizzjonijiet tal-Istati Membri, kif deskritt fil-qosor mill-Presidenza Olandiża tal-Kunsill fl-2016.

4. Jelenka t-tipi ta’ dokumenti kollha fir-reġistru pubbliku tiegħu, irrispettivament mill-format tagħhom u jekk humiex aċċessibbli kompletament jew parzjalment jew jekk xejn mhuma aċċessibbli.

5. Itejjeb il-faċilità għall-utent u “t-tiftix” tar-reġistru pubbliku tad-dokumenti.

6. Jiżviluppa paġna web iddedikata u aġġornata għal kull proposta leġiżlattiva, billi jsegwi l-eżempju tal-Osservatorju Leġiżlattiv tal-Parlament Ewropew.

Għaldaqstant, il-Parlament Ewropew jista’ jikkunsidra li jadotta riżoluzzjoni.

 

Anness 1 - Dokumentazzjoni tax-Xogħol tal-Korpi Preparatorji tal-Kunsill

Meta fetħet l-investigazzjoni tagħha, l-Ombudsman innotat li kien hemm ċertu grad ta’ konsistenza fid-dokumentazzjoni proposta fil-kuntest tal-laqgħat tal-Coreper^[44]. Madankollu, kien jidher li hemm prattiki differenti f’korpi preparatorji oħra tal-Kunsill, l-aktar notevoli fi ħdan gruppi ta’ ħidma, dwar liema dokumenti għandhom jiġu prodotti u l-informazzjoni li trid tiġi inkluża fihom.

Rigward il-konsistenza tad-dokumentazzjoni ġġenerata fil-korpi preparatorji kollha, l-Ombudsman tifhem li l-Kunsill jipproduċi tipi varji ta’ dokumenti biex jirrekordja l-progress u r-riżultati tan-negozjati fil-korpi preparatorji. Dawn jistgħu jkunu “aġendi”, “dokumenti” ta’ appoġġ, “rapporti”, “riżultati tal-proċedimenti”, “sommarji ta’ rekords” ta’ diskussjonijiet, “testi ta’ kompromess”, “noti” għad-delegazzjonijiet, eċċ.

L-ispezzjoni tat-tliet fajls leġiżlattivi wriet li l-abbozzar tal-prattiki varjat skont il-korp preparatorju u d-dipartiment responsabbli fi ħdan is-Segretarjat tal-Kunsill. Pereżempju, waqt li s-Segretarjat abbozza “riżultati tal-proċedimenti” ddettaljati għal uħud mil-laqgħat tal-korp preparatorju^[45] li pprepara l-pożizzjoni tal-Kunsill dwar l-abbozz ta’ Deċiżjoni dwar l-indirizzar ta’ xogħol mhux iddikjarat, ma jeżisti l-ebda rekord għal-laqgħat taż-żewġ korpi preparatorji l-oħrajn li ddiskutew ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data^[46] u d-Direttiva dwar l-aċċessibilità tas-siti web u l-applikazzjonijiet mobbli tal-korpi tas-settur pubbliku^[47]. Bl-istess mod, is-Segretarjat regolarment ipproduċa “noti” b’kumpilazzjonijiet ta’ kummenti miktuba minn Stati Membri dwar l-abbozz tar-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data, iżda ma teżisti l-ebda “nota” tali għaż-żewġ atti leġiżlattivi l-oħra. Dawn l-osservazzjonijiet kienu kkonfermati minn diversi kontribuzzjonijiet għall-konsultazzjoni pubblika tal-Ombudsman, li esprimew tħassib b’mod partikolari dwar in-nuqqas ta’ minuti għal xi korpi preparatorji.

L-Ombudsman tirrikonoxxi li hemm bżonn ta’ ċertu grad ta’ flessibilità fil-produzzjoni ta’ dokumenti biex jittieħed kont tat-tipi differenti ta’ korpi preparatorji u tal-varjetà ta’ suġġetti li qed jiġu diskussi biex il-proċess ta’ negozjati jsir effettiv kemm jista’ jkun. Madankollu, prattiki ta’ abbozzar differenti għandhom ikunu ġġustifikati biss bin-natura tal-fajl leġiżlattiv u bil-partikolaritajiet tad-diskussjonijiet preparatorji relatati. Madankollu, it-tweġiba tal-Kunsill għall-Ombudsman tirrikonoxxi li d-diverġenza fil-prattiki bejn id-dipartimenti tas-Segretarjat tal-Kunsill mhix relatata biss man-natura tal-fajl speċifiku; l-approċċi differenti joħorġu wkoll minn prattiki amministrattivi differenti fost id-dipartimenti tas-Segretarjat tal-Kunsill^[48].

Anness 2 - Ir-Reġistru Pubbliku tad-Dokumenti tal-Kunsill

Il-Kunsill iżomm reġistru tad-dokumenti online, li jinżamm mis-Segretarjat tal-Kunsill. Dan fih madwar 350 000 dokument bil-lingwa oriġinali tiegħu. Uħud mid-dokumenti huma wkoll disponibbli f’taqsimiet oħrajn tas-sit web, bħat-taqsima rigward il-laqgħat tal-Kunsill, it-taqsima dwar il-laqgħat tal-korpi preparatorji jew it-taqsima tal-“Politiki”.

Ġeneralment, is-Segretarjat jirrekordja l-progress u r-riżultat tad-diskussjonijiet fi ħdan il-korpi preparatorji f’dokumenti hekk imsejħa “standard” (dawn huma magħrufin b’mod komuni bħala dokumenti “ST”). Dawn kollha għandhom numru ta’ referenza individwali u l-kodiċi interistituzzjonali tagħhom, li jorbtu d-dokumenti ma’ proposta leġiżlattiva speċifika. Dokumenti standard huma mniżżla fir-reġistru pubbliku awtomatikament (għalkemm id-dokumenti nfushom jistgħu ma jkunux aċċessibbli direttament għall-pubbliku immedjatament).

Sa ftit ilu, il-Kunsill ipproduċa wkoll serje wiesa’ ta’ dokumenti oħrajn^[49]. Uħud minn dawn it-tipi ta’ dokumenti m’għadhomx jintużaw aktar. Pjuttost, illum, sa mill-introduzzjoni ta’ sistema ġdida tal-IT, id-dokumenti kollha li mhumiex klassifikati bħala standard huma msemmija bħala dokumenti ta’ ħidma. Pereżempju, dokumenti ta’ ħidma jista’ jkun fihom kummenti miktubin jew mistoqsijiet mill-Istati Membri dwar abbozzi ta’ liġijiet jew “dokumenti informali”^[50] dwar diversi suġġetti marbuta ma’ abbozz ta’ liġi speċifiku.

Dokumenti ta’ ħidma mhumiex imniżżla b’mod awtomatiku fir-reġistru pubbliku fil-ħin li jkunu ġew abbozzati. Minflok, is-Segretarjat tal-Kunsill jippubblika kull tliet xhur, u għal kull grupp ta’ ħidma, dokument “standard” dwar ir-reġistru pubbliku li fih lista ta’ dokumenti ta’ ħidma li ġew distribwiti mis-Segretarjat lill-grupp ta’ ħidma speċifiku waqt il-perjodu ta’ ħin rilevanti. Għalhekk, dokumenti ta’ ħidma m’għandhom ebda entrata separata fir-reġistru pubbliku ta’ dokumenti, u lanqas m’għandhom kodiċi inter-istituzzjonali li jorbothom ma’ fajl leġiżlattiv speċifiku.

L-Ombudsman eżaminat ukoll kif id-dokumenti u l-informazzjoni dwar l-abbozz ta’ leġiżlazzjoni jistgħu jinstabu fir-reġistru pubbliku tal-Kunsill

Fil-każ ta’ proposti leġiżlattivi, ir-reġistru jista’ jkun fih mijiet ta’ dokumenti mifruxa mad-diversi taqsimiet tas-sit web. Biex wieħed ikollu l-istampa sħiħa tad-dokumentazzjoni kollha disponibbli mill-Kunsill rigward biċċa leġiżlazzjoni waħda - mill-proposta tal-Kummissjoni sal-adozzjoni tagħha mill-Kunsill - hu neċessarju li jsiru erba’ tfittxijiet differenti fir-reġistru għan-negozjati fil-korpi preparatorji^[51] u żewġ tfittxijiet f’taqsimiet oħra tas-sit web għad-diskussjonijiet fil-livell tal-Kunsill^[52].

L-aktar tfittxija kompluta tar-reġistru li wieħed jista’ jagħmel fil-preżent hi bbażata fuq il-kodiċi interistituzzjonali ta’ att leġiżlattiv. L-ispezzjoni tal-Ombudsman uriet li tali tfittxija mhux neċessarjament turi ċerti dokumenti ewlenin relatati ma’ abbozz ta’ att leġiżlattiv, bħal kontribuzzjonijiet tas-servizz legali tal-Kunsill.

Id-displej preżenti tad-dokumentazzjoni disponibbli tagħmilha wkoll diffiċli li jiġu riprodotti b’mod kronoloġiku l-passi kollha ta’ negozjar. Diversi kontribuzzjonijiet għall-konsultazzjoni pubblika tal-Ombudsman innotaw li kien diffiċli li jiġi identifikat ir-rwol, l-istatus u l-post tad-dokumenti individwali fil-proċess leġiżlattiv globali. L-ispezzjoni wriet ukoll diffikultajiet biex jiġu identifikati dokumenti fir-reġistru skont it-titolu tagħhom. B’mod ġenerali, jista’ jkun meħtieġ għarfien estensiv minn qabel tal-funzjoni tal-Kunsill biex wieħed isib dokument speċifiku.

 

[1] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[2] Taħt il-proċedura leġiżlattiva ordinarja, l-Artikolu 294 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-UE (TFUE).

[3] “Il-Kumitat tar-Rappreżentanti Permanenti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea” hu magħmul mir-Rappreżentanti Permanenti (Coreper II) jew mid-Deputati Rappreżentanti Permanenti (Coreper I) tat-28 Stat Membru.

[4] Il-lista tal-korpi preparatorji hi disponibbli fuq http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/

[5] L-Artikoli 1 u 10(3) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (TUE)

[6] L-Artikolu 15(2) tat-TFUE.

[7] L-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, ĠU 2001 L 145, p. 43 (Regolament 1049/2001). Skont dan l-artikolu, dokumenti leġiżlattivi huma “dokumenti mfassla jew riċevuti fil-kors ta’ proċeduri għall-adozzjoni ta’ atti li huma legalment vinkolanti fl-Istati Membri jew għall-Istati Membri”.

[8] Premessa 6 tar-Regolament 1049/2001. Għall-prinċipju tal-aċċess pubbliku l-aktar wiesa’ possibbli, ara l-Kawżi Konġunti  C-39/05 P u C-52/05 P l-Iżvezja u Turco vs il-Kunsill [2008] ECLI:UE:C:2008:374, para. 34; il-Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013:671, para. 27 u l-Kawża T-540/15 De Capitani vs il-Parlament [2018] ECLI:UE:T:2018:167, para. 80.

[9] L-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001.

[10] Skont il-Qorti tal-Ġustizzja, l-interessi protetti bl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001 iridu jiġu ppeżati kontra l-interess pubbliku, li “b’mod ċar hu ta’ relevanza partikolari meta l-Kunsill ikun qed jaġixxi fil-kapaċità leġiżlattiva tiegħu”, Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013:671, para. 33; il-Kawża T-540/15 De Capitani vs il-Parlament [2018] ECLI:UE:T:2018:167, para. 79.

[11] Taħt il-proċedua leġiżlattiva ordinarja, l-Artikolu 294 tat-TFUE.

[12] L-ittra tal-ftuħ tal-Ombudsman tista’ tinstab hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/cases/correspondence.faces/en/76929/html.bookmark

[13] It-tweġiba tal-Kunsill tista’ tinstab hawnhekk:  https://www.ombudsman.europa.eu/mt/cases/correspondence.faces/en/83029/html.bookmark

[14] L-Ombudsman irċeviet 22 sottomissjoni għall-konsultazzjoni pubblika, li jistgħu jinstabu hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/cases/case.faces/en/49461/html.bookmark

[15] Ir-rapport tal-ispezzjoni tal-Ombudsman tista’ tinstab hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/cases/correspondence.faces/en/89637/html.bookmark

[16] Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

[17] Id-Deċiżjoni (UE) 2016/344 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-9 ta’ Marzu 2016 dwar l-istabbiliment ta' Pjattaforma Ewropea biex tissaħħaħ il-kooperazzjoni fl-indirizzar ta' xogħol mhux iddikjarat.

[18] Id-Direttiva (UE) 2016/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Ottubru 2016 dwar l-aċċessibbiltà tas-siti elettroniċi u tal-applikazzjonijiet mobbli tal-korpi tas-settur pubbliku.

[19] Ir-Rakkomandazzjoni tista’ tinstab hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/cases/recommendation.faces/en/89518/html.bookmark

[20] L-Artikolu 228 tat-TFUE.

[21] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi ta' l-Ombudsman, Artikolu 3(6).

[22] Dawn huma inkorporati f’dokumenti ta’ wara l-laqgħa u rreġistrati fis-sistema tal-IT.

[23] Ara l-Opinjoni ta’ AG Cruz Villalón fil-Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013:671, para. 61.

[24] Il-Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013: 671.

[25] Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, Evalwazzjoni tal-impatt tas-sentenza tal-Qorti fil-kawża C-280/11 P (Il-Kunsill vs Access Info Europe), 8863/16, 18 ta’ Mejju 2016, p. 3.

[26] Artikolu 11(4)(b), Anness II tar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill.

[27] Artikolu 11(6), Anness II tar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill.

[28] Ara wkoll is-sentenza tal-Qorti Ġenerali fil-Kawża T-233/09 Access Info Europe vs il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea [2011] ECLI:UE:T:2011:105, para. 69.

[29] Il-Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013: 671, para. 40.

[30] Il-Presidenza Olandiża tal-Kunsill fl-2016 issuġġeriet li “r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsiill, b’mod speċifiku l-Artikolu 11 tal-Anness II rigward l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kunsill, mhumiex kompletament f’konformità ma’ każistika reċenti. Għalkemm fil-prattika l-Kunsill jidher li huwa kompletament konformi mas-sentenza ta’ Access Info, il-presidenza hi tal-opinjoni li l-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 11 tal-Anness II tar-Regoli ta’ Proċedura trid tiġi adattata għall-każistika reċenti tal-Qrati tal-UE”, ara s-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, Grupp ta’ Ħidma 19 ta’ Mejju  2016, 9536/16, 26 ta’ Mejju 2016, p. 3.

[31] Informazzjoni ddettaljata dwar ir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Kunsill tinsab fl-Anness 2.

[32] Fit-taqsima dwar “il-Politiki” ta’ dan is-sit web, il-Kunsill stabbilixxa siti web iddedikati għal proposti leġiżlattivi kbar iżda dawn il-paġni jagħtu biss id-deliberazzjonijiet fil-livell tal-Kunsill - xi drabi tal-Coreper. Biex ikun hemm sommarju ta’ diskussjonijiet fuq livell ta’ korp preparatorju, huwa neċessarju li jkun hemm tfittxija għar-“rapport tal-progress” l-aktar riċenti fir-reġistru pubbliku.

[33]Id-dispożizzjonijiet rilevanti għat-trattament tad-dokumenti “LIMITE” huma r-regoli ta’ proċedura u l-linji gwida interni tal-Kunsill dwar “it-trattament ta’ dokumenti interni tal-Kunsill”, Dokument nru 11336/11.

[34] L-Artikoli 4(1 ) sa (3) tar-Regolament 1049/2001.

[35] Bl-eċċezzjoni prinċipali tkun dawk id-dokumenti li jridu jitpoġġew aċċessibbli direttament f’konformità mar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill, ara l-Artikoli 11(3) u (5), Anness II, tar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill.

[36] Ara l-Artikolu 11(4), Anness II tar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill.

[37] Il-prinċipju dwar “l-aċċess pubbliku l-aktar wiesa’ possibbli”, ġie stabbilit fil-każistika tal-UE: ara l-Kawżi Konġunti  C-39/05 P u C-52/05 P l-Iżvezja u Turco vs il-Kunsill [2008] ECLI:UE:C:2008:374, para. 34 u l-Kawża C-280/11 P il-Kunsill vs Access Info Europe [2013] ECLI:UE:C:2013:671, para. 27.

[38] Il-karta “Opening up closed doors (Niftħu l-bibien magħluqin): Making the EU more transparent for its citizens (Nagħmlu l-UE aktar trasparenti għaċ-ċittadini tagħha)”, li kienet ippreżentata mid-delegazzjoni Olandiża lill-Konferenza tal-Kumitati Parlamentari għall-Affarijiet tal-Unjoni, u li t-Tweede Kamer (It-Tieni Kamra) tan-Netherlands ippreżentata bħala kontribuzzjoni għall-konsultazzjoni pubblika tal-Ombudsman, targumenta li “it-trattament tad-dokumenti mill-Kunsill hu kontra l-liġi tal-UE u kontra s-sentenzi tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja”.

[39] Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, Ħruġ u rilaxx ta’ dokumenti LIMITE, 5109/1/17 REV 1, 2017, p. 3. Id-dipartimenti tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill huma mħeġġa li jirrevedu l-istatus “LIMITE” meta ma jibqax ikun iġġustifikat.

[40] Pereżempju, fil-każ tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, ħames snin wara l-proposta tal-Kummissjoni.

[41]https://www.eerstekamer.nl/bijlage/20170217/information_note_of_the_general/document3/f=/vkbtj89ausrl.pdf

[42] Kif stipulat fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001.

[43] Id-dokumenti leġiżlattivi tal-Kunsill jistgħu jkunu aġendi tal-laqgħat, dokumenti ta' appoġġ, rapporti, riżultati tal-proċedimenti, sommarji ta’ rekords ta’ diskussjonijiet, testi ta’ kompromess, noti, eċċ.

[44] L-aġendi tal-Coreper huma ppubblikati qabel il-laqgħat u r-rekords imqassra ġeneralment huma ppubblikati ftit wara l-laqgħat.

[45] Grupp ta’ Ħidma dwar Kwistjonijiet Soċjali

[46] Grupp ta' Ħidma dwar l-Iskambju tal-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data (DAPIX)

[47] Grupp ta' Ħidma dwar it-Telekomunikazzjoni u s-Soċjetà tal-Informazzjoni

[48] Bħala anness għat-tweġiba tiegħu, il-Kunsill hemeż il-konklużjonijiet ġenerali ta’ evalwazzjoni li saret mis-Segretarjat tal-Kunsill matul l-ewwel nofs tal-2015 rigward l-abbozzar ta’ dokumenti relatati mal-attivitajiet leġiżlattivi tal-Kunsill. L-istudju kkonferma li l-prattiki ta’ abbozzar u l-format tad-dokumenti distribwiti lid-delegazzjonijiet matul in-negozjati jvarjaw minn dipartiment tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill għal ieħor.

[49] Pereżempju, “document de séance” (DS), dokumenti ta’ laqgħat (MD), dokumenti ta’ ħidma (WK) jew dokument “sans numéro” (SN), ara SĠK, Fehim tal-iskedi tad-data miftuħin tal-Kunsill, 2016, p. 14 u 16.

[50] “Dokument informali” jirreferi għal dokument informali ppreżentat waqt in-negozjati bil-għan li jinstab ftehim fuq kwistjonijiet kontroversjali - mingħajr ma’ neċessarjament  l-awtur jinżamm responsabbli (li jista’ jkun il-Kummissjoni Ewropea, il-Presidenza tal-Kunsill jew l-Istati Membri individwali).

[51] Bil-kodiċi interistituzzjonali tal-fajl għal-lista ta’ dokumenti preparatorji; bl-isem tal-grupp/kumitat ta’ ħidma għal aġendi u riżultati possibbli ta’ proċedimenti marbuta ma’ gruppi/kumitati ta’ ħidma involuti fid-diskussjonijiet; bid-data fit-taqsimiet “Aġendi” u “Summary records of Coreper” (Rekords sommarju ta’ Coreper) għad-diskussjonijiet ta’ Coreper; bin-numru tad-dokument għal ċerti dokumenti relatati li m’għandhomx numru interistituzzjonali tal-fajl (pereżempju l-Komunikazzjonijiet tal-Kummissjoni).

[52] Fit-taqsima “Laqgħat” tas-sit web tal-Kunsill għall-minuti tal-Kunsill u għal dokumenti addizzjonali bħal aġendi, noti ta’ informazzjoni u minuti u fit-taqsima “Stampa” tas-sit web għal streaming tas-sessjonijiet pubbliċi tal-Kunsill.